YSoft SafeQ Print Management Solution for Xerox Networked Printers and Multifunction Printers

YSoft SafeQ

Beheersing, beveiliging, schaalbaarheid en optimalisatie van printservices binnen uw organisatie

YSoft SafeQ is een Enterprise Print Management suite van wereldklasse die bestaat uit modulaire oplossingen. De suite stelt organisaties in staat hun printomgeving te beheren, de kosten te verlagen, te zorgen dat documenten beschermd zijn en voldoen aan de gestelde eisen, de kantoorproductiviteit te vergroten en de invloed op het milieu van het afdrukproces te verlagen.

Of uw organisatie nu een grote bank is of een verzekeringsbedrijf, universiteit, kleinbedrijf, non-profit of overheidsinstelling, met YSoft SafeQ heeft u binnen alle bedrijfsregels volledige controle en toegang tot uw printomgeving. Met de verzamelde informatie functioneert uw back office slimmer en efficiënter!

Gratis proefdownload
Neem contact op met uw Xerox Partner.

Belangrijkste functies

  • Print Roaming: voor onbezorgd printen, waar en wanneer u maar wilt. Het maakt niet uit naar welk gebouw, campus, stad of continent u reist, uw afdrukopdracht is veilig toegankelijk!
  • Rule-based Print: hiermee stelt u het afdrukbeleid van uw organisatie in op basis van gebruikerstoegang en de regels die binnen uw bedrijf gelden.
  • Authenticatie: verzekert beveiligde toegang tot uw printers en kopieermachines. Alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot deze apparaten.
  • Rapportage: verzorgt geconsolideerde en gedetailleerde rapporten per gebruiker, afdeling en/of apparaat. Zo kunt u de toewijzing, kostenverdeling, consumptie, efficiëntie en het gebruik van uw printomgeving bepalen. Vooraf ingestelde of gepersonaliseerde rapporten zijn eenvoudig toegankelijk via het web of een MS Excel-document.
  • Mobiel afdrukken: naadloos en veilig mobiel en via het web afdrukken vanaf elk apparaat (smartphone/iPad/laptop) zonder extra software of stuurprogramma's te hoeven installeren.
  • Scanbeheer: eenvoudig en veilig met één muisklik scannen naar e-mail of een vooraf opgegeven map. Scanworkflows kunnen worden aangepast en naadloos geïntegreerd met de bestaande bedrijfsprocessen.
  • Krediet & facturatie: op basis van zelfbediening betalen per afdruk voor educatieve instellingen en kopieercentra. Deze functionaliteit voegt een extra dimensie toe aan uw printrapporten door uw kosten toe te wijzen aan specifieke klanten of projecten, zodat u de kosten kunt bijhouden en doorberekenen.
  • Professionele services: naadloos ontwerp, oplevering en gebruik van de YSoft SafeQ oplossingensuite dankzij ons gestandaardiseerde Global Operational Excellence (GOE)-kader.
  • Software-abonnement: directe toegang tot de YSoft SafeQ-oplossing tegen lage kosten. U betaalt alleen voor de apparaten die worden gebruikt.
De meeste organisaties weten niet hoeveel ze uitgeven aan afdrukken of hoe hun printers worden gebruikt. Hierdoor is het moeilijk de printomgeving te optimaliseren en te ontdekken waar kan worden bespaard, of de omgeving voldoet aan de beveiligingseisen en hoe de productiviteit kan worden verhoogd.

YSoft SafeQ biedt bewezen oplossingen om de hele printomgeving te beheren en inzichtelijk te maken. Zo kunnen de kosten worden verlaagd en kan de workflow efficiënter worden ingericht. Ook uw gegevens en het milieu worden beter beschermd.

