Naar hoofdinhoud

Contact opnemen

Xerox® DocuShare® 8.0 Release Notes

What’s New

AI Content Assistant Search for Contextual Search Capability

DocuShare now features Semantic Search, enabling users to find content based on meaning and context rather than exact keywords. This enhancement significantly improves search accuracy and efficiency across documents and data. We call this powerful new capability ‘Content Assistant for Search’.

Users can now ask complex, natural language questions across multiple documents they have access to in DocuShare.

Example Content Assistant Searches include:

  • “Which contracts from HealthCare providers have unlimited liability?”

  • “Which publishing contracts grant digital or audio rights?”

  • “Which contracts grant rights to publish in Spanish?”

  • “Which contracts before January 1, 2000, grant digital rights?”

Key Features:

  • Contextual Q&A: Ask follow-up questions with retained context.

  • Filtered Results: Only documents that the user has access to are searched.

  • Relevance-First: Results are ranked by relevance; irrelevant documents are excluded.

  • Date Filtering: Use natural language date filters like “before January 1, 2000.”

  • Fast Responses: Answers returned in seconds.

  • Document Traceability: View which documents were used to generate the answer.

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage. Additionally, it can only be configured for systems that use PostgreSQL as their database and requires a manual install procedure to deploy the necessary pgVector component.

This feature requires a minimum of 16GB of memory present on the system hosting the pgVector extension.

AI Content Assistant Summarization

Users can now instantly generate concise, AI-powered summaries of lengthy documents directly within DocuShare. These summaries are automatically saved to the document’s summary field, making them easy to reference and ideal for downstream use.

Key Features:

  • Smart Summarization: Extracts only the most important information from lengthy documents using advanced AI models.

  • Multi-language Summarization Output: Choose the number of sentences (1–10) and the output language (supports EPFIGS: English, Portuguese, French, Italian, German, Spanish).

  • Flexible Access: Summarization can be triggered:

    • On-demand via the UI (document-by-document)

    • Automatically via content rules

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage.

AI Content Assistant Data Extraction

Users can now leverage advanced AI to automatically extract structured data from a wide range of document types, eliminating the need for manual data entry. This streamlines workflows and ensures faster, more accurate data capture.

Data can be extracted using Content Rules from:

  • Scanned documents

  • Typed and handwritten text

  • Images and scanned pictures

  • Emails and other digitized sources

Key Features:

  • Automated via Content Rules: Set up rules to trigger extraction workflows without user intervention

  • Fuzzy Matching: Accurately identifies data even when formats or spellings vary.

  • Multilingual Support: Works across EPFIGS languages (English, Portuguese, French, Italian, German, Spanish).

NOTE: This feature requires a Content Assistant license to be purchased and configured, as well as enough Content Assistant Normalized Page Packs to cover expected usage.

Xerox Intelligent Document Platform (IDP) Support

IDP is part of Xerox’s Capture and Content Services, designed to automate and streamline the processing of both physical and digital documents. DocuShare supports content intake from IDP via a new Custom Intake Module (CIM).

Concurrent User Licensing Model Addition

Starting with DocuShare 8.0 and in all future versions, organizations can take advantage of a concurrent user licensing model in addition to the current named user licensing model.

When a system is running under the concurrent user licensing model:

  • Licenses are still by user type (CPX, DS, Read Only) as they are for named users.

  • Any number of users can be registered for each user type.

  • At any given time, up to N users per type (based on your license count for that type) can be logged in concurrently.

    • For example, if you have 6 CPX, 2 DS, and 100 Read Only licenses, those are the maximum concurrent logins allowed for each respective type.

  • Login restrictions are enforced per user type. If the concurrent limit for one type is reached (e.g., DS), users of that type will be prompted to wait. However, users of other types (e.g., Read Only) can still log in if their type-specific limit has not been reached.

PDF Files & Office Documents – View/Edit

The Office Connector viewer is available for viewing and editing Office documents in DocuShare Online installations (formerly known as DocuShare Private Cloud/DSPC). (This capability will be available for DocuShare On-Premises in a future release.) This feature requires administrator configuration before it can be used. Supported document types will have "Open in Office Viewer" or "Edit in Office Viewer" actions to open the document in the Office Connector viewer. For DocuShare Online users with the Prizmdocs add-on enabled, these options will appear alongside the existing Document Viewer options, enhancing the document management experience. Integrating the Office Connector viewer enables seamless and efficient document viewing and editing, allowing users to work with various document types while ensuring compatibility and ease of use.

