Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Zelfs in dit digitale tijdperk weten vele bedrijven niet hoe ze alle papieren documenten moeten beheren die dagelijks worden gecreëerd of per post of fax aankomen. Vele kantoren gebruiken ingewikkelde processen met meerdere stappen om deze documenten vast te leggen, zodat ze kunnen worden gearchiveerd in documentopslagplaatsen zoals SharePoint- of Windows-mappen. Eén reden kan zijn dat sommige bedrijven nog steeds denken dat automatisering van documentwerkstromen te duur, ingewikkeld en tijdrovend is. Xerox ConnectKey voor SharePoint verandert dat allemaal door een zeer productieve workflowoplossing te bieden die gemakkelijk te installeren en gebruiken is – en zelfs aan uw budget denkt.

Xerox ConnectKey voor SharePoint is een workflowverbeterende oplossing die de manier waarop u uw papieren documenten scant, vastlegt en opslaat, vereenvoudigt en stroomlijnt. Met uw multifunctionele Xerox printer kunt u uw documenten rechtstreeks naar de gewenste map van de documentopslagplaats routeren, net zoals u vanaf uw PC zou doen. U kunt direct op de multifunctionele printer naar de map bladeren, het document een naam geven en eventueel belangrijke indexeringsinformatie toevoegen voordat u scant. Dankzij de flexibiliteit om naar zowel SharePoint- als Windows-mappen vast te leggen en te routeren, is ConnectKey de juiste oplossing voor vrijwel elk kantoor dat papieren documenten moet archiveren en delen.

Belangrijkste functies

Eenvoudig: gemakkelijk te installeren, gebruiken en onderhouden
  • Dankzij de gemakkelijke configurator-gebaseerde installatie kunt u snel aan de slag.
  • Tijdens de installatie kunt u uw SharePoint- en Windows-mappen zien en ze met één muisklik aan het gebruikersinterfacepaneel van uw multifunctionele Xerox printer toevoegen.
  • Volledige integratie met uw SharePoint-omgeving, zodat de gebruikerservaring bij de multifunctionele printer herhaalt wat gebruikers op hun PC zien.
  • Vereenvoudigt uw workflows voor documentvastlegging en -routering aanzienlijk dankzij dynamisch bladeren door mappen, zodat uw documenten rechtstreeks vanaf de multifunctionele printer benoemd, geïndexeerd en naar de gewenste locatie verzonden kunnen worden.
  • Ondersteunt de intuïtieve Workflow "Scannen to Home", zodat kantoormedewerkers naar hun basismappen kunnen scannen.
  • Ideaal formaat voor kleine en middelgrote bedrijven.
Slim: automatische workflowupdates
  • Creëer volledig doorzoekbare PDF-documenten terwijl u scant, zodat bedrijfskritische informatie kan worden gevonden voor klanten vragen, nalevingscontroles of iets anders waarvoor informatie snel en nauwkeurig moet worden opgehaald.
  • Digitaliseer uw oude Microsoft Word- en Excel-bestanden nauwkeurig om tijd te besparen en uw kantoorpersoneel beter aan documenten te kunnen laten samenwerken.
  • "Ready-Now" workflows verzekeren dat uw multifunctionele printer altijd up-to-date is. Wanneer SharePoint- of Windows-documentopslagplaatsen op uw server worden gewijzigd, worden de wijzigingen automatisch doorgevoerd op de multifunctionele printer.
Flexibel: routeer naar zowel SharePoint- als Windows-mappen
  • Optimaliseer uw hardware- en SharePoint-investeringen door uw multifunctionele Xerox printer als directe routering naar uw gewenste documentopslagplaatsen te gebruiken.
  • U kunt op uw multifunctionele printer zoveel scanbestemmingen inschakelen als u maar wilt.
  • Werkt met SharePoint 2007 en latere versies.
  • Creëer PDF-, PDF/A-, doorzoekbare PDF-, JPEG-, TIFF-, MS Word- en Excel-bestanden.

Recensies en awards

PublicatieCitaat/OnderscheidingDatum


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
View the award brochure (PDF, 3 MB)
View the award certificate (PDF, 385 KB)
View the article reprint (PDF, 300 KB)

Watch video (3:39)

Winter 2015
De meestvoorkomende uitdagingen in verband met papierintensieve omgevingen zijn hoge kosten, fouten, nalevingsproblemen en reproductie van oudere documenten.

