Xerox^® DocuShare^® Flex 2.11 Release Notes

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.10

What’s New in This Release

System Requirements

Upgrade from previous versions of DocuShare Flex is accommodated through Site Updates.

Operating Systems

• Ubuntu 22.04 (Ubuntu is a free operating system distribution based upon the Linux Kernel).

Web

• Tomcat 9.0.62

• Web Server

• Apache 2.4.6 (Ubuntu)

Files

• Databases

• PostgreSQL 13

Web Browser support

• Google Chrome (latest)

• Microsoft Edge-Chromium (latest)

• Safari (latest)

• iOS (latest)

What’s New

New Features

• Simplify the configuration of File and Folder Types for Site Coordinators by making a subset of the functionality in the current application configuration tool available within Flex. Function accessible via Administration Home > Site Configuration > File/Folder Types item. You can:

  • Add new file/folder types and a set of metadata fields associated with the type.

  • Edit existing file/folder types to change the set of metadata fields associated with the type. Note that deleting fields may result in loss of data.

• Metadata fields type supported are String, Boolean, Integer, Decimal, Date, and Menu. Each field definition will provide for a Default Value, its Display Order, and if it’s required.

• SAML Support for Connect Key was added. This will allow the Connect Key app to work for SAML-authenticated Flex installations.

• Added “View Columns” Content Rule Action. This action will allow the setting of the columns displayed for files in a folder. The typical use case is in Digital Mail, where the default folder columns do not naturally apply to mailbox folders.

• Added “Set Bookmark” Content Rule Action. This action allows the user to add an object to the list of bookmarked objects for a user. The typical use case is in Digital Mail to automatically bookmark the user’s mailbox when it is created.

• Added “Groups to Join” Content Rule Action. This action will allow users to be added to one or more specified user groups. The typical use case is in Digital Mail, where when a new user is created, they need to be added to the Digital Mail user group to obtain access to the Digital Mail functionality.

• Adding Side by Side Default Viewer Action to allow users to view documents and see properties simultaneously. Additionally, the user can toggle back to full-screen document viewing.

• Relabeled `Not Mine` End User Action to `Send to Admin – Receipt Error` to clarify what that action will do.

• Allow the option of a “Delete” action for a list of files in a folder. In View Settings for a folder, there will now be the option of adding a “Delete” icon for each file. When clicked, the user will be prompted to confirm deletion.

• Ingest status file created for every csv/xml in the watch folder. This file will contain a link to the status file and provides the number of success and failures during ingestion. This file will be created in /documentDrive/cimwatch/ingeststatus and can be monitored by CIM.

Component Refresh

• Ubuntu 22.04 – CentOS is becoming end of life end of year. Long-term support version.

• PostgreSQL 13.11

• Apache Solr 9.3.0

• Apache 2.4.55

• Apache Tomcat 9.0.75

• Log4j 2.20

Add-on Update

None

Installation Notes

Document to install / standup a functional environment for a partner.

DocuShare Flex 2.10

1. The Installer is built using Java 11.

2. The upgrade path is from DSFlex2.8 to DSFlex2.10 and not from DSFlex2.6 to DSFlex2.9. Customer is advised to upgrade to DSFlex2.8 before upgrading to DSFlex2.10.

3. This installer will update Solr. Customers who upgraded from dsflex2.8 to dsflex2.10 need to run “dsindextool index_all” to index the site to make the object searchable.

Additional Notes

None

Bug Fixes in this Release

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.9

Nieuw in deze release

Systeemvereisten

Upgrade van eerdere versies van DocuShare Flex gebeurt via Site Updates.

Besturingssystemen

• CentOS 7 (CentOS is een gratis besturingssysteemdistributie op basis van de Linux-kernel).

• Windows Server 2016

• Windows Server 2019

Web

• Tomcat 9.0.62

• Webserver

  • Apache 2.4.6 (CentOS 7)

Bestanden

• Databases

  • PostgreSQL 13

Ondersteunde webbrowsers

• Google Chrome (nieuwste)

• Microsoft Edge-Chromium (nieuwste)

• Safari (nieuwste)

• iOS (nieuwste)

Wat is nieuw

Nieuwe functies:

• Digitale post opgenomen in hoofdproduct. Met deze release is digitale post per licentie beschikbaar.