Supported Document Types by Office Connector:

  • Text Documents: doc, docx, docm, dot, dotm, dotx, epub, fb2, fodt, htm, html, mht, mhtml, odt, ott, rtf, stw, sxw, txt, wps, wpt

  • Spreadsheets: text/csv, fods, ods, ots, sxc, xls, xlsb, xlsm, xlsx, xlt, xltm, xltx

  • Presentations: fodp, odp, otp, pot, ppt, potm, potx, ppsm, ppsx, pptm, pptx, sxi

  • Other Formats: djvu, oxps, pdf

Content Rule Actions: New Functionalities for Smarter Workflows

Users can now choose to select Assign Routing Data and Create Advanced Routing Task as a content rule action.

  • Assign Routing Data: Provides a mechanism to copy information from routing events into the properties of the associated document.

  • Create Advanced Routing Task: Provides a mechanism for creating various types of routing workflows that are typically created manually using routing slips.

NOTE: These actions were previously provided to some customers via a custom package. Content rules created using earlier versions of these actions may not function after an upgrade and must be recreated using the new content rule actions instead.

Auto-Complete Fields: Enhanced Admin Configuration Options

Administrators now have powerful new controls to configure AutoComplete behavior for class fields directly from the Object Properties interface.

Feature Highlights:

  • AutoComplete Toggle: When editing any field in a class, Administrators can now enable or disable AutoComplete functionality.

  • Custom Table Integration: Once AutoComplete is enabled, selecting a custom table from existing system tables becomes mandatory.

  • Column Selection: After choosing a table, Administrators must select one or more columns to define the data source.

  • Label Configuration: Build user-friendly labels by selecting multiple columns and specifying a delimiter to separate them.

  • Where Clause Support: Optionally define a custom WHERE clause to filter the AutoComplete results dynamically.

  • Improved Admin Experience:

    • Streamlined configuration process for dynamic field suggestions

    • Enhanced flexibility and control over how AutoComplete values are sourced and displayed

Routing Task Improvements to Boost Efficiency

The My Tasks list now appears directly on the main page for faster access and a cleaner experience. Instantly see all your pending tasks, sorted by Date (latest first)—so you never miss what’s most urgent. Not the view you want, you can change the list filter to view Tasks assigned to you, Tasks assigned by you, or deleted tasks right from the list. You can change the sort by any of the columns that are presented simply by clicking on any column header. Click to view any task’s details, and you can navigate through all of the tasks, view and update document properties, and approve, reject, or comment on the task from there!

SMTP OAuth 2.0 authentication with Microsoft Office 365 Support

DocuShare now supports SMTP OAuth 2.0 authentication with Microsoft Office 365, enhancing email security and compliance. This update enables organizations to configure DocuShare to send system-generated emails using OAuth-based authentication via Microsoft Entra ID and Exchange Online. This feature is ideal for enterprise environments requiring modern authentication standards and tighter security controls.

Drag and Drop with Folder Hierarchy Enhancements

Users can now drag and drop files while preserving the folder hierarchy, making file organization more intuitive and efficient. Note: Empty folders will not be created. The drag-and-drop functionality with folder hierarchy simplifies file management, saving users time and effort.

Repository Log Files: Enhanced Format Options

Users can now choose to output Repository Log Files in JSON or CSV format, providing flexibility in managing and analyzing their data. The ability to choose between JSON and CSV formats for Repository Log Files allows users to tailor their data output to their specific needs.

DocuShare 7.7 aanvullende releaseopmerkingen

Xerox® DocuShare® 7.7

Nieuw in deze release

Nieuwe functies

  • SAML-ondersteuning voor Connect Key is toegevoegd. Hierdoor kan de Connect Key app werken voor SAML-geverifieerde DocuShare installaties.

