• Unsung Discipline

Operations: de echte held achter de schermen

Meer kwaliteit, minder kosten en meer efficiëntie? Werk aan je bedrijfsvoering.

Wie lang genoeg in het bedrijfsleven werkt, herkent trends voordat ze de krant halen. Bij Xerox zien we er nu eentje opduiken: de typische manier van denken die we van de operations-afdeling kennen verspreidt zich nu ook naar andere onderdelen van het bedrijf.

Bij bedrijfsvoering ligt de nadruk op kwaliteit, kosten en efficiëntie. Geen wonder dat deze functie altijd al van groot belang is geweest in de productie-industrie. Maar steeds vaker komen we dezelfde job ook elders tegen, zoals in marketing, verkoop en de klantenservice.

Iedereen wil werk eenvoudiger maken. Nu nieuwe technologie lang niet meer zoveel veranderingen teweegbrengt als vroeger, kun je juist met deze operations-mentaliteit veel voor elkaar krijgen.

Nieuwe rol voor bedrijfsvoering

“Ja, wij zijn een technologiebedrijf. Maar dat neemt niet weg dat we ons ook met operations en klantrelaties bezighouden.” – Michael Dell

Hoewel operations zich op verschillende taken concentreert, zien we in de kern vooral:

  • Procesevaluatie en -ontwerp
  • Prestatiegegevens
  • Bedrijfscontinuïteitsplanning
  • Verbeteringen van workflows
  • Oorzaakanalyse
  • Gegevensbeheer en -integratie
  • Veranderingsmanagement

Dit zijn stuk voor stuk onmisbare taken en juist daarom winnen ze in allerlei afdelingen aan belang. Waarom was de bedrijfsvoering überhaupt ooit een afgebakende afdeling? En waarom vervagen die grenzen juist nu?

Planningssoftware voor bedrijfsvoering

De planning die met bedrijfsvoering gepaard gaat, was ooit echt een vak apart. Operations managers zwoegden samen in hun bunker als een gecentraliseerde groep met strakke instructies.

Tegenwoordig gaat bedrijfsvoering dankzij virtuele hulpmiddelen veel makkelijker en sneller. Daardoor kun je als vanzelf decentraliseren en efficiënter werken. Als je het slim aanpakt, tenminste.

“De eerste regel van automatisering in het bedrijfsleven is dat automatisering van een efficiënt proces tot nog veel meer efficiëntie leidt. De tweede regel is dat automatisering van een inefficiënt proces juist tot nog veel meer inefficiëntie leidt.” – Bill Gates

Wij van Xerox beschouwen onszelf als business engineers – technische bedrijfskundigen - en vinden die efficiëntie dan ook heel interessant. Hoe dat precies zit lees je trouwens in ons artikel Zo denk je als een technicus.

Nissan na de ramp

Nissan Motor Company liet na de aardbeving in Japan in 2011 goed zien wat een efficiënte bedrijfsvoering inhoudt. De aardbeving behoorde tot de vijf zwaarste aller tijden en veroorzaakte een tsunami met golven van 40 meter hoog die tot wel tien kilometer landinwaarts vernieling aanrichtten. In de drie kernreactoren in Fukushima vonden verschillende meltdowns plaats. Deze vernietigende natuurramp eiste talloze levens.

De bedrijfsvoerders van Nissan hadden een jaar voor de catastrofe al een rampenplan voor aardbevingen vrijgegeven. Binnen 15 minuten wist het bedrijf nu een crisishoofdkwartier en een herstelcomité op poten te zetten. Chief Operating Officer Toshiyuki Shiga stond aan het roer van dit comité, dat de gevolgen van de ramp in kaart bracht en de normale gang van zaken op de volgende manieren wist te hervatten:

  1. Informatie delen. Het comité liet twee van zijn internationale managers naar Japan vliegen, zodat zij aan het herstel na de ramp konden meewerken en problemen ter plekke konden oplossen.
  2. De toelevering herzien. De leidinggevenden pasten hun planning aan de nieuwe capaciteitsbeperkingen aan. Zo was er nu een groot tekort aan GPS-systemen. Om ervoor te zorgen dat de duurdere auto’s – waar klanten een GPS-systeem zeker verwachten - wél over zo’n systeem zouden beschikken, werd besloten deze tijdelijk niet meer in de goedkopere modellen in te bouwen. 
  3. Realistisch managen. Het bedrijf verlaagde doelgericht de productie en hield daarbij rekening met de langere transporttijd en de reeds verzonden producten.
  4. De slagvaardigheid bevorderen. Het comité gaf de managers op locatie meer beslissingsvrijheid, zodat het bedrijf sneller weer op volle toeren kon draaien.​

Nissan heeft geleerd van deze ramp. Het bedrijf heeft met behulp van deze nieuwe kennis en ervaring zijn bedrijfsplan verbeterd. Daarnaast blijft het hard werken aan de decentralisatie van de toeleveringsketen.

Bedrijfsvoering en een goede workflow

Ook gebeurtenissen die minder dramatisch zijn dan een tsunami kunnen de workflow van een bedrijf of afdeling ernstig verstoren. Daarom hebben we de drie belangrijkste factoren die de workflow belemmeren in kaart gebracht: wrijving, ruis, en weerstand. Elk bedrijf kampt met deze factoren, maar goede bedrijfsvoerders weten hoe ze die tot een minimum kunnen beperken. (Ook een goede bedrijfsvoerder? In ons eBook Drie Flow Killers lees je hier meer over.)

Kritisch naar je workflow kijken is een belangrijk onderdeel van bedrijfsvoering. Vooruitstrevende organisaties doen daar na elke cyclus hun voordeel mee, deels met behulp van de juiste software en retrospectieve analyses. Zo vinden ze telkens weer wat verbeterpuntjes.

Veranderingsmanagement

“Ook als je de wind in de zeilen hebt, kun je worden ingehaald.” Will Rogers

Goede bedrijfsvoerders werken aan verbetering door de mensen die de processen daadwerkelijk gebruiken erbij te betrekken. Zij hebben er immers het meeste verstand van. Vaak komt een verbetering juist voort uit meer eenvoud en minder stappen.

“Perfectie is bereikt, niet wanneer er niets meer aan toe te voegen valt, maar wanneer er niets meer is om weg te laten.”
– Antoine de Saint-Exupéry

Wanneer we deze mensen de mogelijkheid geven zich te kunnen laten horen en kunnen meedenken over verbeteringen, raken ze bij het proces betrokken. Zo maak je veranderingsmanagement leuk. Je wordt dan één team met één taak.

Het geheim?

Een afdeling die op volle toeren draait, een proces als een geoliede machine, een team dat elke tegenslag de baas is; achter dat soort prestaties schuilt vaak een bedrijfsvoerder die weet wat hij of zij doet.

Wij juichen de toenemende aandacht voor bedrijfsvoering alleen maar toe. Als je die decentraliseert, decentraliseer je namelijk meteen taken als statistiek – en die zijn voor elke afzonderlijke groep van groot belang. Er ontstaat ruimte voor sportieve concurrentie tussen afdelingen, waardoor hun processen effectief en meetbaar verbeteren.

Bovendien: alleen als álle muzikanten in een orkest beter spelen, klinkt het als geheel mooier.

Contact us - Article