Xerox SMARTsend

Xerox SMARTsend software is een complete software-oplossing voor het scannen, converteren en distribueren van documenten die informatiebeheer vereenvoudigt door het mogelijk te maken snel, gemakkelijk en veilig papieren informatie te delen.

Belangrijkste functies

  • Documenten naar meerdere bestemmingen verzenden in één scanopdracht:
    • E-mailadressen
    • Microsoft-netwerkmap
    • Novell Netware-map (versie 5.x, 6.x)
    • FTP folders
    • Microsoft Exchange 2000-webmappen
    • Web-URL
    • Printer
    • Documentarchieven:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (versie 5.x of 6.0)
      • Domino.Doc (versie 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Scannen in industriestandaard formaten zoals TIFF, PDF en JPEG.
  • Scanbestandformaten per bestemming variëren. Iemand kan bijvoorbeeld met SMARTsend Pro het document als doorzoekbare PDF verzenden naar een opslagplaats en als een Microsoft Word document naar een e-mailadres.
  • Rechtstreekse toegang tot e-mailadressen via het bedrijfsadresboek mogelijk.
  • Indexinformatie (metadata) toevoegen aan een gescand document om snel te zoeken en op te halen in uw content management systeem
  • Scannen naar, of printen vanuit, een archief (SMARTsend Pro versie) rechtstreeks vanuit de gebruikersinterface van een multifunctionele machine met EIP-functionaliteit. Tot archieven kunnen ook Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint en Windows mappen worden gerekend
  • PaperWare scanvoorbladen (SMARTsend Pro versie) maken het mogelijk om bestemmingen te kiezen op het moment van scannen
  • Meerdere scanbevestigingsmethodes (afgedrukt of per e-mail)
  • Gebouwd op de Microsoft.Net architectuur voor naadloze integratie in uw bestaande netwerk
  • IT-vriendelijk. Gemakkelijk door SA's te installeren en te onderhouden. Gebruikt netwerkgebruikersprofielen voor beveiliging en eenvoudige toegang. Er hoeven geen individuele gebruikers te worden ingesteld.
  • Gebruikersvriendelijk. Workflow-wizards stellen gebruikers in staat heel gemakkelijk stap voor stap workflows te maken.
Archiefkasten vol papieren documenten nemen al snel kostbare kantoorruimte in beslag. Daarnaast kan de toegang tot deze documenten zeer omslachtig zijn. Wanneer de oplossing gevonden moet worden in het digitaal archiveren van documenten, dan moet dit eenvoudig zijn en niet kostbaar wat betreft implementatie en onderhoud.

Belangrijkste uitdagingen

  • Voldoen aan wettelijke eisen met betrekking tot papieren informatie
  • Op papier gebaseerde informatie toevoegen aan reeds bestaande elektronische content management systemen
  • Reduceren van de hoge kosten van traditionele fax en koeriers
  • Reduceren van de hoge kosten van opslaan en archiveren van papier
  • Documenten vinden kan frustrerend zijn, tijdrovend en niet nauwkeurig
  • Niet efficiënte workflow en samenwerking tengevolge van trage verspreiding van papieren en digitale informatie binnen de gehele organisatie
Xerox SMARTsend software maakt documenten delen gemakkelijker dan ooit, zodat meer informatie toegankelijk is voor meer mensen. Optimaliseer uw netwerkinvestering en moderniseer uw bedrijfsprocessen met SMARTsend software.
  • Bespaar tijd door verschillende bestemmingen en bestandsformaten te definiëren in één workflow.
  • Bespaar op mailinguitgaven door documenten elektronisch te sturen in plaats van met de post.
  • Zorg voor opslagruimte door papieren documenten in archiefkasten te scannen naar elektronische bestanden.
  • Snel zoeken en ophalen van documenten door indexinformatie (metadata) toe te voegen tijdens het scannen.
  • Efficiëntere workflow en samenwerking omdat papieren en digitale documenten snel kunnen worden opgehaald of verzonden naar één enkel gedeeld archief met informatie afkomstig van elk multifunctioneel apparaat met EIP-functionaliteit

Waarom kiezen voor Xerox?