  • Logbestand bekijken en exporteren is toegevoegd aan de beheerdersinterface. Hierdoor kan een gebruiker met toegang tot de beheerdersinterface zich aanmelden en:

    • Eén of meer logbestanden downloaden naar de lokale computer.

    • De inhoud van een logbestand selecteren en bekijken in de gebruikersinterface.

      • Deze functie is ingeschakeld op basis van een configuratiebestandsinstelling van de server. Standaard is deze uitgeschakeld. Een gebruiker die toegang tot deze functie probeert te krijgen wanneer deze is uitgeschakeld, wordt gevraagd contact op te nemen met de systeembeheerder om deze in te schakelen.

  • Bekijken van documenten toestaan die zijn gerelateerd aan het item dat wordt bekeken. Beheerders kunnen deze functie configureren om te bepalen hoe documenten worden gerelateerd aan andere op basis van hun gemeenschappelijke eigenschapswaarden. Gerelateerde documenten die op deze manier worden gevonden, worden vermeld op een nieuw speciaal tabblad in de documenteigenschappen van het huidige document.

  • De actie Downloaden naar CSV is nu beschikbaar voor documentvermeldingen en zoekresultaten. Hierdoor kunnen gebruikers de inhoud van de documentvermelding of het zoekresultaat downloaden naar een CSV-bestand. Alle weergegeven velden worden opgenomen.

  • Nieuwe acties voor inhoudsregels. De volgende acties voor inhoudsregels zijn nu beschikbaar voor alle gebruikers:

    • Gebruikersmachtigingen toevoegen (alleen model voor 3 machtigingen)

    • Gebruikersmachtigingen verwijderen (alleen model voor 3 machtigingen)

    • Bestandsnaam wijzigen

    • Objecttype wijzigen

    • Object klonen

Installatie-opmerkingen

Document viewer

  • Voor installatie van de nieuwe Document-viewer voert PrizmDoc 13.x de client en de server op dezelfde box uit.

  • Voor upgrades waarbij de Document-viewer wordt geïnstalleerd, blijft PrizmDoc de client op de DocuShare server uitvoeren en de PrizmDoc 12.x op een andere server

  • Voor upgrades zonder de Document-viewer voert PrizmDoc 13.x de client en de server op dezelfde box uit.

Solr

  • We bieden momenteel geen ondersteuning voor het uitvoeren van meerdere DocuShare instanties op één VM met Solr.

  • De Solr engine wordt automatisch gestart na installatie van DocuShare 7.7 (op zowel Linux als Windows). Als een Linux machine echter opnieuw wordt gestart, moet de Solr engine handmatig worden gestart voordat DocuShare wordt gestart.

  • Alleen een nieuwe installatie levert de Solr engine. Bij een upgrade vanaf de DocuShare 7.0 IDOL service wordt de IDOL engine behouden. Bij een upgrade vanaf DocuShare 7.5 waarop nog steeds de IDOL server wordt uitgevoerd, wordt de IDOL engine ook behouden.

Upgrade-opmerkingen

Er is momenteel geen migratie-/upgradepad om over te stappen van de IDOL zoekfunctie naar de Solr zoekfunctie (KeyView/IDOL naar Tika/Solr)

  • Huidige klanten die IDOL uitvoeren, moeten IDOL blijven gebruiken.

  • Als IDOL en Tika op dezelfde server worden uitgevoerd, wordt er een conflict veroorzaakt in de zoekfunctionaliteit.

DocuShare 7.6 aanvullende releaseopmerkingen

Xerox® DocuShare® 7.6 releaseopmerkingen

Wat is nieuw

Verpakte oplossingen

  • Ondersteuning voor eenmalige aanmelding via SAML zodat klanten hun DocuShare server kunnen verbinden met de identiteitsprovider van hun onderneming. Hierdoor kunnen gebruikers inloggen met de aanmeldingsgegevens van hun onderneming in plaats van aparte aanmeldingsgegevens voor DocuShare te moeten gebruiken/onthouden.

  • Auto-Provisioning wanneer SAML is ingeschakeld. Deze keuze is aan de beheerder. Als dit is ingeschakeld, worden gebruikers die niet bestaan op de DocuShare server automatisch aangemaakt en hebben ze basistoegang tot de DocuShare server. Hierdoor hoeft de gebruiker geen account aan te vragen bij de beheerder.

