Het hoofd bieden aan de overvloed van informatie om de productiviteit te verbeteren, het kan!


Zaventem, dec 16, 2008 Vandaag kent de hoeveelheid informatie waarmee medewerkers moeten omspringen een explosieve groei. Hoe kunnen ze het hoofd bieden aan die overvloed van informatie? Door hun mobiele telefoon uit te zetten? Door hun voicemail te boycotten? Door hun pda uit het raam te gooien?

Sinds ruim 30 jaar bestuderen Xerox-specialisten op het gebied van sociale wetenschappen de manier waarop medewerkers communiceren, zich organiseren en in bredere zin dag na dag werken. Eigenlijk waren het pioniers van de etnografie door de gewoonten van werknemers in hun dagelijks leven te bestuderen.

Vertrekkend van de studie “Future of Work” volgen hieronder negen tips die medewerkers moeten helpen om tijd te winnen en de overvloed aan informatie te beheren.

  1. Uitblazen. Het lijkt eenvoudig, maar weinig mensen nemen de tijd om dat te doen. Het is van essentieel belang dat de medewerkers zichzelf pauzes gunnen tijdens hun werkdag. Onderzoek wijst uit dat de productiviteit verhoogt wanneer een korte pauze wordt ingelast door het kantoor enkele minuten te verlaten of de benen te strekken.
  2. Zijn tijdsbesteding optimaliseren. De medewerkers moeten proberen om al hun vergaderingen op bepaalde dagen te beleggen, zodat de andere dagen voor informatieverwerking worden voorbehouden. Men kan zich gemakkelijker op taken toeleggen als men geen vergadering in het vooruitzicht heeft.
  3. Gegevensback-ups maken. Men bewaart echter beter te veel informatie dan helemaal geen informatie! Daarom moet men beschikken over een oplossing om regelmatig back-ups te maken.
  4. Zijn bureau opruimen. Klasseer, stapel of gooi papieren meteen weg nadat u ze hebt gekregen. Scan en archiveer belangrijke documenten elektronisch in plaats van ze fysiek te klasseren om de nodige kantoorruimte te beperken. Op uw computer moet u onnodige mappen verwijderen en een zoekmotor gebruiken om informatie op te zoeken die u nodig hebt.
  5. Meteen handelen. Vaak verliest men tijd door meermaals terug te komen op de verwerking van dezelfde informatie. Het is beter om dat in één keer te doen zodra men ze ontvangt en ze daarna in een map te klasseren of ze te verwijderen.
  6. Gratis aanbiedingen negeren. Onnodige e-mails en ongevraagde aanbiedingen hebben wel degelijk een kostprijs. Kies voor kwaliteit eerder dan voor kwantiteit. Beheer uw facturen en rekeningen online en teken in op lijsten die u ongevraagde telefoontjes en reclame besparen.
  7. De beschikbare instrumenten benutten. Maak gebruik van de telefoon om op het juiste moment over de juiste informatie te beschikken. U hoeft bijvoorbeeld uw tijd niet te verspillen met het afdrukken van kaarten als u ze per telefoon kunt raadplegen. Telefoons met lokalisatiefuncties kunnen de gewenste informatie verstrekken in functie van de plaats waar u zich bevindt.
  8. Het verbruik van RSS-feeds beperken. Neem liever een abonnement op een aggregator die u zal helpen om alle informatie vanaf dezelfde plek te raadplegen.
  9. De mobiliteit beheren. Gebruik een portable met e-mailfunctie om de uren die u buiten uw kantoor doorbrengt productiever te maken. Door de hele dag door uw e-mails te lezen, kunt u beter anticiperen op toekomstige taken en kleine taken uitvoeren zodra ze zich voordoen in plaats van naderhand een massa e-mails in één keer te moeten sorteren en verwerken.


“Het beheer van de overvloed aan informatie is een cruciale uitdaging voor de meeste bedrijven over de hele wereld. Dat is vandaag reeds het geval, maar dat zal morgen en over vijf jaar ook zo zijn”, aldus Jenny Perotti, etnograaf bij de Xerox Innovation Group. “Onze ontdekkingen zullen medewerkers helpen om meer voordeel te halen uit de instrumenten waarover ze momenteel beschikken en om strategieën en methodes te voorzien teneinde in de toekomst efficiënter samen te werken en informatie te beheren.”

De ontdekkingen van de etnografen van Xerox zullen worden benut om de klanten hun toekomstige medewerkers te helpen begrijpen. Ze hebben bovendien een impact op het ontwerp van de producten en diensten van Xerox die de medewerker van morgen efficiënter moeten maken.

Nadat Xerox 70 jaar geleden het tijdperk van het “delen” lanceerde met het eerste fotokopieertoestel, helpt het de klanten vandaag hun informatiestromen beheren. Verder ontwikkelde Xerox vernieuwingen gericht op het vergemakkelijken van de overstap van papieren naar digitale inhoud en op het verminderen van de informatiestromen om ze opnieuw relevant te maken. Lees meer over de overvloed aan informatie op: http://www.infooverload.com.

Een podcast over de studie ‘Future of Work’ is beschikbaar op het volgende adres (Jenny Perotti, onderzoekster bij de Xerox Innovation Group, deelt haar visie op die studie en onderstreept de bevindingen van de etnografen en wetenschappers die zich buigen over de manier waarop medewerkers communiceren, zich organiseren en zich in bredere zin dag na dag gedragen):
Xerox Future of Work.mp3.

- XXX -

Opmerking: voor meer informatie over Xerox: http://www.xerox.com/innovation of http://www.infooverload.com.
Voor commentaar en vooruitzichten voor de sector: http://www.xerox.com/blogs of http://www.xerox.com/podcasts.

Over Xerox Europe
Xerox Europe, dat belast is met de Europese activiteiten van Xerox Corporation, commercialiseert een compleet gamma van producten, oplossingen en diensten van Xerox met de bijhorende supplies en software. Zijn aanbod is met name gericht op een drietal marktsegmenten: kantooromgevingen van allerlei omvang, de markt voor productieprinten en de grafische sector, alsook diensten zoals advies, systeemontwerp en -beheer en documentuitbesteding.

Xerox Europe bezit ook logistieke en productie-eenheden in Ierland, Groot-Brittannië en Nederland, naast een research- en ontwikkelingscentrum (Xerox Research Centre Europe) in Grenoble. Bezoek de site www.xerox.com voor bijkomende informatie.

Xerox® is een handelsmerk van Xerox Corporation. Alle andere merken en productnamen zijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van hun respectieve bedrijven.

Contacten voor de redacties:
Pierre Collette,
Xerox België-Luxemburg
Tel. +32 2 716 65 11
pierre.collette@xerox.com

Renato Jannone,
Eurolife
Tel. +32 2 374 74 04 / +32 495 26 12 03
renato.jannone@eurolife.be