Hoe de CTH Groupe zijn productinformatiestroom stroomlijnde met Xerox® DocuShare®
De CTH Groupe is gevestigd in Romans-sur-Isère in de Franse regio Drôme en werd opgericht in 1982. Het oorspronkelijke bedrijfsmodel van CTH, die de Vercors-bergketen als prachtige achtergrond heeft, was toegewijd aan dierenfokkerij en landbouw. CTH breidde uit in 2009 en zette een nieuwe divisie genaamd CONFORTO op, die is gespecialiseerd in het opknappen en renoveren van huizen.
Naarmate het bedrijf groeide, werd het beheren van belangrijke documenten bijzonder moeilijk en foutgevoelig. Olivier Nayagom, verkoopdirecteur van Xerox Channel Partner Axilis, legt uit waarom de CTH Groupe zich tot Xerox wendde voor verdere hulp.
"De CTH Groupe is al lange tijd klant van Axilis. Het bedrijf wilde gebruikersaanvragen voor alles omtrent labels, technische gegevensbladen, veiligheidsgegevensbladen en product-packshots centraliseren en tegelijkertijd externe en veilige toegang tot die documenten mogelijk maken. CTH moet ook meer dan 250 productreferenties in verschillende talen beheren. Bovendien veranderen deze documenten constant vanwege veranderende normen. Alle wijzigingen werden aangevraagd door aantekeningen op papieren versies te maken of door er een e-mail over te sturen. Beide processen verspilden enorm veel tijd en zorgden voor meerdere risico's op fouten."
"Om de juiste oplossing voor CTH te helpen vinden, wendden we ons tot onze Business Partner e-Cervo, die is gespecialiseerd in bedrijfsprocesautomatisering. Nadat we met CTH hadden samengewerkt om hun behoeften beter te begrijpen, raadde e-Cervo aan om Xerox DocuShare als contentbeheerplatform te gebruiken.
"Het belangrijke was om de contouren van dit project duidelijk te kunnen definiëren. DocuShare was het ideale platform om aan de belangrijkste behoeften van de marketingafdeling te voldoen. De functionele rijkdom en intuïtie van DocuShare als een samenwerkingsgericht ECM-platform voldeden het beste aan het bereik van het project en hielpen daardoor CTH's marketingprocessen te automatiseren en zijn digitale transformatie te vereenvoudigen."
"DocuShare heeft ons in staat gesteld om brondocumenten, marketingdocumenten, alles omtrent labels, technische gegevensbladen, veiligheidsgegevensbladen en meer te consolideren en te classificeren. De toegang tot documenten is nu beperkt en afhankelijk van de machtigingen die we toewijzen aan individuen. Alles is georganiseerd, beheerd en bijzonder handig geworden voor alle afdelingen om de bestanden te hosten en openen die ze nodig hebben."
Hoe ging het eraan toe voordat DocuShare werd geïntroduceerd?
"Het team voor technische services beheerde de aanmaak van veiligheidsgegevensbladen en vroeg andere afdelingen vervolgens om feedback. Het was echter niet ongebruikelijk dat er nog andere vereisten waren voordat de definitieve versie werd goedgekeurd. Bijvoorbeeld: Als er een label in het Frans zou worden verzonden om te worden vertaald in het Spaans terwijl er een nieuw veiligheidsgegevensblad werd gemaakt, gevalideerd en uitgegeven – wat de huidige formulering van de bestaande labels zou beïnvloeden – zou niemand dat weten en werd de oudere versie dus vertaald!"
Wat is er nu anders? Welke voordelen zien jullie in het gebruik van DocuShare?
"Sinds de introductie van DocuShare weet iedereen in elke afdeling precies waar de anderen zijn. Mijn juridische afdeling stelt anderen nu op de hoogte wanneer er een nieuw veiligheidsinformatieblad beschikbaar is, zodat alle betrokkenen weten dat het blad is gewijzigd en ze die versie moeten gebruiken. Als we bijvoorbeeld een veiligheidsgegevensblad uit 2021 hebben en zouden vragen om een technisch blad voor Kroatië, zouden we niet uitgaan van een document dat vóór 2021 was gevalideerd, waardoor we voorkomen dat we de verkeerde versie vertalen. Elk document dat wordt gewijzigd, is uitgecheckt en onbeschikbaar, zodat gebruikers weten dat ze geen extra acties moeten ondernemen totdat het weer ingecheckt en up-to-date is. Het is nu onmogelijk om het te missen, dus bovenal is het veiliger en bespaart het aanzienlijk veel tijd."
Hoe hebben jullie medewerkers de tool en betere werkwijzen in gebruik genomen?
"Het duurde vrij lang om eraan te wennen, maar we hebben 'tips en trucs' om mensen te helpen de tool te omarmen. We begonnen met 10 gebruikers en momenteel zitten we al op 30 gebruikers. Het is onderdeel van de bedrijfscultuur geworden, up-to-date productinformatie is toegankelijk en iedereen weet nu waar ze de documenten kunnen vinden."
Meer succesverhalen van klanten bekijken
Xerox® DocuShare®
De gemakkelijkste manier om onsite of in de cloud toegang te krijgen, te delen en samen te werken.
Inzichten in Enterprise Content Management
Verken pdf‘s, video‘s, infographics en meer over dit onderwerp.
Verwante Artikelen
Hoe Xerox® DocuShare® hielp de manier van werken van Arbet Aménagement te transformeren
Zie hoe Arbet Aménagement de ideale werkruimte creëert met behulp van Xerox® DocuShare® om elektronische bestanden gemakkelijker dan ooit tevoren op te slaan en te beheren.
Xerox “Software Line of the Year” benoemd door Buyers Lab
De Xerox® DocuShare® en ConnectKey® apps hielpen ons de top te bereiken tijdens het winter award seizoen van 2020.
Zorg dat belangrijke gegevens veilig en toegankelijk zijn
Hoe zeker bent u ervan dat uw organisatie alle industrievoorschriften naleeft?
Pennsylvania Department of Human Services case study
See how the Pennsylvania Department of Human Services overhauled forms and claims processing with greater security using Xerox® DocuShare®, reducing claims processing time by 90%.
DocuShare Flex not just quick solution during COVID, but an ideal service for Blaenau Gwent
Xerox helped us implement a new system quickly and efficiently, without any significant set up time and with the immediate and continued support of the relevant people.
Discover how Xerox DocuShare transforms financial services streamline operations and enhance efficiency.
See how financial services firm, Freedman & Co., used Xerox® DocuShare® to digitise and easily manage volumes of sensitive client files, ultimately helping spur a decade of growth.
