In het kader van een outsourcingcontract optimaliseert Xerox de kantoorapparatuur van Partena


Zaventem, nov 26, 2008 In het kader van een XOS (Xerox Office Services) uitbestedingscontract werd de firma Xerox, in samenwerking met Econocom, belast met het analyseren van de bestaande vloot van kopieerapparaten, printers en faxtoestellen van Partena, met het ontwerpen van een geoptimaliseerde omgeving voor de productie van kantoordocumenten, met het beheren van de overgangsperiode (vervanging van de bestaande apparatuur) en met het beheren van de continuïteit. De vervanging van de zowat 300 copiers, printers en faxtoestellen in het veertigtal vestigingen van Partena startte op 10 november jongstleden.

De analyse van de bestaande infrastructuur begon in januari 2008 in de vestigingen van Brussel, Antwerpen en Luik, waar bijna 75% van het personeel van Partena werkt. Op die manier kreeg men een beeld van de uitgaven voor de productie van documenten, met inbegrip van de verbruiksartikelen en het onderhoud, het vereiste niveau van administratie om de diverse lopende contracten te beheren, de efficiëntie van de bestaande arbeidsprocessen, de onder- of overbenutte toestellen en de mate waarin ze aan de behoeften van Partena voldoen. Vervolgens ontwierp Xerox een nieuwe, geoptimaliseerde omgeving die berust op de installatie van aangepaste apparatuur op de juiste locaties – waarbij streefdoelen werden geformuleerd op het vlak van productieverhoging, kostenbeperking en administratieve vereenvoudiging – en die rekening houdt met de bestaande kantoortoepassingen, de herziene arbeidsprocessen, de locatie en het aantal gebruikers en met specifieke behoeften van de organisatie zoals een grotere vertrouwelijkheid op het niveau van de afdrukken.

Volgens ICT Infrastructure Manager Philippe Picalausa van Partena werd om verschillende redenen beslist om een beroep te doen op Xerox: “Er deed zich al een tijdje een duidelijke trend voor ten voordele van digitale kantooruitrusting en ten koste van de traditionele analoge kopieertoestellen. Die tendens liep parallel met de verplichting om eind 2007 een honderdtal copiers van dat type te vervangen. Vandaag mag er geen twijfel meer over bestaan dat multifunctionele systemen die op het netwerk kunnen worden aangesloten onmisbaar geworden zijn voor een betere werking van de kantooromgeving. Overigens maakte de veelheid aan printers, kopieerapparaten en faxtoestellen voor individueel gebruik het beheer van de uitbreiding van de infrastructuur, de levering van verbruiksartikelen en het onderhoud complexer en kostelijker. Temeer daar de verantwoordelijkheid niet gecentraliseerd was aangezien alles wat betrekking had op printers afhing van de informatica en het Economaat bevoegd was voor alles wat niet op het netwerk was aangesloten (analoge kopieerapparaten, faxtoestellen maar ook de levering van verbruiksartikelen). Ten slotte stelde Xerox ons voor ons te ontlasten van dat beheer en borg te staan voor de optimalisatie ervan, de productiviteit te verhogen en de totale eigendomskost te verlagen met 15%, wat neerkomt op een bedrag van ongeveer 70.000 euro per jaar.”

“Onze beslissing werd ook ingegeven door de wil om te investeren in technologieën van de nieuwe generatie, zoals we half 2007 hadden gedaan met het doorvoeren van een Documentum-oplossing. Sindsdien worden alle binnenkomende faxen in de kantoren van Partena – een aantal dat kan oplopen tot 3.000 per dag – automatisch naar een centrale faxserver afgeleid en daarna in PDF-formaat gearchiveerd in de Documentum-oplossing en online door onze medewerkers geraadpleegd.”, vertelt Philippe Picalausa.

Partena selecteerde twee modellen van multifunctionele systemen: een zwart-wit basismodel, de Phaser 3635MFP, en een geavanceerd kleurenmodel, de WorkCentre 7242, die uitgerust is met afwerkingsfuncties zoals nieten. Beide modellen bieden functionaliteiten voor kopiëren, afdrukken, scannen en faxen (die bij Partena voor de uitgaande faxen wordt gebruikt). Doordat die systemen bestemd zijn om door meerdere personen te worden gebruikt, beschikken ze over een functie die waakt over de vertrouwelijkheid van de informatie die in de afgedrukte documenten vervat zit. De gebruikers zullen hun badge voor een geïntegreerde lezer moeten houden om de afdrukprocedure op te starten.

Ook met het beheer van de overgangsperiode, waarbij de volledige nieuwe infrastructuur tegen eind januari 2009 doorgevoerd zal zijn, wordt Xerox belast in het kader van de outsourcingovereenkomst. Philippe Picalausa: “Xerox heeft alle oude toestellen voor zijn rekening genomen, waarvan sommige in recuperatiecycli voor verouderde apparatuur zullen terechtkomen en andere nog een tijdje voor kleine taken zullen worden gebruikt alvorens eveneens uit de kantoren van Partena te verdwijnen.”

Een laatste en zeker niet onbelangrijke stap betreft het beheer van de continuïteit. Hiervoor werd reeds een persoon van de afdeling Xerox Office Services bij Partena afgevaardigd. Die gaat toezien op het beheer van de omgeving voor de productie van kantoordocumenten om alle vereiste diensten voor de continuïteit van de winst op middellange tot lange termijn te verstrekken en geregeld verbeteringen voor te stellen. Die verbeteringen zullen onder meer bestaan in hardware- en software-upgrades. Die persoon gaat ook de oproepen verwerken die binnenkomen op de interne helpdesk van Partena en betrekking hebben op de nieuwe infrastructuur.

“Ik ben ervan overtuigd dat de vooropgestelde productiviteitsverhoging en vermindering van de totale eigendomskost eind 2009 werkelijkheid zullen zijn, waaruit de betrouwbaarheid van Xerox reeds blijkt. Al meer dan 15 jaar maken we gebruik van Xerox-productiesystemen voor grote hoeveelheden documenten die in onze IT-afdeling gecentraliseerd zijn en probleemloos 30 miljoen afdrukken per jaar produceren”, besluit Philippe Picalausa.

-XXX-


Over Xerox Europe
Xerox Europe, dat belast is met de Europese activiteiten van Xerox Corporation, commercialiseert een compleet gamma van producten, oplossingen en diensten van Xerox met de bijhorende supplies en software. Zijn aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantooromgevingen van allerlei omvang, de markt voor productieprinten en de grafische sector, alsook diensten zoals advies, systeemontwerp en -beheer en documentuitbesteding.

Xerox Europe bezit ook logistieke en productie-eenheden in Ierland, Groot-Brittannië en Nederland, naast een research- en ontwikkelingscentrum (Xerox Research Centre Europe) in Grenoble. Bezoek de site www.xerox.com voor bijkomende informatie.

Xerox® is een handelsmerk van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van hun respectieve bedrijven.

Contacten voor de redacties:
Pierre Collette,
Xerox België-Luxemburg
Tel. +32 2 716 65 11
pierre.collette@xerox.com

Renato Jannone,
Eurolife
Tel. +32 2 374 74 04 / +32 495 26 12 03
renato.jannone@eurolife.be