Privacyverklaring van Xerox

Inleiding

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de websites en applicaties van Xerox Corporation ('Xerox' of 'we/wij') die een koppeling naar deze verklaring bevatten.  Deze privacyverklaring is ook van toepassing op de marketing- en reclamepraktijken van Xerox waar en wanneer ernaar wordt verwezen. Deze verklaring is bedoeld om u te informeren over de manieren waarop wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken.

Persoonsgegevens die we verzamelen

U kunt ervoor kiezen om persoonsgegevens aan ons te verstrekken, zodat we met u kunnen communiceren, uw bestellingen kunnen verwerken, diensten aan u kunnen verlenen of een dienstverband met u kunnen overwegen. Welke gegevens we verzamelen, is afhankelijk van de context van uw interacties met Xerox, de keuzes die u maakt, onder andere ten aanzien van uw privacy-instellingen, alsmede de producten en functies die u kiest. We kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen:

Naam en contactgegevens. Uw voor- en achternaam, e-mailadres, postadres, telefoonnummer en andere soortgelijke contactgegevens om met u te communiceren, uw bestellingen te verwerken of producten of diensten aan u te leveren. Als u producten of diensten inkoopt namens een organisatie kunnen we ook de naam van uw werkgever verzamelen, evenals informatie over uw eerdere aankopen en online aankoopvoorkeuren.  In sommige formulieren kunnen we vragen naar uw klantnummer of productgegevens, zoals een serienummer.

Inloggegevens. Wachtwoorden, wachtwoordhints en soortgelijke beveiligingsinformatie die wordt gebruikt voor verificatie en accounttoegang.

Demografische gegevens. Gegevens over u zoals het land waar u woont en uw voorkeurstaal.

Betalingsgegevens. Gegevens die nodig zijn om uw betaling te verwerken als u aankopen doet, zoals uw creditcardnummer en de beveiligingscode die bij uw betaalkaart hoort.

Locatiegegevens. Wij kunnen nauwkeurige en onnauwkeurige gegevens over uw locatie verzamelen. Nauwkeurige locatiegegevens kunnen gegevens zijn van het Global Navigation Satellite System (GNSS) (bijv. GPS) of van nabijgelegen zendmasten en Wi-Fi-hotspots. Deze gegevens verzamelen wij wanneer u locatiegebaseerde producten of functies inschakelt. Onnauwkeurige locatiegegevens omvatten bijvoorbeeld een locatie die van uw apparaat is afgeleid of gegevens die met minder precisie aangeven waar u zich bevindt, zoals een stad of postcode.

Social-mediagegevens. We kunnen social-mediafunctionaliteit bieden waarmee u informatie kunt delen met uw sociale netwerken.  Uw gebruik van deze functies kan resulteren in het verzamelen of delen van informatie over u door de desbetreffende sociale netwerksite.  Bekijk het privacybeleid en de instellingen van de sociale netwerken die u gebruikt, zodat u een goed beeld krijgt van hun praktijken.

Sollicitaties/cv's. Informatie uit sollicitatiebrieven/-formulieren/cv's die u aan ons verstrekt wanneer u rechtstreeks of indirect solliciteert bij Xerox. U erkent dat uw sollicitatie gevoelige persoonsgegevens kan bevatten. Xerox gebruikt deze informatie om uw sollicitatie te evalueren en daarmee verband houdende activiteiten uit te voeren.

Feedback en productbeoordelingen. Informatie die u aan ons verstrekt en de inhoud van berichten die u naar ons stuurt, zoals feedback en productbeoordelingen die u schrijft, blogberichten of vragen en informatie die u verschaft voor klantenondersteuning. Wanneer u contact met ons opneemt via onze website, een Xerox applicatie of een helpdesk, bijvoorbeeld voor klantenondersteuning, dan kunnen telefoongesprekken of chatsessies met onze medewerkers worden gemonitord en opgenomen. Uw feedback, berichten en beoordelingen worden gebruikt om verbeteringen aan te brengen in onze producten en diensten.

