5 workflow killers en hoe je ze voorkomt

5 workflow killersen hoe je ze voorkomt

Slimme, geoptimaliseerde workflows kunnen grafimediabedrijven veel opleveren. Om te beginnen dragen ze bij aan een grotere efficiëntie, meer capaciteit en minder kosten. Daarnaast leiden ze tot nieuwe diensten en een beter klantencontact.

Workflows hebben rechtstreeks invloed op het bedrijfsresultaat. Wil je je bedrijf winstgevend houden, dan loont het je processen bijtijds goed in beeld te brengen.

Hieronder vind je de vijf belangrijkste workflow killers die je daarom goed in de gaten moet houden - plus een aantal tips om ze te voorkomen:

1. Ongebruikte mogelijkheden van je website

Een goede website is meer dan alleen maar een aantrekkelijke etalage van het bedrijf. Je laat de klant er - in zo min mogelijk stappen - zijn wensen kenbaar maken. Zonder een geautomatiseerd systeem verlies je kostbare tijd en mankracht, omdat je dan elke keer stapje voor stapje moet vaststellen wat de klant eigenlijk precies wil en moet inschatten hoeveel tijd en geld dat gaat kosten.

Maak het je klanten en jezelf gemakkelijk door op je website duidelijke format- en prijzenopties aan te bieden. Ze kunnen dan de volgende bestellingen op eerder gemaakte keuzes baseren. Daarmee wordt de service sneller en het risico op fouten lager.

2. Trage voorbereiding

De voorbereiding op het eigenlijke drukproces kost doorgaans de meeste tijd en mankracht. Alles wat je daarop kunt besparen, levert jou weer meer geld op.

Weinig mensen zijn zich ervan bewust dat de vaak inefficiënte, niet-geautomatiseerde besluitvorming in deze voorbereidende fase ze juist geld kost. Je kunt in het voortraject van alles automatiseren: bestanden bekijken, proefdrukken, foutcontrole, impositie en uitsneden bepalen. Dat bespaart kostbare tijd, die je vervolgens weer voor andere taken kunt gebruiken. Maak een aantal mappen aan waarin je de meest voorkomende klussen en procedures opslaat, zodat je met zo min mogelijk stappen klaar bent. Immers, hoe eerder een opdracht op de drukpers ligt, hoe sneller hij er ook weer af is en je verder kunt met het volgende project.

3. Verspreide opslag van variabele data

Aangezien gepersonaliseerd drukwerk zijn vruchten afwerpt, willen klanten hun drukwerk en multimediacampagnes doorgaans met variabele data verrijken. Hier ligt een mooie kans om als grafisch bedrijf je dienstenpakket uit te breiden met digitale marketing. Maar pas op: dit kan ook tot nieuwe knelpunten leiden als je je databeheer niet perfect voor elkaar hebt.

Om dataconflicten te voorkomen, moet je die processen met één systeem kunnen opzetten, implementeren en meten. Met de juiste printserver en productiesoftware heb je zulke opdrachten in enkele minuten opgezet, in plaats van uren of soms zelfs dagen. Als je je web-to-printsysteem integreert in je systeem voor de verwerking van variabele data, behoud je mooi het overzicht, helemaal als je het proces centraal kunt volgen en controleren.

People in a print shop looking at a laptop

4. Blinde vlekken

Niets verstoort een workflow zo aanzienlijk als slechte zichtbaarheid Als je het verloop van het drukproces niet van het begin tot het eind kunt volgen, zie je ook niet waar het stroef loopt en kun je geen verbeteringen aanbrengen.

Dat houdt niet alleen in dat alle relevante informatie voor het personeel via centrale dashboards beschikbaar moet zijn, maar ook dat je de klant op de hoogte houdt van de voortgang.

Vanaf het plaatsen van de opdracht tot aan de oplevering moet je de klant voortdurend op de hoogte houden van de vorderingen door middel van e-mails of via de website. Als er iets in een werkproces misgaat, krijgt het personeel automatische foutmeldingen en digitale werkinstructies, waardoor ze onmiddellijk in actie kunnen komen. Zo voorkom je dat een aanvankelijk eenvoudig probleem uitgroeit tot een fiasco.

5. Silo’s in de workflows

Optimalisatie van de afzonderlijke onderdelen van een workflow mag dan tijdwinst opleveren voor dat individuele deelproces, maar als je het traject als geheel bekijkt, zie je de gaten tussen de verschillende schakels of silo’s. Een ketting is zo sterk als de zwakste schakel en een geautomatiseerde workflow verliest veel kracht als je personeel alle procesonderdelen alsnog handmatig op elkaar moet afstemmen.

Silo’s zijn hardnekkig. Je kunt alle afzonderlijke onderdelen van de diverse drukprocedures nog zo goed voor elkaar hebben, pas als je het geheel van een afstandje bekijkt, zie je allerlei onvolkomenheden. Ook de best geautomatiseerde deelprocessen worden log en traag als de afwerking van het traject nog niet is geautomatiseerd of er slordig op aansluit.

Ieder obstakel in een werkproces leidt tot vertraging en gaat ten koste van de winst. Alle obstakels bij elkaar kunnen tot een aanzienlijk verlies leiden. Neem die hindernissen weg, dan ontdek je zelf wat goedlopende geautomatiseerde werkprocessen voor jouw bedrijf kunnen betekenen.

Leer hoe je je workflows kunt versoepelen met onze slimme workflowsoftware.