• Ondersteuning voor eenmalige aanmelding via SAML zodat klanten hun DocuShare server kunnen verbinden met de identiteitsprovider van hun onderneming. Hierdoor kunnen gebruikers inloggen met de aanmeldingsgegevens van hun onderneming in plaats van aparte aanmeldingsgegevens voor DocuShare te moeten gebruiken/onthouden.

• Automatisch inrichten wanneer SAML is ingeschakeld. Deze keuze is aan de beheerder. Als dit is ingeschakeld, worden gebruikers die niet bestaan op de DocuShare server automatisch aangemaakt en hebben ze basistoegang tot de DocuShare server. Hierdoor hoeft de gebruiker geen account aan te vragen bij de beheerder.

• Prullenbak onmiddellijk kunnen legen. Beheerders kunnen niet op elk moment inloggen en de prullenbak onmiddellijk legen.

Vernieuwde componenten

• Apache Solr 9.1.1 voor nieuw installaties van DocuShare Flex. Solr is zeer betrouwbaar, schaalbaar en fouttolerant. Het biedt gedistribueerde indexering, replicatie, belastingverdeelde query's, geautomatiseerde fail-over en herstel, gecentraliseerde configuratie en meer. Solr drijft de zoek- en navigatiefuncties van veel van ‘s werelds grootste internetsites aan.

• Apache Tomcat 9.0.62 implementeert specificaties uit het Java Community Process en bevat vele extra functies die het een waardevol platform maken voor het ontwikkelen en implementeren van webtoepassingen en webservices.

Update van invoegtoepassingen

• PDF-formulieren verpakt als beschikbare invoegtoepassing. De installatie en het inschakelen van deze functie voegt de volgende aangepaste acties toe:

  • PDF-formulier lezen - Hiermee kunnen formuliergegevens uit een PDF worden gelezen en naar DocuShare Flex-objecteigenschappen worden geschreven.

  • PDF-formulier schrijven - Hiermee kunnen waarden van DocuShare Flex-objecteigenschappen in PDF-formuliervelden worden geschreven.

  • PDF-formulierscript - Biedt een basisscripttaal om in één stap gegevens van PDF-formulieren en objecteigenschappen te wijzigen.

  • PDF-tekst extraheren - Hiermee kunt u tekst extraheren uit elke PDF die een tekstlaag bevat met behulp van patroongebaseerde matching en regioselectie.

  • PDF-overlay - Hiermee kan de inhoud van een bestaand PDF-document in Flex worden toegepast als een overlay op een of meer pagina's in een doel-PDF-document.

  • PDF-watermerk - Ondersteunt het schrijven van dynamische tekstwaarden op een willekeurige positie op een of meer pagina's van een doel-PDF met een reeks lettertypekleuren en -grootten.

Installatie-opmerkingen

DocuShare Flex 2.9

1. Het installatieprogramma is gebouwd met Java 11.

2. Het upgradepad is van DSFlex2.8 naar DSFlex2.9 en niet van DSFlex2.6 naar DSFlex2.9. De klant wordt aangeraden te upgraden naar DSFlex2.8 alvorens te upgraden naar DSFlex2.9.

3. Dit installatieprogramma werkt Solr bij. Klanten die upgraden van DSFflex2.8 naar DSFflex2.9 moeten "dsindextool index_all" uitvoeren om de site te indexeren en het object doorzoekbaar te maken.

Bugfixes in deze release

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.8

Verpakte oplossingen

• Manage Content Rule Variable-editor is ingebouwd, dus het is niet meer nodig .jar-bestanden te plaatsen om de editor voor contentregels te presenteren. Deze editor maakt het makkelijker om toepassingen van derden te ontwikkelen, via aangepaste acties voor contentregels, zodat variabelen kunnen worden gebruikt om gegevens met systemen uit te wisselen.

• Het loggen van algemene contentregels biedt registratie van fouten in het logboek met systeemuitzonderingen, dat compleet met tijdstempel aangeeft welke contentregels zijn mislukt. Bovendien worden evenementen in de toegangsgeschiedenis gelogd wanneer er contentregels worden toegevoegd of verwijderd.