Websitenavigatie. Informatie over uw bezoeken aan onze websites en uw surfgedrag.  Dit kan gegevens over uw computer of mobiele apparaat omvatten, waaronder het IP-adres (Internet Protocol), het browsertype en de instellingen voor regio en taal. Dit wordt uitvoeriger beschreven onder 'Cookies, webbakens en privacykeuzes'. We verzamelen deze informatie om bijvoorbeeld het aantal bezoekers van verschillende delen van onze websites te registreren, om uw ervaring op onze sites te personaliseren en om onze interacties met u op uw behoeftes af te stemmen.

Producten. Bepaalde Xerox producten verzamelen gegevens, bijvoorbeeld productregistratiegegevens, meterstanden, voorraadniveaus, apparaatconfiguraties en -instellingen, softwareversies en storingscodes.  Xerox gebruikt deze informatie voor productverbetering, facturering, het genereren van rapporten, aanvulling van verbruiksartikelen en ondersteuningsdiensten.

Bronnen van derden. Wij verkrijgen ook gegevens van derden. Uit welke bronnen van derden we putten, kan over een langere periode variëren. Het zijn echter altijd bronnen die door ons geloofwaardig worden geacht en die publiekelijk of op commerciële basis beschikbaar zijn. Deze omvatten onder andere:

  • Gegevensmakelaars ('data brokers') van wie we demografische gegevens kopen ter aanvulling van de gegevens die we zelf verzamelen;
  • Sociale netwerken wanneer u een Xerox product toestemming geeft om toegang te krijgen tot uw gegevens op een of meer netwerken;
  • Aangewezen personen of afdelingen binnen uw bedrijf (bijvoorbeeld een medewerker van uw IT-afdeling) bij het verlenen van diensten aan u;
  • Partners met wie wij diensten onder eigen merk aanbieden of gezamenlijke marketingactiviteiten ontplooien. Als u Xerox diensten of producten koopt bij een Xerox partner kunnen wij bepaalde informatie over uw aankoop van die partner ontvangen;
  • Fraudepreventie- of kredietrapportagebureaus in verband met kredietbeoordelingen; en
  • Publiekelijk beschikbare bronnen, zoals open overheidsdatabanken of andere gegevens in het publieke domein.

Hoe wij persoonsgegevens gebruiken

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens met uw toestemming, zoals wettelijk vereist is of zoals noodzakelijk is om de legitieme belangen van Xerox te behartigen, bijvoorbeeld om: (i) producten en diensten aan u te leveren; (ii) onze bedrijfsactiviteiten te beheren; (iii) onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen; (iv) direct marketing uit te voeren; (v) fraude te voorkomen; en (vi) de veiligheid van onze systemen en onze klanten te waarborgen.

Persoonsgegevens die uit hoofde van uw zakelijke functie worden verzonden, kunnen worden samengevoegd met gegevens uit beschikbare zakelijke databases. Xerox maakt gebruik van persoonsgegevens om:

  • te reageren op uw vragen en met u te communiceren;
  • klantenondersteuning te bieden;
  • nieuws, updates of handige tips over Xerox producten en diensten met u te delen;
  • online winkelen mogelijk te maken;
  • u te informeren over speciale aanbiedingen en andere reclame;
  • u in staat te stellen om u aan te melden voor online diensten;
  • partnerschappen met resellers aan te gaan;
  • sollicitaties te ontvangen en evalueren;
  • onze producten, diensten, technologieën, communicatie en relaties op u af te stemmen, te analyseren en te verbeteren;
  • de door u aangevraagde producten en diensten te leveren;
  • u in kennis te stellen over administratieve zaken die verband houden met uw Xerox producten of diensten; en
  • in geval van een fusie of overname van Xerox of een aanzienlijk deel van zijn activa, persoonsgegevens bekend te maken of over te dragen aan de overnemende respectievelijk de overgenomen partij.

