Nuance ScanFlowStore is a Document Archive Software that Creates Digital Archives from Xerox Multifunction Printers

Nuance ScanFlowStore

ScanFlowStore helpt u een digitaal archief te realiseren door documenten rechtstreeks te scannen vanaf uw Xerox Multifunctional naar een andere bestemming. Simpel, snel en efficiënt.
Download brochure


Belangrijkste functies

  • Tekst doorzoekbare PDF bestanden: ScanFlowStore creëert automatisch tekst doorzoekbare PDF bestanden.
  • Geen interface connectie (de software draait op een centrale server.) waardoor extra producttraining overbodig is
  • Scan-to-email: U kunt uw tekst doorzoekbare PDF direct versturen vanaf uw Xerox machine.
  • Email notificatie: Als een scan in een map wordt geplaatst kan een notificatie email gestuurd worden naar verschillende ontvangers.
  • Scan-to-print: Druk uw scan direct af op een remote printer
  • Multiple output: Scan naar verschillende bestemmingen (remote printer, email, Document Management software etc.).
  • PDF-to-PDF: Voeg nieuw gescande documenten aan bestaande PDF's toe.
  • Dynamische meta data: Geeft de juiste bestemming en benaming aan het gescande document.
  • Bates stamp: Door deze digitale stempel wordt de authenticiteit van het gescande document gewaarborgd.
  • Batch scanning: Scans kunnen worden gescheiden door middel van een barcode scheidingsvel.
  • Real time tweeweg informatie direct uit uw Windows file systeem en/of third party applicaties zoals ERP/CRM/Financial database systemen (alleen op systemen met EIP)
  • Gepersonaliseerde scanmenu's: Gebruikers kunnen hun eigen gepersonaliseerde scanmenu krijgen op het Xerox aanraakscherm (alleen op systemen met EIP)
  • Versleutelde, beveiligde communicatie tussen de Xerox machine en het netwerk (alleen op systemen met EIP)

Belangrijkste uitdagingen

  • Verlies van tijd en geld door de inefficiënte wijze van documenten archiveren
  • Verlies van belangrijke documenten doordat papieren documenten overal blijven liggen en per ongeluk verkeerd worden opgeborgen of zelfs worden weggegooid
  • Inbreuk op de veiligheid doordat vertrouwelijke of informatie gevoelige documenten overal op kantoor liggen
  • Verlies van arbeidsinspanning van de werknemers die hun tijd moeten besteden aan het doorzoeken van archiefkasten om de benodigde documenten te vinden
  • Verlies van tijd, papier en toner doordat kopieën van belangrijke documenten worden gemaakt om met collega's en/of klanten door te nemen.
  • Hoge kosten voor koeriers en faxen naar verre bestemmingen om belangrijke documenten te kunnen overhandigen
ScanFlowStore is een product, waarmee u simpel en snel kunt scannen en in mappen kunt wegschrijven. Het maakt het mogelijk een digitaal archief vanuit uw Xerox Multifunctional te creëren.
  • Eenvoudiger te installeren in uw huidige netwerk dan concurerende oplossingen omdat ScanFlowStore is gemaakt op Microsoft besturingssysteem
  • Versturen van documenten naar meerdere bestemmingen in dezelfde workflow. Bij veel andere oplossingen zult u voor iedere bestemming opnieuw dezelfde handeling moeten verrichten.
  • gegarandeerde veilige indelingsstructuur doordat dit al op het apparaat is ingevoerd, voordat het document is verwerkt in een ECM/ERP systeem (geldt alleen voor de WorkCentre Pro 200 series). Bij concurrerende oplossingen loopt u het risico documenten verkeerd weg te schrijve, waardoor documenten niet meer terug te vinden zijn.

Waarom kiezen voor Xerox?

  • ScanFlowStore is exclusief voor Xerox ontworpen
  • Compatibel met veruit de meeste producten- meer dan 40 Xerox WorkCentre pro (kleursystemen inbegrepen) en Document Centre systemen kunnen aangevuld worden met ScanFlowStore. De productlijn van de concurrent is aanzienlijk minder compatibel.
  • Eenvoudiger aanschaf proces vergeleken bij andere leveranciers, omdat uw Xerox vertegenwoordiger zowel uw hardware als ook software belangen behartigt
  • Betere klantenservice door een aanspreekpunt voor hardware en/of software ondersteuning
Xerox bekroonde copiers, printers en multifunctionele printers zijn voorzien van open platforms die een breed assortiment aan software-oplossingen ondersteunen. Softwarefunctionaliteit kan variëren per model. Neem contact op met uw vertegenwoordiger voor gedetailleerde informatie over compatibiliteit.

Multifunctionele / alles-in-één printers

Productieprinters en digitale persen

Onderstaande aanbevelingen zijn gebaseerd op tests met 300 dpi zwart-wit scans. De test-workflow omvatte optische karakterherkenning (OCR), terwijl de documenten zijn opgeslagen in een Windows-map die zich op dezelfde machine bevond als waarop de ScanFlowStore applicatie was geïnstalleerd.

Klein (ca. 1.000 gescande pagina's per dag)*
  • Intel Pentium dual-core 2,5 GHz processor
  • 2 GB RAM
  • 800 MB vrije schijfruimte
  • Non-dedicated server – er mogen andere applicaties parallel draaien aan de ScanFlowStore applicatie
Middel-groot (max. 10.000 gescande pagina's per dag)*
  • Intel Xeon 2,66 GHz processor
  • 2 GB RAM
  • 800 MB vrije schijfruimte
  • Dedicated server – er mogen geen andere applicaties parallel draaien aan de ScanFlowStore applicatie
  • Windows Server 2008
Enterprise (max. 20.000 gescande pagina's per dag)*
20.000 gescande pagina's per dag is het maximum dat een enkele server kan verwerken. Wanneer meer dan 20.000 gescande pagina's per dag moeten worden verwerkt per dag, moet het werk worden verdeeld over meerdere servers.
  • Intel Xeon 3,4 GHz processor
  • 4 GB RAM
  • 800 MB vrije schijfruimte
  • Dedicated server – er mogen geen andere applicaties parallel draaien aan de ScanFlowStore applicatie
  • Windows Server 2008
* N.B.: Aanvullende beeldbewerkingsprocessen, zoals streepjescode uitlezen, rechtzetten, ontspikkelen, blanco pagina verwijderen en automatisch roteren, leiden tot een 20 tot 35% langere verwerkingstijd.

Maximum aantal MFP's per ScanFlowStore server

Het aantal MFP's dat wordt beheerd door een server is niet relevant. Wat telt, is het aantal gescande pagina's dat naar naar de server wordt gestuurd per dag. Het maakt niet uit of bijvoorbeeld 20 MFP's elk 1.000 pagina's per dag leveren of dat 1.000 MFP's elk 20 pagina's per dag leveren.