  • Wachtwoord vergeten: opnieuw instellen is de functie waarmee de gebruiker zijn wachtwoord opnieuw kan instellen zonder contact te hoeven opnemen met de systeembeheerder.

  • DocuSign Add-on Connector voor DocuShare is bijgewerkt om de nieuwe DocuSign verificatie te ondersteunen.

  • Verscheidene beveiligingsupdates en probleemoplossingen

Opmerkingen Installatie

Document viewer

  • Voor een nieuwe installatie van de Document-viewer draait PrizmDoc 13.x de client en de server op dezelfde box

  • Voor upgrades waarbij de Document-viewer wordt geïnstalleerd, blijft PrizmDoc de client op de DocuShare server uitvoeren en de PrizmDoc 12.x op een andere server

  • Voor upgrades zonder de Document-viewer draait PrizmDoc 13.x de client en de server op dezelfde box

Solr

  • We bieden momenteel geen ondersteuning voor het uitvoeren van meerdere DocuShare instanties op één VM met Solr.

  • De Solr machine wordt automatisch gestart na installatie van DocuShare 7.5 (op zowel Linux als Windows). Als een Linux machine echter opnieuw wordt gestart, moet de Solr machine handmatig worden gestart voordat DocuShare wordt gestart.

  • Alleen een nieuwe netinstallatie levert de Solr-engine. Bij een upgrade vanaf de DocuShare 7.0 IDOL service wordt de IDOL engine behouden. Bij een upgrade vanaf DocuShare 7.5 waarop nog steeds de IDOL server wordt uitgevoerd, wordt de IDOL engine ook behouden.

Opmerkingen Upgrade

Er is momenteel geen migratie-/upgradepad om over te stappen van de IDOL zoekfunctie naar de Solr zoekfunctie (KeyView/IDOL naar Tika/Solr)

  • Huidige klanten die IDOL uitvoeren, moeten IDOL blijven gebruiken.

  • Als IDOL en Tika op dezelfde server worden uitgevoerd, wordt er een conflict veroorzaakt in de zoekfunctionaliteit.

Documentatie

  • Xerox DocuShare en Solr – IDOL-Solr vergelijkingshandleiding voor interne ondersteuning

  • Xerox DocuShare Connector functie voor DocuSign – Beheerdershandleiding

  • Xerox DocuShare Connector functie voor DocuSign – Implementatiehandleiding

  • Xerox DocuShare Connector functie voor DocuSign – Gebruikershandleiding

DocuShare 7.5 aanvullende releaseopmerkingen

Xerox® DocuShare® 7.5

Nieuw in deze release

Verpakte oplossingen

  • Application Connector is een URL-gebaseerde zoekfunctie die naar alle Documenten en Aangepaste documenten voor een bepaalde eigenschap zoekt via een URL in DocuShare. Dit is uitgebreid naar Verzameling en Aangepaste verzamelingen, naast Documenten en Aangepaste documenten.

  • Met de contentregel Map automatisch maken worden herhaaldelijke documenten automatisch gearchiveerd in een logische verzamelingshiërarchie op basis van metagegevens van documenten. Alle metagegevensnamen die hetzelfde zijn voor het object. De nieuwe mappen die door de tool worden gemaakt, krijgen de eigenschapswaarde, van het object naar de mappen.

  • Kopieersjabloon: DocuShare ondersteunt een kopiëren/plakken-functie in zijn standaard webgebruikersinterface, waarmee een locatie wordt toegevoegd en er geen kopieën van objecten worden gemaakt. De kopieersjabloon kopieert waarheidsgetrouw door objecten te maken, met behoud van toestemmingen en eigenschappen, indien ingesteld in de beheerconfiguratie. De kopieersjabloon kan worden geconfigureerd als een contentregel of via het menu 'Geselecteerde bewerken' in de webgebruikersinterface.

  • De pagina Document uploaden is een URL-gebaseerde algemene pagina voor het uploaden van documenten. De gebruiker voert alle gevraagde eigenschappen in en selecteert het gewenste document door in het bestandssysteem te bladeren of door het document te slepen en neer te zetten in het browservenster.