Hoe wij persoonsgegevens delen

Wij delen uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om een transactie te voltooien of een product of dienst te leveren zoals door u is aangevraagd of geautoriseerd. Wanneer u bijvoorbeeld betalingsgegevens verstrekt om een aankoop te doen, delen wij uw betalingsgegevens met banken en andere organisaties die betalingstransacties verwerken of andere financiële diensten verlenen, en om fraude te voorkomen en kredietrisico's te beperken.

We wisselen persoonsgegevens uit met gelieerde ondernemingen en dochterondernemingen van Xerox om onze bedrijfsvoering efficiënter te maken. We delen ook persoonsgegevens met leveranciers of vertegenwoordigers die namens ons werken voor de doeleinden die worden beschreven in deze verklaring of in onze contracten met u. Bedrijven die we bijvoorbeeld hebben ingehuurd om klantenservice te bieden of om te assisteren bij het onderhouden en repareren van producten met gebruikmaking van onze systemen en diensten hebben mogelijk toegang nodig tot persoonsgegevens om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren. In dergelijke gevallen zijn deze bedrijven contractueel verplicht om onze vereisten op het gebied van privacy en beveiliging van gegevens na te leven en mogen ze de persoonsgegevens die ze van ons hebben ontvangen niet voor andere doeleinden gebruiken. We kunnen ook persoonsgegevens openbaar maken als onderdeel van een zakelijke transactie, zoals een fusie of verkoop van activa.

Ten slotte zullen wij persoonsgegevens doorgeven of openbaar maken wanneer wij te goeder trouw menen dat dit noodzakelijk is om:

  • Te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of te reageren op rechtsgeldige juridische procedures, met inbegrip van procedures die in gang zijn gezet door rechtshandhavingsinstanties of andere overheidsinstellingen;
  • Onze klanten te beschermen, bijvoorbeeld om pogingen tot oplichting van gebruikers van onze producten te voorkomen, of om ernstig letsel van personen (met mogelijk zelfs de dood tot gevolg) te helpen voorkomen; of
  • De beveiliging van onze producten in werking te stellen en te onderhouden, met inbegrip van het voorkomen of stoppen van een aanval op onze computersystemen of -netwerken.

Waar we persoonsgegevens verwerken en opslaan

Persoonsgegevens die door Xerox worden verzameld, kunnen worden overgedragen naar, opgeslagen en verwerkt in uw regio, de Verenigde Staten of enig ander land waar Xerox of zijn dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, onderaannemers, vertegenwoordigers of partners een vestiging hebben.  Onze dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, onderaannemers, vertegenwoordigers en partners zijn contractueel verplicht om alle persoonsgegevens te beschermen die zij van ons ontvangen. Zij mogen de persoonsgegevens niet voor enig ander doel gebruiken dan het leveren van de diensten zoals geïnstrueerd door Xerox. We nemen ook maatregelen om een adequate bescherming te bieden voor elke overdracht van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Onze privacyrichtlijnen worden jaarlijks gecommuniceerd aan Xerox medewerkers als onderdeel van ons verplichte trainingsprogramma. We nemen maatregelen om ervoor te zorgen dat de gegevens die we verzamelen op grond van deze privacyverklaring worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van deze verklaring en de eisen die de toepasselijke wetgeving stelt, ongeacht waar de gegevens zich bevinden.  Soms dragen wij persoonsgegevens vanuit de Europese Economische Ruimte en Zwitserland over naar andere landen. In dat geval maken we gebruik van verschillende juridische mechanismen, waaronder contracten, om te waarborgen dat alle vereiste rechten en beschermingsmaatregelen van toepassing zijn op uw gegevens.

Opslagtermijn

Xerox bewaart persoonsgegevens zolang als nodig is om de door u aangevraagde producten en diensten te leveren en transacties uit te voeren of zolang als voor andere essentiële doeleinden nodig is, zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en het afdwingen van onze overeenkomsten. De werkelijke bewaartermijnen kunnen variëren. Onder andere de volgende criteria bepalen de bewaartermijnen: (i) hoe lang persoonsgegevens nodig zijn om onze producten te leveren of ons bedrijf uit te oefenen; (ii) of de persoonsgegevens gevoelige persoonsgegevens zijn; en (iii) of Xerox onder een wettelijke, contractuele of soortgelijke verplichting staat om de gegevens te bewaren.