• Ondersteuning van het beheer van Webhooks en locatie voor rapporteren biedt DocuShare Flex de mogelijkheid statusverzoeken van een platform van derden te traceren met gebruik van een Webhook-service. Het platform van derden geeft hoofdzakelijk meldingen en stuurt updates naar DocuShare Flex wanneer er specifieke evenementen plaatsvinden op het platform van derden, in plaats van te wachten totdat DocuShare Flex het platform aanroept om de informatie op te vragen. Dit legt de fundering voor gemakkelijke integratie van DocuShare Flex met andere platformen van derden.

Algemene verbeteringen

Vernieuwde gebruikersinterface:

• De gebruikersinterface voor logo’s en sitepagina-afbeeldingen gebruikt nu kopteksten en voetteksten die aanpasbaar zijn op alle pagina’s en het logo van de loginpagina.

• De beheerdersinterface heeft nieuwe controle voor sitestatistieken in Beheermenu -> Services en componenten -> Sitestatistieken. Dit biedt objectaantallen, opslaggebruik, status van contentregels, geaudite evenementen, actieve sessies.

• De beheerdersinterface heeft een nieuwe functie voor servicestatistieken in Beheermenu -> Services en componenten -> Servicestatistieken. Wordt hoofdzakelijk gebruikt voor debuggen en biedt service-informatie voor Contentinname, Contentregels, Contentopslag, Database, Indexeren en Zoeken.

Vernieuwde componenten

• Apache Solr 7.5 voor nieuwe installaties van DocuShare Flex (Lucene en Tika). Solr is zeer betrouwbaar, schaalbaar en fouttolerant. Het biedt gedistribueerde indexering, replicatie en belastingverdeelde query's, geautomatiseerde fail-over en herstel, gecentraliseerde configuratie en meer. Solr drijft de zoek- en navigatiefuncties van veel van ‘s werelds grootste internetsites aan.

• Apache Tomcat 9.0.41 implementeert specificaties uit het Java Community Process en bevat vele extra functies die het een handig platform maken voor het ontwikkelen en implementeren van webtoepassingen en webservices.

Update van invoegtoepassingen

• Invoegtoepassingen en toepassingen * Frevvo Forms – Introductie van anonieme formulieren en ondersteuning van formulierendatabase

• PrizmDoc is geüpgraded naar 13.8 en wordt opgevolgd door 13.10. Het geeft vele verschillende bestandstypen in een browser weer zonder dat daar extra software voor nodig is. Deze ingesloten technologie geeft documenten in DocuShare Flex weer zonder voetafdruk.

Installatie-opmerkingen

Solr

• We bieden momenteel geen ondersteuning voor het uitvoeren van meerdere DocuShare Flex-instanties op één VM met Solr.

Upgrade-opmerkingen

Upgrades naar Solr 7.5 Tijdens en direct na de upgrade naar DocuShare Flex 2.8 kunnen er geen upgrades naar Solr 7.5 (Lucene en Tika) worden uitgevoerd. Dit is omdat de parameter dsflex.server.upgrade.solr is ingesteld op “false”. Wanneer deze is ingesteld op “true” vereist de upgrade naar Solr 7.5 een data-indexoptie via het installatieprogramma. PrizmDoc Client De PrizmDoc-client moet worden geïnstalleerd op het PrizmDoc Server-systeem. Voor de upgrade van DocuShare Flex 2.6 Patch 1 naar DocuShare Flex 2.8 is het raadzaam om de PrizmDoc-client die was geïnstalleerd op de DocuShare Flex-server te verwijderen.

Aanvullende opmerkingen

Prestatie-upgrades

• Introduceert belangrijke fixes

• Verbetert de prestaties via DocuShare Flex 2.6, inclusief het gebruik van XSLTForms. Met deze nieuwe versie draait elke pagina sneller dankzij het presentatieplatform.

• Pakt problemen van DocuShare Flex 2.7 aan.

• Verbeterde betrouwbaarheid van CIM verhoogt de documentopname van 25 documenten per seconde naar 37 documenten per seconde.

Beveiliging

• Cookies veranderen om hetzelfde te weerspiegelen als in DocuShare 7.5 voor DocuShare Flex, http en hetzelfde sitebeleid. Dit voorkomt een soort spoofing, ook wel “clickjacking” genoemd, door derden toegang te ontzeggen tot cookies van DocuShare Flex (iframe ‘dezelfde site’ instelling).

