De 5 meest gemaakte missers bij (on)veilige documenten

Zelfs de kleinste bedrijven hebben het in de gaten: beveiliging van documentatie is een onmisbaar goed 

Wie aan beveiligingslekken denkt, denkt aan geheime aanvallen op overheden, kwaadaardige hackers en ander cybergespuis. De meeste gevallen zijn echter een stuk minder spannend, maar daardoor niet minder gevaarlijk. 

N de praktijk raak je namelijk razendsnel gevoelige documenten kwijt – gewoon via je printer.

Private document on printer

1. Je laat bijvoorbeeld je printje in de printerlade liggen. 

Die grote stapel documenten op je printer is niet alleen papierverspilling, maar ook een veiligheidsrisico. Wie weet zit er wel een loonoverzicht van een collega in, gegevens van klanten of de financiële strategie van je bedrijf.

Als je dat soort zaken liever niet rond laat slingeren, zorg er dan voor dat je printer zo slim is dat die een ID-controle uitvoert voordat iemand een document kan printen.

Op zoek naar een slimme printer? Bekijk dan eens de Xerox® VersaLink® C400-kleurenprinter.

Private document

2. Of je verstuurt bestanden zonder wachtwoord.

Je collega Josje heeft even een scan van een document nodig. Je hebt haast, dus je scant het ding en stuurt het snel even op. Naar Jos in plaats van Josje. Oeps.

Hoog tijd voor een printer die bestanden met een wachtwoord beveiligt.

document in folder

3. Je slaat gevoelige informatie in een onbeveiligde map op.

Als je een document wilt scannen om in de cloud op te slaan, moet je het gescande bestand meestal eerst op een tijdelijke locatie stallen.

Dat is doorgaans het bureaublad of een andere lokale map. Maar ja, als de scan vervolgens op Dropbox, Google Drive of een andere clouddienst staat, ben je dat tijdelijke bestand allang vergeten. Maar het staat er nog wel – en iedereen kan het zien.

Dat kan beter, bijvoorbeeld met een printer die automatisch de bestanden van gebruikers in de cloud opslaat. Zo blijven er geen gevoelige bestanden rondslingeren.

document in single folder

4. Je vraagt iemand anders iets voor je te printen.

Soms willen collega’s die niet op kantoor zijn iets printen zodat het voor ze klaarligt zodra ze binnenkomen. Ze vragen dan meestal aan iemand op kantoor of die even een bestandje kan printen. 

Maar als gevoelige informatie vervolgens op een onbeveiligde plek wordt opgeslagen, kom je gemakkelijk in de problemen. 

Met een printer die mobiel printen ondersteunt, hoeven collega’s die niet op kantoor zijn geen printverzoekjes meer te doen. En dat is makkelijker én veiliger. 

Wil je scannen én kopiëren? Dat komt helemaal goed met de multifunctionele Xerox® VersaLink® C405-kleurenprinter. 

Folder and printer

5. Je laat informatie op de harde schijf van de printer staan.

Je ziet je printer waarschijnlijk niet als computer. Slimme printers zijn dat echter wel. Die hebben dus ook een harde schijf en zijn onmisbaar voor de informatiestroom binnen het bedrijf.

Je moet er daarbij wel voor zorgen dat de printer automatisch bestanden op zijn eigen harde schijf wist. En nog belangrijker: die harde schijf moet grondig versleuteld zijn.

Geen enkel bedrijf wil gevoelige informatie kwijtraken. Zeker niet vanwege een domme fout die je makkelijk had kunnen voorkomen. 

Vermijd stommiteiten en kies voor een slimme printer, compleet met allerlei functies voor een veilige informatiestroom. 

En handige functionaliteiten waarmee je ook veel slimmer kunt werken. 

Slim en veilig met Xerox® ConnectKey®

Gegevensbeveiliging is voor grote en kleine bedrijven van groot belang. Daarom vertrouwen veel bedrijven op Xerox ConnectKey Technology En daarom is de Xerox VersaLink C405 de ultieme pientere printer. Neem contact op met een verkooppunt in de buurt en ontdek hoe deze printer je productiviteit, mobiliteit en veiligheid verbetert. 

Zoek een verkooppunt

Heb je vragen? Wij hebben antwoorden. Neem gerust contact met ons op.

Bestel de VersaLink® C405 online