  • Documenten verzenden naar meerdere bestemmingen in verschillende formaten in dezelfde workflow. Bij veel concurrerende oplossingen moet er naar elke bestemming of in elk formaat apart worden verzonden: een tijdrovend proces.
  • Eenvoudig te installeren en onderhouden zonder aanvullende software die geladen moet worden op de desktop van de gebruiker, in tegenstelling tot sommige concurrenten.
  • Compatibel met de meeste apparaten - meer dan 40 Xerox WorkCentre Pro (inclusief kleurenapparaten) en Document Centre's kunnen worden gebruikt met SMARTsend. De compabiliteit van de concurrent binnen hun eigen productlijn is veel beperkter.
  • Flexibele opties voor workflow publicatie (apparaatworkflows met templates en/of PaperWare) waar concurrenten niet aan kunnen tippen.
  • Eenvoudiger en sneller ontwikkelen van gebruikersinterfacesoftware op maat dan de meeste van de concurrenten omdat het Xerox Extensible Interface Platform gebaseerd is op webstandaards
  • Scan to Home-knop, die de meeste concurrenten niet hebben, vereenvoudigt het scannen voor gebruikers door scans automatisch te verzenden naar een vooraf gedefinieerde homebestemming.
  • Met exclusieve Xerox TrueMatch zoek- en ophaal workflow kunnen documenten worden opgehaald die identiek zijn aan het gescande document of documenten die soortgelijke informatie bevatten.
  • Eenvoudiger aanschaffen dan bij de concurrent, omdat uw Xerox vertegenwoordiger zowel uw hardware- als softwarebehoeften behartigt.
  • Sneller probleemoplossen vanwege één aanspreekpunt voor hardware en/of software ondersteuning – in tegenstelling tot aanbiedingen van de concurrentie met verschillende aanspreekpunten voor hardware en software ondersteuning.

Xerox bekroonde copiers, printers en multifunctionele printers zijn voorzien van open platforms die een breed assortiment aan software-oplossingen ondersteunen. Softwarefunctionaliteit kan variëren per model. Neem contact op met uw vertegenwoordiger voor gedetailleerde informatie over compatibiliteit.

Multifunctionele / alles-in-één printers

Kopieermachines Productieprinters en digitale persen

  • Voor de beste prestaties adviseren wij dat SMARTsend software wordt geïnstalleerd op een daarvoor bestemde server/computer. De minimale vereisten zijn:
    • Processor: 1,0 GHz of sneller
    • Vaste-schijfstation: 750 MB of meer vrije schijfruimte
    • RAM: 512 MB of meer SMARTsend kan ook worden geïnstalleerd op een gedeelde afdruk- of bestandsserver met de bovenstaande minimumspecificaties.
    • Besturingssystemen
      • Windows 2000 Server of Advanced Server met IIS 5.0 of hoger
      • Windows 2003 Server met ASP.NET en IIS
      • Windows XP Professional Workstation SP2-platform
        SMARTsend kan ook op de bovenstaande besturingssystemen worden geïnstalleerd in combinatie met VM Ware of Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Clientvereisten
    De SMARTsend-clientinterface wordt aangeboden via een webbrowser en is toegankelijk via de volgende ondersteunde webbrowsers:
    • Windows-clients: Microsoft Internet Explorer versie 5.5 en hoger
    • Windows-/Macintosh-clients: Netscape Navigator versie 7.2 en hoger
    • Macintosh OS X v10.2 of hoger:Mozilla versie 1.7 of hoger, Mozilla FireFox versie 1.0.6 of hoger
    • Linux-/UNIX-clients:Mozilla versie 1.7 of hoger, Mozilla FireFox versie 1.0.6 of hoger