Het Survey & Land Registration Bureau van Bahrein upgradet zijn service met de digitale oplossing van Xerox
Het Survey & Land Registration Bureau (SLRB) van Bahrein is de beheerder van alle eigendomsgegevens in het Koninkrijk Bahrein. Het SLRB is ook het nationale kaartenbureau. De eigendomsgegevens in het SLRB gaan terug tot de jaren 20 van de vorige eeuw en bevatten eigendomsinformatie en transactiedetails in de vorm van registers en grootboeken die nu van historisch belang zijn.
De registers en grootboeken zijn aan het verslijten wegens natuurlijke oorzaken en voortdurend gebruik. Het terugvinden van informatie was tijdrovend en zorgde voor vertragingen in services met betrekking tot registratie en toekomstige geplande bouwprojecten. Nog een bezorgdheid was potentieel gevaar voor de gezondheid, zoals infectie door schimmels in fysiek gebonden boeken.
"Onze grootste beperking was om binnen een bepaald tijdsbestek de vereiste informatie te vinden. Deze historische documenten waren alleen toegankelijk voor aangewezen personeel, en de procedures voor het ophalen van informatie duurde altijd behoorlijk lang."
Het SLRB wilde deze documenten digitaliseren en toevoegen aan zijn centrale opslagplaats. Dit zou de fysieke toegang tot de documenten beperken en tegelijkertijd digitale documenten op een veilige en beheerde manier toegankelijk maken. De geschiedenis van grondbezit doorzoeken en vaststellen is essentieel voor transacties op dat gebied. Het SLRB gaat snel te werk om verschillende online services aan zijn klanten te bieden. Het integreren van de gedigitaliseerde fysieke gegevens met die digitale opslagplaatsen is daarom essentieel voor snellere besluitvorming.
Op basis van zijn technologie en ervaring werd Xerox verkozen boven andere potentiële dienstverleners. "Het SLRB wist dat het lokale Xerox team het vermogen en professionalisme had om de oplossing te leveren. In het verleden had Xerox namelijk al eens perceelkaarten met transactiegegevens over het grondbezit gescand, waar het SLRB helemaal tevreden mee was. De hantering van deze perceelkaarten was uitdagend omdat ze verscheidene groottes hadden, van verschillende materialen waren gemaakt en fragiel waren. Xerox ging veilig om met alle kaarten," aldus dhr. Ammar.
Xerox voltooide het project in twee fasen. De grootboeken en registers werden genummerd voor trackingdoeleinden en gedigitaliseerd naar PDF- en TIFF-indeling, en werden vervolgens zorgvuldig geïndexeerd op basis van specifieke criteria van het SLRB. Gedigitaliseerde documenten werden daarna geëxporteerd naar het Xerox® DocuShare® platform. Xerox leverde het project als een service en bood wat nodig was om de doelen te bereiken. Het SLRB bood de ruimte en andere faciliteiten.
De grootboeken en registers kunnen nu door alle bevoegde gebruikers worden geraadpleegd in Xerox® DocuShare® ECM. Eindgebruikers zijn efficiënter en nauwkeuriger geworden dankzij toegang tot historische registratiegegevens.
Belangrijkste voordelen:
Gedigitaliseerde documenten zijn nu onderdeel van een veilige en beheerde centrale opslagplaats
Slimme indexering om documenten gemakkelijk terug te vinden
Sneller en gemakkelijker zoeken / verwerken van verzoeken
Fysieke toegang tot de archieven is niet meer nodig
Grote verbeteringen in registratieservices
"Met Xerox® DocuShare® besparen we veel tijd en onze processen zijn efficiënter, veiliger en gebruiksvriendelijker geworden. "We zijn erg blij met de service van Xerox en de voortdurende ondersteuning op het gebied van document lifecycle management."
De uitdaging
De toegang tot gerelateerde informatie was tijdrovend en zorgde voor vertragingen in de dienstverlening aan zowel inwoners als organisaties.
De conditie van de gegevens in het SLRB verslechterde wegens natuurlijke oorzaken en voortdurend gebruik.
Potentieel gevaar voor de gezondheid van gebruikers.
De oplossing
Digitalisering van de gegevens in het SLRB met nauwkeurige indexering volgens specifieke vereisten.
Gebruik van de Docushare® software zorgde voor gemakkelijke, slimme en veilige toegang tot documenten vanaf elke locatie.
De resultaten
Gedigitaliseerde gegevens in een veilige, centrale opslagplaats.
Gemakkelijke en beheerde toegang in een digitale omgeving.
Hogere efficiëntie, snellere besluitvorming en minimale vertragingen.
Slimme indexering om documenten gemakkelijk terug te vinden.
Volledige case study downloaden [in het Engels]
Xerox® DocuShare®
De gemakkelijkste manier om onsite of in de cloud toegang te krijgen, te delen en samen te werken.
Inzichten in Enterprise Content Management
Verken pdf‘s, video‘s, infographics en meer over dit onderwerp.
Verwante Artikelen
Zorg dat belangrijke gegevens veilig en toegankelijk zijn
Hoe zeker bent u ervan dat uw organisatie alle industrievoorschriften naleeft?
Hoe Xerox® DocuShare® hielp de manier van werken van Arbet Aménagement te transformeren
Zie hoe Arbet Aménagement de ideale werkruimte creëert met behulp van Xerox® DocuShare® om elektronische bestanden gemakkelijker dan ooit tevoren op te slaan en te beheren.
Xerox “Software Line of the Year” benoemd door Buyers Lab
De Xerox® DocuShare® en ConnectKey® apps hielpen ons de top te bereiken tijdens het winter award seizoen van 2020.
The Verdict on Xerox® DocuShare®
Discover how a prominent law firm maximises efficiency with Xerox DocuShare, an advanced electronic file storage and management solution. Streamlining the organisation of research files and case documents for quick retrieval.
DocuShare Flex not just quick solution during COVID, but an ideal service for Blaenau Gwent
Xerox helped us implement a new system quickly and efficiently, without any significant set up time and with the immediate and continued support of the relevant people.
Pennsylvania Department of Human Services case study
See how the Pennsylvania Department of Human Services overhauled forms and claims processing with greater security using Xerox® DocuShare®, reducing claims processing time by 90%.
