Printapparatuur levert ongekende gebruikerservaring

Zo zet de sublieme gebruikerservaring van moderne printapparatuur de digitalisering in een hogere versnelling

Weet je nog toen een printer gewoon een printer was - en niet meer deed dan printen?

Dat is tegenwoordig wel anders. De moderne multifunctionele printers (MFP’s) zijn slim en flexibel in het gebruik. Je kunt er mee printen, scannen en faxen, maar ook documenten versturen en vertalen – om maar even een greep uit de selectie te noemen.

MFP’s kunnen papieren, digitale en mobiele processen echt transformeren, waardoor je meer voor elkaar krijgt in minder tijd. Daardoor draaien bedrijven efficiënter en optimaliseren ze de kosten.

Je mag zelfs wel stellen dat het bedrijfsleven sneller kan digitaliseren dankzij MFP’s. Een van de grootste voordelen van deze slimme kantoorassistenten: de gebruikerservaring (UX).

De gebruiker staat centraal

UX is niet één ding, maar de som van alle manieren waarop de gebruiker omgaat met een apparaat en de technologie erachter.

Printers moeten dus gebruiksvriendelijk zijn, want pas dan kunnen je mensen gemakkelijker samenwerken, informatie delen en productief blijven. De meest geavanceerde printers zijn dan ook vooral op de volgen punten toegespitst:

• Gebruiksgemak en herkenbaarheid. De nieuwste generatie MFP’s heeft een touchscreen-interface net als een smartphone of tablet – en die je net zo gemakkelijk kunt aanpassen. De gebruiker kiest de juiste app voor een klus, en dat appaanbod blijft groeien.

• Ondersteuning op aanvraag. Vroeger waren printers misschien wel de grootste oorzaak van telefoontjes naar de helpdesk. Tegenwoordig hoef je, als je een nieuwe functie wilt gebruiken, niet meer met IT te bellen of de handleiding uit te pluizen. De interface bevat korte instructiefilmpjes, zodat ze meteen met de MFP aan de slag kunnen – zonder belletjes, zonder technici.

• Flexibele bestandsindelingen. Een beetje modern bedrijf werkt met hybride documenten: een contract begint bijvoorbeeld als online document, wordt voor de handtekeningen afgedrukt en vervolgens gescand en digitaal opgeslagen. Organisaties willen dan ook gemakkelijk papieren documenten digitaliseren en optimaal van dit soort hybride documenten gebruikmaken.

• Slimmer scannen. Je bedrijfsinformatie stroomt door je printers a documenten. Je MFP’s maken het je mensen gemakkelijker om die te zoeken en dóórzoeken. De ingebouwde OCR (optische tekenherkenning) maakt doorzoekbare pdf-bestanden van gescande documenten. Een MPF kan automatisch kleuren inlezen, zien of een document zwart-wit of in kleur is en daarop aanpassen. Dankzij de scan- en faxpreviews kun je als gebruiker al wijzigingen aanbrengen voordat je het document opslaat. En MFP’s kunnen documenten ook rechtstreeks in een app delen, zoals Dropbox, Google en Office 365.

• Workflows met een druk op de knop. Aan die hele digitale transformatie heb je niks als je je processen niet stroomlijnt. Met moderne MFP’s sla je complexe of routinematige klusjes op voor de volgende keer. Denk aan een factuur die je moet scannen, doorsturen naar de boekhouders en veilig opslaan in de cloud. Nu hoeven je medewerkers niet meer elke keer dat hele proces te doorlopen, want de MFP doet het voor ze – met een druk op de touchscreeninterface. Managed Print Services-partners kunnen je helpen om op maat gemaakte workflows en apps in te richten.

UX achter de schermen

Er komt nog veel meer bij UX kijken dan alleen maar een flitsende interface. Slimme printers en MFP’s hebben UX-functies waarvan het hele printerpark soepeler en beter gaat werken.

Automatisch voorraadbeheer

Een van de voornaamste redenen dat je mensen niet kunnen printen, is doordat de toner is opgeraakt. Dat is irritant voor de gebruiker en typisch zo’n situatie die de officemanager en onderhoudsteams verrast, waardoor ze halsoverkop de deur uit moeten om nieuwe toner te halen. En wie heeft daar nou zin in?

Als je je voorraad daarentegen automatisch laat aanvullen, voorkom je dit en blijft die printer gewoon doorprinten.

De slimme printer van vandaag de dag houdt automatisch de toner- en inktniveaus in de gaten en kan zelf bestellingen plaatsen. Er komt geen mensenhand te pas - hooguit het lezen van de bestelbevestiging voor de aangewezen contactpersoon.

De printer berekent op basis van verbruiksstatistieken wanneer er een nieuwe bestelling moet worden geplaatst en doet dat ruim van tevoren. Zo sla je niet teveel voorraad in – wat menig bedrijf nog weleens wil doen – en puilt je magazijn niet uit. Doordat de voorraad precies met het juiste tempo wordt beheerd, kom je bovendien weer een stap dichter bij je duurzaamheidsdoelen.

Het bedrijf moet blijven draaien

Ook geen onbekend rampscenario: een printklus veroorzaakt problemen, waardoor andere klussen in de wachtrij staan.

Moderne MFP’s hebben een speciale omzeiltechniek. Die zet problematische klusjes in de wachtrij totdat er een oplossing is. De printer blijft draaien en je productiviteit blijft onaangetast.

Printstatistieken

MFP’s zijn echte netwerkdieren en dol op het internet der dingen. Ze vormen een rijke bron van informatie, die jij weer kunt omzetten in interessante bedrijfsstatistieken.

Je kunt op basis van gebruiksdata precies zien wie wat op welke printer print, of dat in kleur of zwart-wit gaat, en wat voor papier de printer gebruikt. Zo kunnen je onderhoudspartners gemakkelijk je printerpark optimaliseren. En al die data maakt de boekhouding en facturering wel heel eenvoudig.

Op naar mobiel

Nu mobiel werken en printen steeds meer aan de orde van de dag zijn, zetten bedrijven en masse in op printsystemen die goed met mobiel overweg kunnen. Want ze weten dat als ze mobiel werken écht goed aanpakken, ze veel sneller kunnen digitaliseren.

En ook daarbij steelt UX weer de show.

Met gebruiksvriendelijke mobiele apps die via meerdere platformen werken, wordt printen voor flexwerkers net zo gemakkelijk als een mailtje sturen. Geen gedoe met printerstuurprogramma’s en configuratiemenu’s. Eén klik, en je kunt vanuit huis, op kantoor of onderweg veilig en snel printen.

UX en DX: een onverslaanbare combinatie

Veel mensen denken dat digitalisering (ook wel DX), een kwestie is van tablets en smartphones. Maar ook voor de slimme, hypermoderne MFP is een belangrijke rol weggelegd.

Deze apparaten zijn zo veel slimmer en handiger dan hun voorgangers. Ze helpen je het digitale pad op en maken de transformatie sneller. Wie alle functies op tablet en smartphone met één druk op de knop toegankelijk maakt, kan er met de MFP voor zorgen dat iedereen meer voor elkaar krijgt en informatie veel soepeler door het bedrijf stroomt.

Dus: heb je plannen om binnenkort te digitaliseren? Verkijk je dan niet op de potentie van je slimme, multifunctionele printer.