Xerox^® DocuShare^® Flex 2.5

Nieuw in deze release

• WebForms for Xerox^® DocuShare^® Flex Content Management Platform – Een invoegtoepassing voor het weergeven van invulbare formulieren in de DocuShare Flex ervaring. Deze gestructureerde gegevensinterfaces ondersteunen het invoeren en weergeven van gegevens in workflow processen via webformulieren met formulierketens.

• Connectors for Xerox^® DocuShare^® Flex Content Management Platform – Deze invoegtoepassing implementeert een framework voor integratie van DocuShare^® Flex met belangrijke line-of-business systemen en externe gegevensopslagplaatsen, waarbij documenten en metagegevens bi-directioneel worden gedeeld met op DocuShare Flex gebaseerd contentbeheer en workflows. Deze initiële release ondersteunt integratie met DocuSign^®, Intuit QuickBooks^™ Online, Box^® en Salesforce.com^®. Integraties met aanvullende bedrijfssystemen staan gepland voor toekomstige release.

• Accounts Payable Automation for Xerox^® DocuShare^® Flex Content Management Platform – Deze invoegtoepassing is een uitgebreide workflow oplossing voor crediteurenadministratie. Het omvat opname en herkenning van papieren en elektronische workflows, routering en goedkeuring met delegatie, driewegs matchen, betalingsreconciliatie en externe interfaces.

• Xerox^®DocuShare^®Flex App – Een mobiele iOS toepassing voor verbinding met DocuShare Flex om te werken met content en workflows, waaronder zoeken, weergeven, taakbeheer, goedkeuring en eenvoudige vastlegging.

• Algemene verbeteringen

• Grote en kleine bugfixes

• Bekende systeembeperkingen

Algemene verbeteringen

Algemene verbeteringen aan de gebruikersinterface:

• Configureerbare taakwachtrijen: Ondersteuning voor de creatie van taakwachtrijen per groep, bijv. taken gerelateerd aan factuurverwerking.

• Delegatie ondersteuning voor goedkeuringstaken: wanneer gebruikers een verzoek om vrije dagen indienen, routeert het systeem goedkeuringsverzoeken automatisch naar de opgegeven gedelegeerde gebruikers.

• Rapporten voor de Accounts Payable Automation for DocuShare Flex oplossing: Dashboard-, grafiek- en tabelmogelijkheden specifiek ontworpen voor de nieuwe Accounts Payable invoegtoepassing.

Verbeteringen aan de beheerdersinterface:

• Introductie van klikbare beheerdersinterface

• Telling van aantal wachtrijtaken in beheerdersinterface: Te gebruiken voor rapportstijl in toekomstige productverbeteringen en invoegtoepassingen; wordt momenteel gebruikt voor rapportage in de Accounts Payable invoegtoepassing.

• Ondersteuning voor toepassingsverbinding in beheerdersinterface: Mogelijkheid om een externe webservice te bekijken in en koppelen aan de DocuShare Flex interface, bijvoorbeeld: Rapportweergaven uit een externe rapportageservice koppelen.

• Ondersteuning voor automatische-aanvullingsvelden in beheerdersinterface voor dynamische weergave van vervolgkeuzeopties voor belangrijke metagegevens-/eigenschapsvelden in DocuShare Flex: Gebruikers kunnen toegestane waarden voor specifieke eigenschappen opgeven als vervolgkeuzeopties om uit te kiezen.

• Beheerdersinterface voor configuratie van e-mailmeldingen: Hiermee kunnen gebruikers e-mails ontvangen telkens wanneer ze een taak ontvangen.

• Ondersteuningsopties in beheerdersinterface voor het instellen van vakantie, werkweek en belastingjaar: dit kan worden gebruikt voor rapportage in modules zoals de Accounts Payable invoegtoepassing en andere die in de toekomst worden geleverd.

• Ondersteuning in beheerdersinterface voor het toevoegen van aangepaste databasetabellen via CSV: Deze tabellen worden gebruikt voor functies voor automatisch aanvullen en automatisch invullen.

• Ondersteuning in beheerdersinterface voor dubbele objecttitels in dezelfde map.

