iXware Scanning Server for Converting Paper into Digital Workflows with Xerox Multifunction Printers

iXware Scanning Server

iXware Scanning geeft u de volledige vrijheid uw bedrijfsprocessen te ondersteunen; om papieren documenten onderdeel te maken van uw digitale workflow.

iXware Scanning geeft u de volledige vrijheid uw bedrijfsprocessen te ondersteunen; om papieren documenten onderdeel te maken van uw digitale workflow. iXware Scanning veranderd uw MFP in het startpunt van de digitale workflow en maakt het écht multifunctioneel, met de volledige kracht en functionaliteit van de iXware oplossing tot uw beschikking.

Creëer nog meer voordelen door iXware Fax te combineren met iXware Fax.
Download brochure


Belangrijkste functies

  • Eenvoudig opslaan Kies op de Xerox EIP multifunctional de juiste scan template, beantwoord de vragen zoals deze door uw organisatie zijn bepaald. iXware zal uw document OCR'en en digitaal als text searchable PDF, Word, Excel of ander type document op het netwerk archiveren, of naar uw bedrijfsapplicatie sturen.
  • Eenvoudig vinden Omdat iXware de documenten als tekstdoorzoekbare bestanden opslaat, kunt u heel eenvoudig Acrobat Reader of een andere desktop zoekmachine gebruiken om uw bestanden terug te vinden. U kunt zoeken op metadata, bijvoorbeeld de vragen die u tijdens het scanproces heeft beantwoord, of zoeken op inhoud van het document. Op leverancier, klantnaam, adres, hoeveelheid, prijs.. Het zijn slechts een aantal invoeropties om uw document terug te vinden.
  • Eenvoudig integreren De 'open standards' filosofie van iXware zorgt ervoor dat u met iedere bedrijfsapplicatie (ERP/ CRM/DM) kunt integreren. iXware Scanning zorgt ervoor dat uw documenten op de juiste plaats terecht komen.
  • Eenvoudig in gebruik U heeft op de Xerox MFP een enkele EIP interface voor scannen, faxen en emailen. U krijgt de emailfunctionaliteit gratis bij iXware Scanning en/ of Fax. Het is intuitief en eenvoudig!
  • Eenvoudig te configureren De iXware scantemplates bieden u volledige vrijheid om uw bedrijfsprocessen te ondersteunen. De templates zijn eenvoudig aan te maken en te wijzigen. Creeer relevante vragen voor die de gebruiker moet beantwoorden. Antwoorden kunnen manueel ingegeven worden, of worden gekozen uit een database.
  • Easy uit te breiden
    • iXware Scanning kan eenvoudig uitgebreid worden met andere iXware modules. Één plus één is in dit geval zeker meer dan twee. Een paar voorbeelden:
    • Fax en email - Fax, Scanning en Email in één oplossing en EIP interface. iXware's modulaire opbouw geeft u de mogelijkheid deze functionaliteit nu te combineren, of later toe te voegen. iXware Scanning's OCR functionaliteit voegt waarde aan de iXware Fax module toe, u heeft zo de mogelijkheid om faxberichten als tekstdoorzoekbare PDF-bestanden op te slaan.
    • XML - iXware's XML module biedt u de mogelijk om gescande documenten in bedrijfsapplicaties, zoals DM, CRM of ERP applicaties, op te slaan. Het geeft u tevens de mogelijkheid om automatisch faxberichten (Fax Module verplicht) te versturen vanuit deze applicaties. Gebruik iXware ook om reeds bestaande digitale bestanden op uw netwerk/in bedrijfsapplicaties te converteren naar tekstdoorzoekbare PDF documenten.
    • Redundancy / Load Balancing - Gebruik iXware's redundancy en load balancing opties voor bedrijfskritische omgevingen.
Meer en meer vormen van communicatie vinden hun weg door uw organisatie. Bedrijven hebben behoefte aan een duidelijk overzicht van al deze vormen van communicatie en moeten in staat zijn om ze te beheren, om de productiviteit te maximaliseren, reactievermogen te verbeteren en kosten te verlagen.

