Naar hoofdinhoudKlik om onze Toegankelijkheidsverklaring te lezen of neem contact met ons op als u vragen over toegankelijkheid heeft.
Laptop screen showing graphs and charts
Contact opnemen

Case Study: 100 jaar (en 500 dozen) aan papieren gegevens, nu gedigitaliseerd

Family Service Toronto (FST) was zo druk bezig voor mensen te zorgen dat het bedrijf zijn eigen papierproblemen verwaarloosde. FST biedt al sinds 1914 counseling, gemeenschapsontwikkeling, advocatuur en openbaar onderwijs aan behoeftige inwoners van Toronto. In deze 100 jaar is het aantal services en klanten van FST toegenomen, en zo ook hun papieren gegevens. Uiteindelijk wendde het bedrijf zich tot ons voor hulp.

Het administratieve personeel van FST voerde veel gegevens handmatig in en valideerde ze, wat veel tijd kostte en onderhevig was aan menselijke fouten. Naarmate de enorme hoeveelheid documenten bleef toenemen, realiseerde FST zich dat hun kantoorruimte ermee vol raakte en grondig opgeruimd moest worden.

Via FST's strategische partnerschap met Xerox Canada hielpen we hun papieren gegevenssysteem te digitaliseren, waaronder 500 archiefdozen aan bestanden. We installeerden en beheerden ook een fleet van Printers met Xerox® ConnectKey® technologie, en automatiseerden toepassingen die een aantal belangrijke dagelijkse bedrijfsprocessen helpen te bevorderen.

Hoogtepunten van de resultaten

Met de nieuwe Xerox® Enterprise Content Management oplossing, verwacht FST een ROI van 20% op de digitalisering van documenten op meerdere afdelingen, evenals een verkorting van de audittijden en een toename van de kantoorruimte. Bekijk deze andere hoogtepunten:

  • Leeft nu wettelijke vereisten voor gegevensbewaring na.

  • Digitaliseerde ongeveer 500 archiefdozen aan papieren gegevens voor gemakkelijke toegang en efficiënte ophaling.

  • Ontwierp een bestandsarchitectuur en metagegevensstructuur op basis van gebruikersbehoeften. Medewerkers gebruiken nu multifunctionele printers en desktopscanners om documenten te scannen en te integreren in een Xerox® DocuShare® opslagsysteem dat is geïntegreerd met klantdatabases, om één toegangspunt te bieden.

  • Automatiseerde papieren processen specifiek voor het populaire Passport-programma van FST. Passport-facturen en -kwitanties kwamen voorheen per fax en e-mail binnen en werden geprint, verwerkt, gescand en versnipperd.

  • Verkortte de factuurverwerkingstijd voor het Passport-programma met 60%, verbeterde de nauwkeurigheid, elimineerde dubbele gegevensinvoer en zette cumulatieve handmatige indieningen om in één geautomatiseerde workflow.

  • De nieuwe portal voor factuurindiening bevat een spraak- en tekstmeldingssysteem dat klantbetalingen bevestigt.

"Onze klantervaring en capaciteit zijn over het algemeen enorm verbeterd."

– Vani Visva, directeur van financiën en bedrijfstechnologie bij FST

Kom te weten wat een vergelijkbare Xerox oplossing voor úw bedrijf kan doen.

Male professional using devices

Xerox® DocuShare®

De gemakkelijkste manier om onsite of in de cloud toegang te krijgen, te delen en samen te werken.

Inzichten in Enterprise Content Management

Verken pdf‘s, video‘s, infographics en meer over dit onderwerp.

docushare enterprise content management report

Xerox® ConnectKey® voor DocuShare®

Eenvoudig, intuïtief scannen rechtstreeks naar uw bedrijfsprocessen

Verwante Artikelen

  • Hands typing on keyboard with app overlay

    Xerox uitgeroepen tot leider in Quocirca's Cloud Print Services 2024 Landscape Report

    Quocirca heeft Xerox uitgeroepen tot leider in Managed Print Services in de branche op het gebied van strategische visie en diepgang van de dienstverlening voor ons cloud-gebaseerde apparatuurbeheer, afdrukbeheer en productiviteitstools.

  • Busy, fast paced office. People walking are blurred.

    Hoe Xerox® DocuShare® hielp de manier van werken van Arbet Aménagement te transformeren

    Zie hoe Arbet Aménagement de ideale werkruimte creëert met behulp van Xerox® DocuShare® om elektronische bestanden gemakkelijker dan ooit tevoren op te slaan en te beheren.

  • Stylized image of someone typing on a laptop

    Quocirca positioneert Xerox als leider in printbeveiliging

    Xerox is uitgeroepen tot leider in Quocirca's Print Security 2024 Landscape Report als erkenning voor de waarde en innovatie voor klanten via onze Managed Print Services (MPS).

  • A group of people meeting in a brightly lit conference room

    IDC MarketScape: Worldwide Cloud MPS Hardcopy 2024 Vendor Assessment

    Xerox bestempeld als toonaangevend voor zijn Managed Print Services (MPS) innovaties in printservices en printgerelateerde services, waaronder remote monitoring, content capture en databescherming.

  • City street at night with blurred rays of light

    Xerox wint Keypoint Intelligence – Buyers Lab, Inc. (BLI) PaceSetter Award 2022-2023 voor uitgebreide Managed Print Services programma's

    Keypoint Intelligence – BLI erkent Xerox Managed Print Services (MPS) als toonaangevend in cloudprintbeheer, geavanceerde beveiliging, document workflows en meer met nog een PaceSetter Award.

  • Man sitting at a coffee shop, working on a laptop

    Quocirca Security Insights for Hybrid Work Environments

    Quocirca outlines seven key insights to help protect your print endpoints in a hybrid working environment and highlights how Xerox® Managed Print Services can help you keep up with print security challenges.

Delen