Lexitas zet routinematige documentverwerking op automatische piloot

Snel groeiend rechtsbijstandbedrijf bespaart honderden arbeidsuren met Xerox^® RPA

Lexitas is een 841 medewerkers tellend bedrijf voor procesondersteuning met hoofdkantoor in Houston, dat elk jaar documenten verwerkt voor ongeveer 18.000 rechtszaken. De visie van het bedrijf is om de meest vertrouwde, meest efficiënte en meest aanbevolen juridische en zakelijke ondersteuningsservicepartner in de branche te zijn.

Lexitas is sterk gegroeid als gevolg van meerdere bedrijfsovernames en uitgebreide klantenservices en zocht naar manieren om de verwerking van documenten voor advocatenkantoren en verzekeringsmaatschappijen te verbeteren. Zijn medewerkers besteedden elke maand zo'n 250 uur aan het handmatig verwerken, classificeren, stempelen en opslaan van een complexe verzameling documenten en media content voor archivering en indiening bij rechtbanken.

Zoals veel bedrijven in de juridische sector die moderne technologie beter willen benutten om de efficiëntie te verhogen, wilde Lexitas een manier om routinetaken op automatische piloot te zetten om tijd en geld te besparen.

Lexitas implementeerde de Xerox^® Robotic Process Automation (RPA) service, ontworpen voor MKB-klanten.

Dankzij de eenvoudige en gemakkelijk te implementeren RPA-oplossing kunnen medewerkers van Lexitas hun tijd nu aan hoogwaardiger werk besteden. Het heeft ook de kans op gegevensfouten verkleind en het gemakkelijker gemaakt om nieuwe bedrijven te onboarden via het fusie- en overnameproces.

De Uitdaging

Handmatige documentverwerking was tijdrovend

Lexitas heeft in de afgelopen paar jaar minstens tien bedrijven overgenomen en is daardoor nog steeds snel aan het groeien in deze uitbreidende juridische niche. Zijn medewerkers werden echter overstelpt door het handmatig moeten verwerken van juridische documenten voor meer dan 18.000 bewijsstukken die Lexitas klanten elk jaar helpt voor te bereiden.

Om gerechtelijke documenten in te dienen of te archiveren, moesten medewerkers van Lexitas alle digitale bewijsstukken – waaronder audio- en videobestanden – die ze van hun klanten hadden ontvangen, handmatig converteren naar leesbare PDF's. Ze moesten ook een aantal fysieke documenten scannen en converteren.

Nadat medewerkers documententypen hadden geïdentificeerd, moesten ze deze stempelen en opslaan met een gedefinieerde naamgevingsconventie.

Het handmatige proces duurde zo'n 250 uur per week, waardoor medewerkers zich niet konden concentreren op prioriteiten die hogere inkomsten genereerden. De complexiteit maakte het ook moeilijk om nieuwe gegevensinvoer-medewerkers te trainen en onboarden wanneer er personeelsverloop was.

De Oplossing

Aangepaste automatisering van routinematige verwerking

Lexitas, die al lange tijd klant van Xerox technologieservices was, wendde zich tot de onlangs gelanceerde Xerox Robotic Process Automation (RPA) service voor kleine en middelgrote bedrijven om een documentverwerkingsoplossing te krijgen. Het Xerox Automation Team werkte samen met Lexitas om hun behoeften te evalueren en binnen zes tot acht weken een aangepast RPA-proces te ontwikkelen en implementeren.

Het Xerox team trainde medewerkers ook in het nieuwe proces en biedt nog steeds voortdurende oplossingsondersteuning.

De documentprocessen die eens handmatig waren, staan nu op automatische piloot. Het automatiseringssysteem ontvangt invoerbestanden, extraheert gegevens met optische karakterherkenning en converteert de bestanden naar het gewenste formaat. De oplossing kan een breed gamma van files aan, inclusief mediabestanden en onbekende bestandstypes.

Het systeem werkt samen met Adobe om documenten te converteren naar leesbare PDF's en vervolgens worden de PDF-bestanden gestempeld en opgeslagen. De oplossing wordt geïmplementeerd op Amazon Web Services (AWS) – een cloudplatform voor gegevensopslag – waardoor iedereen gemakkelijk documenten kan ophalen van Lexitas-servers.

De Resultaten

Hoogwaardiger werk, minder stress

"De RPA-service van Xerox heeft onze medewerkers bevrijd van de handmatige, tijdrovende en alledaagse taken, zodat ze zich meer kunnen concentreren op hoogwaardigere taken", aldus Joanna Mitchell, Production Director, Lexitas. "Het verlichten van de last van arbeidsintensieve, herhaaldelijke taken heeft mijn team geholpen om doelen sneller en met minder stress te bereiken."

De onboarding- en trainingservaring voor een nieuwe medewerker is gemakkelijker dankzij het geautomatiseerde systeem. En het opnemen van processen voor pas overgenomen bedrijven is eenvoudiger en efficiënter naarmate Lexitas blijft groeien.

Volgens Sidney Smith, VP van Sales voor Workflow Automation Services, is de RPA-service gemakkelijk en snel te implementeren en heeft het dus geen impact op kritieke bedrijfsactiviteiten. Hij zegt dat het Xerox team voor technologieservices Lexitas helpt te verkennen hoe procesautomatisering ook kan worden gebruikt in andere gebieden van zijn rechtsbijstandservices.

Naarmate Lexitas zijn gebruik van RPA ontwikkelt, zal Xerox de oplossing blijven tweaken, aanpassen en wijzigen als onderdeel van zijn voortdurende ondersteuning.

Volgens Donna O’Donnell, VP van Automation Sales bij Xerox, is Lexitas' gebruik van RPA onderdeel van een uitbreidende trend. "RPA is een van de snelst groeiende gebieden van technologie-ingebruikname en laat de MKB-klanten van Xerox effectiever en efficiënter werken", vertelt ze.

Laten we uw processen op de automatische piloot zetten. Hoever zal het uw bedrijf brengen? Bekijk onze video over hoe Robotic Process Automation u kan helpen. En vergeet niet om het capaciteitenoverzicht te downloaden om te ontdekken wat er mogelijk is met Xerox^® RPA.