Belangrijkste uitdagingen

  • Integratie van papieren documentstromen met geautomatiseerde workflows en/of ERP, CRM en Document Management systemen.
  • Compliance: Xerox en iXware kunnen "het lek" in de audit trail voor scanning dichten. Daarmee verzekeren organisaties zich van compliance met onder andere Sarbanes Oxley, Basel II, HIPAA, lokale wet- en regelgeving, ISO vereisten.
  • Archivering: Steeds meer organisaties beseffen zich dat een papieren archief lastig, kostbaar en inefficiënt is. Een digitaal archief is veel praktischer en kostenefficient. iXware converteert alle papieren documenten in een digitaal formaat en maakt het zo onderdeel van de digitale workflow en het digitale archief.
  • Kostenbesparing: Organisaties spenderen tussen 5% en 15% van de totale omzet van de onderneming met het behandelen van documenten. (IDC onderzoek).
  • Dossiers: De beschikbaarheid van accurate en up-to-date dossiers is voor iedere organisatie belangrijk. In sommige bedrijfstakken is het zelfs bedrijfskritisch. Advocaten, accountants, notarissen , banken, verzekeringsmaatschappijen en makelaars zijn slechts een paar voorbeelden.
  • Efficientie: Door de integratie van iXware met Xerox MFPs, emailapplicaties, archiveringsoplossingen en bedrijfsapplicaties als ERP en CRM, worden gescande documenten onderdeel van de geintegreerde bedrijfsprocessen.
  • Transparantie: Centralisatie en digitalisering zorgt voor uniformiteit van de processen en transparantie
  • Carbon footprint: handmatig archiveren van papieren document is kostbaar en manual hardcopy archiving of paper documents en zorgt voor een enome ‘carbon footprint’; bedrijfsruimte, papier, toner, duplicaten van documenten, etc.
  • Het terugvinden van papieren documenten is tijdrovend en niet zelden onmogelijk.
iXware – ‘Fax & Scanning Partner of the year’ – is een special ontwikkelde Document Digitalization oplossing voor Xerox. Gebruik iXware om intuitief en eenvoudig vanaf iedere Xerox EIP machine te scannen.

  • EENVOUDIG TE INTEGREREN - De 'open standards' filosofie van iXware zorgt ervoor dat u met iedere bedrijfsapplicatie (ERP/ CRM/DM) kunt integreren, ook met de minder bekende oplossingen. SOAP/XML, web services en 'flat file transfers' zijn slechts voorbeelden van de standaarden die we hiervoor kunnen gebruiken. Off-the-shelf integraties zijn beschikbaar voor de meest gebruikelijke bedrijfsapplicaties zoals MS SharePointPortal, SAP, Docushare, MS Dynamics, etc.
  • EENVOUDIG IN GEBRUIK & OPSLAAN - Kies op de Xerox EIP multifunctional de juiste scan template, beantwoord de vragen zoals deze door uw organisatie zijn bepaald. iXware zal uw document OCR'en en digitaal als text searchable PDF, Word, Excel of ander type document op het netwerk archiveren, of naar uw bedrijfsapplicatie sturen.
  • EENVOUDIG TERUGVINDEN - Omdat iXware de documenten als tekstdoorzoekbare bestanden opslaat, kunt u heel eenvoudig Acrobat Reader of een andere desktop zoekmachine gebruiken om uw bestanden terug te vinden. U kunt zoeken op metadata, bijvoorbeeld de vragen die u tijdens het scanproces heeft beantwoord, of zoeken op inhoud van het document.
  • EENVOUDIG TE INSTALLEREN - Creeer scan templates voor gebruikers om metadata te selecteren of in te voeren met de template wizzard.
  • EENVOUDIG TE COMBINEREN - Fax en/of Scanning functionaliteit in één oplossing en EIP gebruiker interface. iXware's modulaire structuur geeft u de mogelijkheid deze oplossingen direct te combineren of een module later toe te voegen. iXware's redundancy (met fail-over, load balancing) mogelijkheden zijn beschikbaar voor klanten waarvoor de toepassing bedrijfskritisch is.

Waarom kiezen voor Xerox?

  • iXware Fax & Scanning oplossingen integreren naadloos met de Xerox EIP apparatuur.
  • Wanneer u de Xerox MFP voorziet van de scanning functionaliteit van de iXware Scanning Server, verzekert u zich van een nóg waardevollere MFP en aanzienlijk verbeterde workflows.
  • Xerox en iXware bieden u de mogelijkheid om volledig te intergreren met uw IT-infrastructuur.