Belangrijkste uitdagingen

  • Geen grip op afdrukkosten. Door onvolledige tracking en een gebrek aan centrale rapportage is het moeilijk de printomgeving te optimaliseren en inzicht te krijgen in verspilling.
  • Inefficiënte workflows. Gebruikers moeten extra handelingen uitvoeren, waardoor tijd wordt verspild en de productiviteit lager is.
  • Lagere productiviteit. Wanneer gebruikers niet op de meest geschikte printer in de organisatie kunnen afdrukken, documenten niet op afstand kunnen afdrukken of ver moeten lopen om te kunnen afdrukken, zorgt dat voor een lagere productiviteit.
  • Niet-doorberekende kosten. Onvolledige toewijzing van afdrukopdrachten aan klanten en afdelingen, waardoor kosten niet kunnen worden teruggehaald.
  • Beveiligingsrisico's. Vertrouwelijke gegevens die mogelijk zichtbaar worden voor ongeautoriseerde personen, wat zelfs tot overtredingen kan leiden.
  • Schade aan het milieu. Verspilling van papier, consumables en stroom leidt tot onnodige kosten en ondermijnt de maatschappelijke verantwoordelijkheid van een organisatie (CSR).
  • Tijdrovende administratie. Het beheer van inzet en management, waaronder gebruikerstoegang, rollen en rechten, is moeilijk, inefficiënt en tijdrovend.
De YSoft SafeQ enterprise print management-oplossing kan naadloos worden geïntegreerd met Xerox-printers. Zo profiteert u van alle voordelen van Xerox en wordt de printomgeving intelligenter, beter beheerd, veilig, productief en kostenefficiënt.
  • Gedetailleerde tracking verlaagt afdrukkosten – dankzij gecentraliseerde en uitgebreide rapportage van elke afdruk, kopie en scan kan uw organisatie de kosten beheren.
  • Vereenvoudigde workflows waardoor gebruikers kunnen afdrukken, kopiëren en scannen via prettige touchscreen-menu's op elke printer binnen de organisatie.
  • Hogere productiviteit – gebruikers kunnen afdrukken op de meest geschikte printer in de organisatie en via Mobile Print documenten op afstand afdrukken.
  • Projecttoeschrijving op meerdere niveaus, waardoor opdrachten kunnen worden toegewezen aan klanten of afdelingen en facturatie en budgetteren nauwkeuriger verlopen.
  • Gebruikersauthenticatie en beveiligd afdrukken, waardoor gevoelige gegevens worden beschermd en uw organisatie voldoet aan de wettelijke eisen.
  • Bescherming van het milieu, waaronder lager papier- en tonerverbruik. Het is ook mogelijk bij te houden hoeveel het verbruik van natuurlijke middelen worden verminderd.
  • Eenvoudig beheer met centraal management voor de hele printomgeving, van inzet tot het instellen van regels, rollen en rechten.

Waarom kiezen voor Xerox?

Met Xerox en YSoft SafeQ heeft u ongeëvenaarde controle over uw printomgeving.
  • Optimaliseer de printomgeving. Dankzij het volledige assortiment Xerox MFP's in combinatie met de uitgebreide rapportagemogelijkheden van YSoft SafeQ kan uw organisatie een meer doeltreffende printomgeving van de juiste afmetingen implementeren.
  • Bescherm uw informatie. Eenvoudige gebruikersauthenticatie bij Xerox-printers, beveiligde afdrukwachtrijen, rule-based printing en gebruikersrollen garanderen dat gevoelige documenten en informatie altijd worden beschermd.
  • Maak personeel zelfstandiger. Gebruikers kunnen optimaal gebruikmaken van de functionaliteit van Xerox-printers dankzij de gebruiksvriendelijke bediening van YSoft SafeQ. Zo worden afdrukken, kopiëren en scannen gemakkelijker en praktischer met bijvoorbeeld pull printing, mappen met favorieten, mobiel afdrukken vanuit elke locatie en meer.
  • Verlaag de kosten. Efficiënte Xerox-printers en de YSoft SafeQ afdrukbeheeroplossing helpen uw organisatie verspilling op alle niveaus uitbannen dankzij verbeterde kostentoewijzing, minder overbodige afdrukopdrachten en hogere milieubesparingen.
  • Geheugen: 2 GB vrije RAM; 4 GB aanbevolen
  • Vaste schijf: 20 GB
    Geschikte aansluiting op opslag, bijvoorbeeld met een doorvoersnelheid van tenminste 120 MB/s en 100 IOPS voor 50 apparaten. Neem contact op met uw servicevertegenwoordiger om uw specifieke behoeften door te nemen.
  • CPU: Dual Core 2 GHz processor of sneller
  • Netwerk: 1 Gbit/s
  • Besturingssystemen:
    • Microsoft Windows Server 2008 (32/64-bits)
    • Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64-bits)
    • Microsoft Windows Server 2012 (64-bits)
    • Microsoft Windows Server 2012 R2 (64-bits)