• Beheerdersinterface voor logboeken met systeemuitzonderingen die door Coördinator-gebruikers worden geopend via een webbrowser.

Algemene verbeteringen die beschikbaar maar niet zichtbaar zijn in de interface:

• Ondersteuning voor het dynamisch matchen van 'gerelateerde documenten' met behulp van SPARQL: Dit wordt gebruikt om het matchen van documenten te ondersteunen voor processen zoals driewegs matchen in de Accounts Payable invoegtoepassing.

• Verbeterde prestaties voor navigatie op grote sites.

Grote bugfixes

• Een aantal oplossingen voor problemen met de functie Shrink Wrap waarbij opgeslagen shrink wraps niet goed werden geïmplementeerd op andere servers.

• Problemen met LDAP-synchronisatie opgelost waarbij gebruikers zich niet konden aanmelden onder foutomstandigheden.

Bekende systeembeperkingen

Kern:

• De initiële release (in oktober) van DocuShare Flex 2.5 zal alleen in het Engels zijn. Gelokaliseerde interfaces zullen beschikbaar zijn in K1 van 2019.

• AR38465 – Het aantal factuurtaken dat per uur wordt verwerkt, houdt geen rekening met de tijdzone van de gebruiker [Accounts Payable add-on]. De tijdzone van de clientbrowser wordt gebruikt en de ingestelde tijdzone van de gebruiker wordt genegeerd.

• AR38618 – Wekelijkse en maandelijkse routeringsrapporten gedragen zich anders dan uurlijkse rapporten. Wekelijkse en maandelijkse rapporten tellen de taken mee die buiten de werkuren zijn voltooid, terwijl uurlijkse rapporten alleen de taken weergeven die tijdens de werkuren zijn voltooid.

Connectors:

• Algemeen: Connectors for DocuShare Flex zijn niet bedoeld voor synchronisatie van grote hoeveelheden documenten.

• Algemeen: Connectors bieden geen ondersteuning voor het kopiëren/synchroniseren van aangepaste klassetypen; alleen van mappen en documenten.

• Connector for Salesforce.com: SFDC Lightning Essentials Edition wordt niet ondersteund.

• Connector for DocuSign: Een DocuSign-abonnement op API-niveau is vereist.

• AR38287: Connector for QuickBooks Online (QBO): Wijzigingen in een aantal QBO eigenschappen (bijv. klantnaam) worden niet gesynchroniseerd met DocuShare Flex objecten, tenzij de documentcontent ook wordt bijgewerkt op DocuShare Flex.

• AR38291 – Connector for DocuSign: Speciale tekens '&', '<' en '>' ingevoerd in pop-upvenster 'DocuSign enveloppe maken' in DocuShare Flex, worden niet goed weergegeven in de onderwerpregel van DocuSign.

• AR38329: Connector for QuickBooks Online: Als een factuur/schatting wordt verwijderd uit QuickBooks, wordt deze niet verwijderd uit DocuShare Flex.

• AR38723: Connector for Box: Als de naam van de Box hoofdmap op Box wordt gewijzigd nadat er een actieve verbinding tot stand is gebracht, stopt de synchronisatie. De verbinding in DocuShare Flex moet dan worden verwijderd en opnieuw tot stand worden gebracht.

• AR38724: Connector for DocuSign: Enveloppen in de DocuSign map Verwijderd of opschoningswachtrij worden verkeerd gesynchroniseerd naar DocuShare Flex.

• AR38727 – DocuShare Flex Connectors: Nadat een Bijdrager-gebruiker een verbinding toevoegt aan een connectorbestemming, wordt de initiële synchronisatie niet automatisch uitgevoerd. De status blijft 'Uw connector wordt ingesteld…'

• AR38732: Connector for Box: Een DocuShare Flex map of document waarvan de titeleigenschap een slash of backslash bevat, wordt niet gesynchroniseerd naar Box.

• AR38741 – Connector for DocuSign: Wanneer een mapnaam in DocuShare Flex wordt gewijzigd, wordt de wijziging niet doorgevoerd naar de enveloppenaam in DocuSign.

• AR38758: Connector for DocuSig: Nadat een enveloppe is verzonden vanuit DocuSign, worden de documenten in DocuShare Flex NIET vergrendeld zoals zou moeten.