Uw rechten ten aanzien van persoonsgegevens

U hebt keuzes met betrekking tot de gegevens die we verzamelen. Wanneer u om persoonsgegevens wordt gevraagd, kunt u dit weigeren. Als u er echter voor kiest om geen gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het leveren van een product of functie, is het mogelijk dat u dat product of die functie niet kunt gebruiken.

  • Als u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens, hebt u te allen tijde het recht om uw toestemming voor toekomstige verwerking in te trekken;
  • Voor zover van toepassing hebt u het recht om ons te verzoeken om (i) u toegang te geven tot uw persoonsgegevens en deze aan u te doen toekomen, (ii) uw persoonsgegevens over te dragen en (iii) uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen;
  • U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen of beperkingen op te leggen aan de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • U hebt het recht om bezwaar te maken tegen direct marketing; en
  • U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder of autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

U kunt contact opnemen met Xerox om de juistheid van uw persoonsgegevens te controleren of om ons te vragen om uw gegevens bij te werken of te verwijderen. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Vermeld "Access" in de onderwerpregel en licht uw verzoek toe in het bericht. U kunt ook de Xerox Ethics Helpline bellen: 1-866-XRX-0001. Xerox behoudt zich het recht voor uw identiteit te controleren en de reikwijdte en het aantal van uw verzoeken aan te passen.  In bepaalde gevallen kan uw verzoek worden afgewezen op grond van een legitieme uitzondering of wanneer het bij wet verboden is om een dergelijk verzoek in te willigen.

Kinderen

Geen enkel deel van de website van Xerox is bedoeld voor kinderen jonger dan 13 jaar (of een hogere leeftijd waarop een persoon nog als kind wordt gedefinieerd door de lokale wetgeving, indien van toepassing). Xerox verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen en richt zijn website of producten niet op kinderen.

Beveiliging van persoonsgegevens

Xerox spant zich in om de veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen en onderhoudt strikte toegangscontrole met het oog daarop.  We hanteren redelijke en toepasselijke fysieke, technische en administratieve procedures ter bescherming van de persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken.  Alleen bevoegd Xerox personeel, en dat van onze dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, vertegenwoordigers en partners, mag informatie verwerken die aan Xerox wordt verstrekt.

Xerox websites slaan persoonsgegevens op in met een wachtwoord beveiligde omgevingen op servers die onderworpen zijn aan het beleid, de normen en de procedures van Xerox inzake informatiebeveiliging. We gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -procedures om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking. Wij slaan uw persoonsgegevens bijvoorbeeld op in computersystemen die beperkt toegankelijk zijn en zich bevinden in ruimten waar toegangsbeheer wordt toegepast. Wanneer we gevoelige persoonsgegevens (zoals wachtwoorden) via internet verzenden, beschermen we deze door gebruik te maken van encryptie.

Om te waarborgen dat u met vertrouwen aankopen kunt doen op de websites van Xerox, beschermen we creditcardgegevens die online worden verzonden met versleutelingstechnologie of tokenisatie die voldoet aan de industrienormen.

Onze vertegenwoordigers en partners beschermen persoonsgegevens

Wanneer u persoonsgegevens aan Xerox verstrekt, kan het nodig zijn om deze over te dragen aan onze dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, vertegenwoordigers of partners, die vervolgens de bestellingen uitvoeren of de diensten verlenen. Xerox vereist dat zijn dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, vertegenwoordigers en partners met dezelfde zorgvuldigheid omgaan met persoonsgegevens als Xerox zelf.