Belangrijkste uitdagingen

  • Uit recente industriële gegevens blijkt dat ondanks alle nieuwe manieren die we hebben om digitale inhoud te creëren, onze kantoren worden bedolven onder meer papier dan ooit tevoren en dat vele kantoren niet weten hoe ze het moeten beheren en organiseren.
  • De meeste kantoren hebben geen directe verbinding met hun multifunctionele printer naar de gewenste documentopslagplaats, wat resulteert in een foutgevoelig proces met meerdere stappen dat tijdrovend en duur is.
  • Gescande documenten zijn meestal niet-doorzoekbare pdf's, wat het vrijwel onmogelijk maakt bedrijfskritische informatie te vinden wanneer die nodig is.
  • Steeds meer sectoren moeten aan overheidsvoorschriften voldoen die vereisen dat belangrijke informatie gemakkelijk moet kunnen worden opgehaald – dit is vrijwel onmogelijk met papieren documenten of ongestructureerde digitale documenten.
  • De behoefte om oudere papieren documenten een nieuw doel te geven, betekent meestal dat u het gehele document helemaal opnieuw moet maken met uw PC, wat tijdrovend en duur is.
Wees productiever
  • Verkort de stappen en bespaar tijd met slimme en intuïtieve workflows
  • Gebruik niet langer "Scannen naar e-mail" en al die extra stappen – scan direct naar uw gewenste locatie, rechtstreeks vanaf uw Xerox multifunctionele printer
  • Verminder fouten en verbeter naleving
  • Reproduceer oudere documenten met één druk op een knop
Reduceer de kosten
  • Tijd is geld – uw kantoor zal sneller meer werk gedaan krijgen en fouten verminderen dankzij nauwkeurige en gemakkelijke workflows
  • Minimaliseer verzend- en faxkosten door documenten rechtstreeks naar gedeelde opslagplaatsen te routeren
  • Reduceer fysieke opslagruimte door uw papieren documenten gemakkelijk te archiveren
  • Gemakkelijk te kopen en bezitten – voordelig geprijsd per multifunctionele printer zonder gebruikerslicenties
Verzeker beveiliging
  • ConnectKey is gebaseerd op technologie voor beveiligd scannen met versleutelde en beveiligde overdracht waardoor de kans op gegevensverlies wordt geëlimineerd
  • Kan met aanmeldingsschermen van Microsoft Active Directory en multifunctionele printers worden geïntegreerd om te verzekeren dat gebruikers alleen de workflows zien die essentieel zijn voor hun functie
Ondersteun uw initiatieven op het gebied van milieuduurzaamheid
  • Intelligente vastlegging en routering helpen u dure papieren documenten te elimineren
  • Reduceer het aantal kopieën dat u moet maken om op elektriciteit, papier en toner te besparen
  • Verlaag uw CO2 uitstoot door de verzending van documenten naar andere bedrijfslocaties, leveranciers en bedrijfspartners te reduceren

Waarom kiezen voor Xerox?

In tegenstelling tot vele concurrerende oplossingen die naar meerdere documentopslagplaatsen routeren, is ConnectKey voor SharePoint specifiek ontworpen met de SharePoint-gebruiker in gedachten.
  • De gebruikerservaring op de multifunctionele printer is ontworpen om de SharePoint-bibliotheken te kopiëren die de gebruiker op de PC ziet, waardoor ConnectKey bijzonder intuïtief in het gebruik is
  • Dankzij dynamisch bladeren door mappen op de multifunctionele printer wordt de SharePoint-gebruikerservaring nog verder verbeterd, doordat de gebruiker in één gemakkelijke stap naar de gewenste locatie kan scannen
  • Als u SharePoint als samenwerkingshulpmiddel gebruikt, moet u verdergaan dan eenvoudige pdf-creatie. ConnectKey geeft u de mogelijkheid om met één druk op een knop oude Microsoft Word- en Excel-documenten digitaal te reproduceren
  • Als u "Scannen to Home"-bestemmingen voor uw gebruikers hebt ingesteld, kunt u met ConnectKey gemakkelijk workflows voor deze locaties instellen, zodat de vele stappen voor het maken van scansjablonen worden geëlimineerd
Hardware-vereisten
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Software-vereisten
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.