• AR38775 – Connector for DocuSign: Bijlage wordt niet gesynchroniseerd van DocuShare Flex naar DocuSign als een gebruiker in DocuSign op 'Doorgaan' klikt voordat de documentsynchronisatie van Flex naar DocuSign is voltooid.

• AR38776 – DocuShare Flex Connectors: Als een Flex map een bestandstype bevat dat niet is toegestaan in DocuSign (zoals .msg, .tif, .tiff, .xps of .wpd), verandert de connectorstatus niet in 'Actieve verbinding'. De status blijft vasthangen op 'Uw connector wordt ingesteld…', maar alle toegestane bestandstypen worden wel geüpload naar DocuSign. (Tijdelijke oplossing: Verwijder de bestandstypen die niet zijn toegestaan in DocuSign. De connectorstatus verandert dan in 'Actieve verbinding'.) Zie ook AR38777.

• AR38777 – Connector for DocuSign: Bestandstypen zoals .msg, .tif, .tiff, .xps en .wpd zijn toegestaan in DocuShare Flex maar niet in DocuSign.

• AR38850: Connector for Salesforce.com: Als een gesynchroniseerd document vanuit de DocuShare Flex bronhiërarchie wordt verplaatst buiten die hiërarchie (voor verbindingstypen om bestanden te synchroniseren van DocuShare Flex naar SFDC), wordt het bijbehorende document in Salesforce niet verwijderd zoals verwacht. (AR38978 en 38745) Dit is ook een probleem met de Connector for Box en de Connector for DocuSign.

• AR38875: Het Salesforce Enterprise account dat wordt gebruikt voor tests en ontwikkeling, heeft een limiet van 16.000 API-verzoeken per 24 uur. Vanwege deze beperking is het standaard connector polling interval gewijzigd van 1 seconde in 10 seconden.

• AR38994: Word, PowerPoint en Excel documenten die in Box worden gemaakt, worden niet gesynchroniseerd naar DocuShare Flex.

• AR38997: DocuShare Flex Connectors: Als een oudere versie van een gesynchroniseerd document wordt ingesteld als de voorkeursversie, worden versies niet opnieuw gerangschikt in Salesforce of Box omdat die mogelijkheid niet wordt ondersteund op die systemen.

Lokalisatie:

• AR39250: DocuSign Connector – Gegenereerde certificate.pdf is niet vertaald.

• AR39313: Formuliereditor en Regeleditor in WebForms zijn niet volledig gelokaliseerd.

• Mappen voor veilig documentbeheer

• Documentvastlegging op desktopscanners en Xerox multifunctionele printers

• Versiebeheer van en samenwerking aan documenten

• Annotatie en bewerking van documenten

• Gehele tekst doorzoeken

• Taaktoewijzing, beheer en escalatie

• Gebruikersrollen en gedefinieerde toegangslijsten

Nieuw in deze release

• Vastleggingsfunctie voor het scannen van documenten met TWAIN-compatibele scanners en het uploaden van documenten naar Flex mappen voor OCR verwerking en indexering.

• Gelijktijdige gebruikerslicentie biedt meer flexibiliteit voor gebruikerstoegang tot een site.

• Contentcodering beschermt uw content door documenten automatisch te coderen wanneer ze worden geüpload en ze alleen te decoderen voor gebruikers die leestoegang tot de documenten hebben.

• Met Content Intake Manager kunnen gescande documenten uit externe vastleggingsservices worden geïmporteerd in DocuShare Flex.

Oplossingen in de release

• AR-nummer SPAR-nummer Beschrijving

• 36176 Gebruikers kunnen zich afmelden zonder de browser te sluiten wanneer sessiebeheer is ingeschakeld.

• 37121 Knipactie is verwijderd uit het menu Geselecteerde actie voor de tabbladen Alle opgeslagen zoekopdrachten en Mijn opgeslagen zoekopdrachten.

• 37231 Gebruiker kan nu een OCR document verplaatsen of verwijderen terwijl het 'In voortgang' is.

• OPGELOST: Bovenaan het venster staat 'Vul de ontbrekende gebeurtenis in', zelfs nadat de gebruiker content voor de ontbrekende velden heeft opgegeven.