  • DocuSign Add-on Connector voor DocuShare met drie workflows:

    • Initieer een ondertekend document en verzend het naar DocuShare.

    • Initieer een document dat moet worden ondertekend in DocuSign en moet worden geretourneerd naar DocuShare.

    • Initieer een sjabloon voor verwerking in DocuSign voor een ondertekend document dat moet worden geretourneerd naar DocuShare.

  • Met de contentregel Overname kunnen documenten eigenschapswaarden overnemen van de bovenliggende verzameling. Als de direct bovenliggende verzameling een lege eigenschapswaarde heeft, nemen ze de eigenschapswaarde over van andere bovenliggende verzamelingen.

  • De weergave voor meervoudige selectie biedt pop-upvensters naast elkaar die over de pagina Verzamelingsweergave heen worden weergegeven, om standaard of aangepaste documentobjecten en hun eigenschappen te bekijken.

Vernieuwde gebruikersinterface

  • De startpagina heeft nieuwe afbeeldingen voor een frisser uiterlijk.

  • Logo's en pictogrammen hebben nu een indeling met hoge resolutie die er goed uitziet op schermen en apparaten met hoge en normale resolutie. Er zijn ook nieuwe pictogrammen voor de bestandstypen.

  • De vernieuwde gebruikersinterface biedt een beter georganiseerde en intuïtievere pagina met Verzameling-links aan de linkerkant, Overige-links naar Mijn DocuShare, Beheer van contentregels, Workflow rapportage en Lifecycle Manager beleid in het midden, en Community's en werkruimten aan de rechterkant.

  • De beheerinterface heeft een nieuwe knop voor 'StackTrace inschakelen' in het menu Beheer->Sitebeheer->Siteconfiguratie.

  • De beheerinterface heeft een nieuwe knop voor 'Document-viewer weergeven' in het menu Beheer->Sitebeheer->Siteconfiguratie.

  • De beheerinterface heeft een nieuwe knop voor 'HTTP-koptekst Content_Security_Policy' in het menu Beheer->Sitebeheer->Siteconfiguratie.

Vernieuwde componenten

  • Amazon Corretto 11 is een gratis, platformonafhankelijke, productieklare distributie van de Open Java Development Kit (OpenJDK). Het wordt geleverd met langetermijnondersteuning die prestatie- en beveiligingsverbeteringen omvat.

  • Apache Solr voor nieuwe installaties van DocuShare, dit vervangt Autonomy’s IDOL zoek- en indexeringsfunctie in het nieuwe DocuShare 7.5. Solr is zeer betrouwbaar, schaalbaar en fouttolerant, en biedt gedistribueerde indexering, replicatie en belastingverdeelde query's, geautomatiseerde fail-over en herstel, gecentraliseerde configuratie en meer. Solr drijft de zoek- en navigatiefuncties van veel van 's werelds grootste internetsites aan.

  • Apache Tomcat 9.x implementeert de Servlet 4.0 en JavaServer Pages 2.3 specificaties uit het Java Community Process en bevat vele extra functies die het een handig platform maken voor het ontwikkelen en implementeren van webtoepassingen en webservices.

  • Aspose wordt gebruikt voor PDF-conversie in DocuShare zonder dat daar Adobe Acrobat voor nodig is. Het biedt ondersteuning voor multi-threading verwerking, compressie en meerdere documentelementen. Het is voordelig en biedt geweldige ondersteuning; en geweldige ondersteuning betekent een efficiënt DocuShare systeem.

  • XSLTForms is een open source implementatie van XForms aan de clientzijde en wordt gebruikt om DocuShare wiki's/weblogs te maken.

Update over invoegtoepassingen

  • Invoegtoepassingen en toepassingen die (opnieuw) zijn ontworpen voor Corretto 11, omvatten:

    • Document-viewer

    • Versleuteling

    • Lifecycle Manager

    • File Transfer Protocol (FTP) scan

    • OCR (Optical Character Recognition)

    • DocuShare Developer Environment (DSDE)

    • DocuSign

  • PrizmDoc is geüpgraded naar 13.x. Het geeft vele verschillende bestandstypen in een browser weer zonder dat daar extra software voor nodig is. Deze ingesloten technologie geeft documenten in DocuShare weer zonder voetafdruk.

