Nooit meer downtime: die droom komt dichterbij

Voor sommigen een luchtkasteel, voor anderen de heilige graal van de grafimedia-industrie.

Geen downtime of uitvaltijd is dé droom van zo ongeveer iedere drukker, hoe onmogelijk of ondoenlijk ook. Van stilstaande machines in een fabriek wordt iedere drukker immers radeloos, zeker vandaag de dag.

Nu door kostendruk de marges steeds meer verschrompelen, moet de druktechnologie waar jij in hebt geïnvesteerd steeds meer met minder doen. Dat betekent dat de prijs van een uur stilstand hoger is dan ooit.

De vraag is dus: hoe laat je je productiviteit tot ongekende hoogten stijgen? Met deze tips kom je een stap dichter bij de droom.

De juiste technologie voor de juiste toepassing

Bij zo min mogelijk stilstand gaat het erom de workflows te automatiseren en zo wrijving te voorkomen. Maar een hogere productiviteit heeft ook nadelen. Bill Gates heeft twee bekende scenario’s van automatisering beschreven:

“Er zijn twee regels als je technologie gaat toepassen binnen een bedrijf. Een bedrijf met een efficiënte bedrijfsvoering wordt door automatisering nóg efficiënter, maar een bedrijf met een inefficiënte bedrijfsvoering wordt door automatisering alleen maar nóg minder efficiënt.”

Wat kun je zelf doen? Het is zaak om je huidige apparatuur eens goed onder de loep te nemen en de sterke punten ervan nog beter te benutten. Schaal je efficiëntste, meest winstgevende activiteiten op en probeer zo min mogelijk tijd kwijt te zijn aan de rest. Als je gaten in je infrastructuur ziet waardoor je kostbare tijd verliest, investeer dan in technologie die je hierbij tijd kan besparen – maar alleen als de opbrengst hoog genoeg is om de investering waard te zijn. Innovatie is nutteloos als je er logge processen en een inefficiënte workflow aan overhoudt.

Work the flow

Drukken moet als vanzelf gaan, anders werkt het niet. En als je te veel vraagt van je apparatuur, worden de valkuilen groter en groter. Om te voorkomen dat er scheurtjes in je workflow komen, moet je twee dingen goed kunnen: automatiseren én vereenvoudigen.

Gebruik web-to-printportals zodat klanten op basis van hun gewenste specificaties eenvoudig drukwerk kunnen bestellen, elke keer weer. Vereenvoudig de drukvoorbereidingsprocessen waar mogelijk en automatiseer de besluitvorming met slimme workflows en voorwaardelijke logica. Kijk naar het volledige proces in plaats van naar de afzonderlijke onderdelen: ook superslimme silo’s zijn nog steeds silo's en als allerlei processen aan elkaar plakken, blijven er nog altijd kieren en plooien zichtbaar.

Zorg voor extra capaciteit in je workflow, aangezien betrouwbaarheid van groot belang is. Dan kun je belangrijke opdrachten indien nodig op een reserveprinter uitvoeren. Het lijkt misschien tegenstrijdig dat er reservecapaciteit nodig is voor optimale productie, maar dromen waarmaken is nu eenmaal veel werk!

Lees onze post over 5 Workflow Jams and How to Avoid Them als je hier meer over wilt weten.

Blijf opletten

Je kunt leemten in je workflows niet opvullen als je überhaupt niet weet dat die leemten er zijn. Zichtbaarheid is essentieel, dus zorg ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben tot rapportagedashboards en andere relevante gegevens. Zorg ervoor dat ze meteen een waarschuwing krijgen als er iets misgaat en niet pas in een later stadium, als een probleem is uitgegroeid tot een knelpunt.

Ook de klant heeft behoefte aan duidelijkheid over de status van zijn bestelling, dus houd hem per e-mail op de hoogte als onderdeel van je web-to-printdienst. Zo houd je de klant tevreden en wordt je personeel niet overspoeld met telefoontjes van klanten.


Het gaat niet alleen om een goed gevulde orderportefeuille

Bepaal eerst welke processen efficiënt en inefficiënt zijn voordat je je bedrijfsprocessen gaat versoepelen. Breng je sterke punten in kaart: of dat nu een bepaald type opdracht is, zoals drukwerk met variabele data, of een bepaald type klant, zoals kleine bedrijven in specifieke branches waar je goed mee kunt samenwerken.

Als je als leverancier van drukwerk ook marketingdiensten wilt gaan aanbieden, zoek dan naar mogelijkheden om meer opdrachten van toegevoegde waarde en crossmediaopdrachten aan te nemen. Hiermee kun je je status als een strategische partner op de lange termijn verstevigen.

Of het nu de heilige graal of een luchtkasteel is: geen downtime is dé manier om het maximale uit je drukapparatuur te halen.

Kun jij jouw uitvaltijd beperken door je workflow te automatiseren? Klik hier om meer te weten te komen.