Je printer heeft je iets te zeggen

Al die printers, scanners en kopieerapparaten helpen je graag met je digitale transformatie – maar dan moet je wel naar ze luisteren. Wij helpen je op weg met vijf handige stappen.

De meeste mensen filosoferen niet zo vaak over de printers, scanners en kopieerapparaten op kantoor. Waarom zou je ook? Voor veel mensen zijn al die grote, zoemende kasten weinig meer dan anoniem meubilair.

Toch mag je de potentie van je printomgeving niet onderschatten – en al helemaal niet als je een digitale transformatie wilt aangaan. Printers, scanners en kopieerapparaten zijn de laatste jaren echt tot wasdom gekomen en kunnen nu op allerlei vlakken een bijdrage leveren, zoals:

• de beveiliging

• de klantervaring

• de digitale werkplek

• innovatie

• productiviteit

• duurzaamheid

• compliance

Dus hoe betrek je deze apparaten bij de digitale transformatie? Heel eenvoudig: neem de gebruiksdata in die apparaten en tover het geheel om tot praktische informatie waarmee je weet hoe je kosten bespaart, de productiviteit verbetert en je bedrijf aanzienlijk kunt verduurzamen.

Met deze vijf stappen lees je de data uit je printomgeving op de juiste manier, zodat je op effectieve wijze kunt transformeren:

Stap 1: bekijk hoe je apparaten nu worden gebruikt

Iedere goede veranderingsmanager weet het al: een transformatie begint met inzicht in je huidige situatie. Als je je huidige printomgeving in kaart brengt, heb je de basis voor een plan waarmee je kosten bespaart en het werk van je mensen een stuk makkelijker maakt.

Weet je niet waar je moet beginnen? Xerox^® Managed Print Services (MPS) biedt een uitgebreid assessment waarmee je in je documentprocessen ruimte voor digitalisering in kaart brengt. Bekijk hoe zo’n assessment in z’n werk gaat.

Stap 2: zet data om in kennis met behulp van visualiseringshulpmiddelen en dashboards

Je kunt wel vrolijk data uit je printomgeving trekken, maar dat is nutteloos als niemand die data kan interpreteren in de juiste context. En dat met de hand doen is een ware nachtmerrie. Ontdek wat je MPS-partner voor je kan doen met behulp van dashboards en automatische visualiseringshulpmiddelen. 

Zo kunnen je mensen niet alleen chocola maken van de data die je ze voor de voeten gooit, maar kunnen ze dankzij de visuele hulpmiddelen al die informatie ook sneller verwerken en op extra wendbare wijze omzetten tot resultaten. Met andere woorden: Goed dat je weet dat die printer overbelast is, maar dat moet je geen week rekenen kosten.   

Stap 3: richt je op de kernzaken

In het internet der dingen heeft ieder apparaat genoeg informatie voor een roman en dat geldt al net zo voor printers. De vraag is alleen: wat moet je weten en wat kun je ermee doen?

Je printomgeving levert een stortvloed aan informatie op over de manier waarop documenten door je bedrijf gaan, maar je kunt je beter alleen richten op de zaken waarmee je resultaten kunt behalen. Moet iedere printer in kleur kunnen printen of kun je daar wel op besparen? Moet je überhaupt ieder document printen of kun je informatie op een slimmere manier gebruiken, delen en opslaan?

Richt je eerst op de zaken waarmee je meetbare resultaten kunt boeken. Werk daarna pas naar de rest toe.

Stap 4: zet data in om continu kleine verbeteringen door te voeren

Je printomgeving analyseren is niet alleen nuttig voor eenmalige verbeteringen (zoals de transformatie die deze bedrijven), maar vormt ook een blijvende schat aan informatie over je documentprocessen, gebruikersgedrag en informatierisico’s in je hele organisatie. Zet die kennis in voor kleine updates en er ontstaat vanzelf een flow van verbetering.

Op den duur heb je vanzelf een effectieve en efficiëntie documentwerkwijze waarmee je digitale transformatie vruchten blijft afwerpen.

Stap 5: werk samen met een ervaren partner

Al die apparaten op je netwerk produceren bergen aan data – misschien wel iets te veel van het goede. Laat je MPS-partner het zware rekenwerk doen. Die partner zorgt dat je de juiste data verzamelt, meet, verwerkt en rapporteert. MPS-experts beschikken daarnaast over slimme automatische processen om data te verzamelen, van informatie over gebruikers en documenten tot aan data over beveiliging en efficiëntie, en nog veel meer.

Je kunt natuurlijk ook zelf in al die data duiken, maar dan is er nog genoeg werk over, zoals de configuratie, integratie, ondersteuning, beveiliging en reservekopieën. Waarom zou je je hele infrastructuur verbouwen als je ook je MPS-partner om hulp kunt vragen?

En als het internet der dingen dan straks toch echt de maatschappij overneemt, weet jij in ieder geval alvast wat meer over hoe je met een divers netwerk aan slimme apparaten moet omgaan.

Zeg jij ja tegen data over data?  Lees dan dit artikel. Daarin staat hoe je met analytics je bedrijfsdoelen behaalt.