  • Xerox ConnectKey voor DocuShare biedt nu CentOS ondersteuning. CentOS is een gratis besturingssysteemdistributie op basis van de Linux kernel.

  • Xerox ConnectKey voor DocuShare biedt ook TLS 1.2 ondersteuning voor beveiliging van internetverbindingen tussen DocuShare en ConnectKey machines.

Installatie-opmerkingen

Document-viewer

  • Voor installatie van de nieuwe Document-viewer voert PrizmDoc 13.x de client en de server op dezelfde box uit.

  • Voor upgrades waarbij de Document-viewer wordt geïnstalleerd, blijft PrizmDoc de client op de DocuShare server uitvoeren en de PrizmDoc 12.x op een andere server.

  • Voor upgrades zonder de Document-viewer voert PrizmDoc 13.x de client en de server op dezelfde box uit.

Solr

  • We bieden momenteel geen ondersteuning voor het uitvoeren van meerdere DocuShare instanties op één VM met Solr.

  • De Solr engine wordt automatisch gestart na installatie van DocuShare 7.5 (op zowel Linux als Windows). Als een Linux machine echter opnieuw wordt gestart, moet de Solr engine handmatig worden gestart voordat DocuShare wordt gestart.

  • Alleen een nieuwe netto-installatie zal de Solr engine leveren. Bij een upgrade vanaf de DocuShare 7.0 IDOL service wordt de IDOL engine behouden.

Upgrade-opmerkingen

Er is momenteel geen migratie-/upgradepad om over te stappen van de IDOL zoekfunctie naar de Solr zoekfunctie (KeyView/IDOL naar Tika/Solr)

  • Huidige klanten die IDOL uitvoeren, moeten IDOL blijven gebruiken.

  • Als IDOL en Tika op dezelfde server worden uitgevoerd, wordt er een conflict veroorzaakt in de zoekfunctionaliteit.

Aanvullende opmerkingen

Nieuwe DocuShare invoegtoepassingen en functies in de release

  • Xerox DocuShare Connector functie voor DocuSign

Xerox® DocuShare® 7.0 aanvullende releaseopmerkingen

Xerox® DocuShare® 7.0 aanvullende releaseopmerkingen

Aanvullende DocuShare invoegtoepassingen en functies niet ondersteund in de release

DocuShare SharePoint integratie HTML conversie op Solaris platforms

DocuShare Application Connector

Zorg er bij het maken van een zoek-URL voor dat de queryreeks een correct Escape-teken bevat, vooral wanneer deze niet-ASCII tekens bevat. Anders zijn de zoekresultaten mogelijk niet correct.

Acties voor contentregels selecteren wanneer Internet Explorer wordt gebruikt

Als u Internet Explorer gebruikt en sommige actie-instellingen niet kunt selecteren wanneer u een contentregel maakt, moet u uw browser updaten.

De abonnementsservice inschakelen, pauzeren en verwijderen

De optie Abonnementen inschakelen op de pagina Abonnement in de beheerinterface kan alleen worden gebruikt om de abonnementsservice (opnieuw) in te schakelen. Als u de service wilt pauzeren of verwijderen, moet u het opdrachtregelprogramma ChangeSubscriptionSvcState uitvoeren.

Mobiele client voor DocuShare

Als u de brug tussen de Microsoft IIS webserver en DocuShare eerder hebt geïnstalleerd en u van plan bent de mobiele client voor DocuShare met uw site te gebruiken, moet u de eerdere versie van de brug verwijderen en vervolgens de nieuwe versie van de brug installeren met behulp van de IIS tool die is inbegrepen bij DocuShare 7. Doe daarnaast het volgende:

  • Schakel Windows-verificatie en Anonieme verificatie in IIS in

  • Voeg anonieme gebruikers aan de verificatieregels in IIS toe

  • Plaats het web.config-bestand in de map <DSHome>\tomcat\bin\native\iis64amd

Copyright 1996-2017 Xerox Corporation. Alle rechten voorbehouden. 12/15

Inzichten in Enterprise Content Management

Verken pdf‘s, video‘s, infographics en meer over dit onderwerp.

Delen