Cookies, webbakens en privacykeuzes

Wat is een cookie?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer of mobiele apparaat worden geplaatst door websites die u bezoekt. Ze worden op grote schaal toegepast om websites efficiënt te laten werken en om informatie te verstrekken aan de eigenaar van de site. Cookies zijn nuttig omdat ze een website in staat stellen om uw apparaat te herkennen, zodat u efficiënt kunt navigeren tussen pagina's. Daarbij worden uw voorkeuren onthouden en wordt uw browse-ervaring verbeterd.

Hoe gebruikt Xerox cookies?

Xerox gebruikt cookies om terugkerende bezoekers op onze websites te herkennen en het navigeren op de website en online winkelen te vergemakkelijken. De cookies slaan uw land en taal op, samen met een toegewezen willekeurige sessie-ID. In sommige gevallen slaan de cookies naam- en adresgegevens op, zodat u deze niet meermaals in verschillende formulieren hoeft in te voeren.

De cookie-informatie die Xerox verzamelt, helpt ons om het aantal bezoekers van onze websites in de loop van de tijd bij te houden en te bepalen of het om nieuwe of herhalingsbezoeken gaat.

Xerox werkt ook samen met externe reclamepartners die cookies gebruiken om Xerox reclame op andere websites weer te geven en om de prestaties van onze reclamecampagnes te meten.  We maken bijvoorbeeld gebruik van Google Analytics om het gebruik en de activiteit van websites bij te houden.  Meer informatie over wat Google Analytics met uw gegevens doet, leest u hier.

Wat is een webbaken?

Een webbaken is een elektronisch beeld dat kan worden gebruikt om een cookie op uw computer of ander apparaat te herkennen wanneer u een webpagina of e-mail bekijkt.

Hoe gebruikt Xerox webbakens?

Xerox en onze externe reclamepartners kunnen webbakens gebruiken op onze websites, in onze e-mails en in onze advertenties op andere websites om de effectiviteit van onze websites en onze advertenties te meten. Webbakens kunnen bijvoorbeeld registreren hoeveel personen onze websites bezoeken nadat ze op bepaalde advertentie hebben geklikt of hoeveel personen een e-mailbericht hebben geopend of op een link in een e-mailbericht hebben geklikt.

Kan ik cookies en webbakens blokkeren?

Ja, als u cookies wilt inschakelen, uitschakelen of verwijderen, kunt u dit instellen in uw browser. Raadpleeg het 'Help'-menu van uw browser voor meer informatie. Als u het gebruik van cookies blokkeert, kunt u sommige functies op de Xerox websites, zoals het winkelwagentje en online accountbeheerdiensten, niet gebruiken. U kunt sommige webbakens onbruikbaar maken door cookies uit te schakelen.

Koppelingen naar websites die niet van Xerox zijn.

Andere websites die toegankelijk zijn via onze website, bijvoorbeeld via social-mediaknoppen of andere koppelingen, kunnen bepaalde informatie over u verzamelen via het gebruik van cookies, webbakens en andere functies. Wij hebben geen toegang tot of controle over de cookies of andere functies die dergelijke sites van derden kunnen gebruiken; de informatiepraktijken van websites van derden vallen derhalve buiten de werkingssfeer van deze privacyverklaring. Neem de privacyverklaring en instellingen van de site van derden door om een goed beeld te krijgen van hun praktijken.

Privacykeuzes: Hoe gebruikt Xerox op interesses gebaseerde advertenties?

Websites werken samen met online adverteerders om informatie over bezoekers te verzamelen, zodat advertenties kunnen worden weergegeven die nuttiger en relevanter zijn. Dit wordt ook wel 'op interesses gebaseerde advertenties' of 'online gedragsreclame' genoemd. Xerox en onze externe reclamepartners kunnen cookies en webbakens gebruiken om op interesses gebaseerde advertenties te presenteren die relevant zijn voor en specifiek gericht zijn op onze bestaande en potentiële klanten. Bij het aanbieden van op interesses gebaseerde advertenties houdt Xerox zich aan het zelfreguleringsprogramma voor online gedragsreclame ('Self-Regulatory Program for Online Behavioral Advertising').

Welke gegevens verzamelen Xerox websites voor advertenties die aansluiten bij uw interesses?

Xerox en onze externe reclamepartners kunnen cookies of webbakens gebruiken om informatie te verzamelen voor het weergeven van advertenties die aansluiten bij uw interesses, gebaseerd op uw bezoeken aan Xerox.com en andere websites. Deze cookies registreren welke pagina's u bekijkt, op welke koppelingen en advertenties u klikt, wat u nog allemaal doet op die websites en van welke website u afkomstig bent. Op dezelfde manier gebruiken online adverteerders cookies om reclame weer te geven voor andere bedrijven dan Xerox op basis van uw bezoeken aan Xerox.com en andere websites.

Kan ik controle uitoefenen over het verzamelen van gegevens over mij door Xerox websites ten behoeve van op interesses gebaseerde reclame?

Ja, Xerox biedt een tool voor afmelding voor gegevensverzameling door bedrijven die zich houden aan het zelfreguleringsprogramma voor online gedragsreclame.

Communicatievoorkeuren

Xerox kan u commerciële e-mail sturen met reclame voor onze producten en diensten. Op onze websites kunt u zich ook abonneren op diverse product- en dienstspecifieke communicatie. Indien u geen commerciële e-mails van Xerox meer wenst te ontvangen, kunt u zich uitschrijven via www.xerox.com/unsubscribe of via de 'opt-out'-koppeling in het e-mailbericht. U kunt ook uw afmeldingsverzoek richten aan:

Marketing Privacy Preferences
Xerox Corporation
Marketing Manager
27063 SW Canyon Creek Road,
Building 63 MS 7063-630,
Wilsonville, OR 97070

Deze afmeldmogelijkheid is niet van toepassing op communicatie die hoofdzakelijk bedoeld is voor het beheren van orderafwikkeling, contracten, ondersteuning, productveiligheidswaarschuwingen, software-updates of andere administratieve en transactionele meldingen die niet primair van promotionele aard zijn.

Contact opnemen met Xerox

Xerox verplicht zich om klachten over uw privacy en het verzamelen of gebruiken van uw persoonsgegevens op te lossen. Vragen of opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring en uw rechten op grond van de toepasselijke privacywetten kunt u richten aan het Xerox Business Ethics and Compliance Office.

Om vragen of opmerkingen door te geven aan het Xerox Business Ethics and Compliance Office neemt u contact op met de Xerox Ethics Helpline. De Xerox Ethics Helpline is vertrouwelijk en indien gewenst anoniem. U kunt online contact opnemen of via het onderstaande gratis telefoonnummer.

U kunt ook per post contact met ons opnemen:

Xerox Corporation
Xerox Business Ethics and Compliance Office
201 Merritt 7
Norwalk, CT 06851-1056
Verenigde Staten

Xerox Limited is onze vertegenwoordiger voor de Europese Economische Ruimte en Zwitserland:
Xerox Limited, Riverview, Oxford Road, Uxbridge, UB8 1HS, Verenigd Koninkrijk
De Xerox dochteronderneming in uw land of regio vindt u hier.

Bij vragen over Xerox producten of diensten kunt u ons gratis nummer bellen: 1-800-ASK-XEROX of 1-800-275-9376.  Meer contactgegevens zijn beschikbaar op www.xerox.com als u vragen hebt met betrekking tot ondersteuning, verkooptransacties, bedrijfsinformatie, beurzen, onderzoek, innovatie of diensten.

Wijzigingen

Xerox behoudt zich het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd bij te werken. Wanneer we wijzigingen aanbrengen, zullen we de inhoud van deze privacyverklaring en de ingangsdatum ervan herzien. Ingangsdatum verklaring: 1 mei 2018.

Wat werd aangepast in deze update?
Deze privacyverklaring is bijgewerkt naar aanleiding van de wijzigingen in de Europese regelgeving inzake gegevensbescherming.