Xerox DocuShare Go for Version 25.1

Xerox^® DocuShare^® Go for version 24.4

NOTE: Versioning has been updated to align with the release date, year and quarter.

What’s New in This Release

ConnectKey Self-Onboarding Updates

There have been updates to the "ConnectKey – Self Onboarding" feature that simplifies the onboarding process for new DocuShare Go users. Organizations can distribute a subscription code to users, enabling them to sign up and get started quickly. In a previous release, this feature was already available; however, what’s new is that when users visit the sign-in page of the DocuShare Go ConnectKey App, they will now see a new signup button. Users can easily create their accounts by clicking this button and entering the subscription code. This enhancement streamlines the onboarding process, making it more convenient for both administrators and users and ensuring a smooth transition to DocuShare Go.

Content Rule - Route by Metadata

The "Route by Metadata" feature enhances document organization by automatically routing files to specific folders based on metadata values. For example, if an organization regularly receives invoices from multiple companies, it can set up an Advanced Extraction Rule to identify the company name. The Route by Metadata Rule will automatically place each invoice into a corresponding subfolder. Invoices from Acme Corp will be routed to an "Acme Corp" subfolder, while invoices from Beta Corp will go to a "Beta Corp" subfolder. These subfolders are created automatically, saving time and effort and helping users maintain an organized and efficient document management system.

Content Rule - Rename the File by Metadata

Simplify document management with the "Rename the File by Metadata" feature. This capability allows users to automatically rename files based on metadata values, making organizing and locating documents easier. For instance, if an organization regularly receives invoices from various companies, it can set up an Advanced Extraction Rule to identify the company name. The Rename by Metadata Rule can create a file name that includes the company name, such as "CompanyName_Invoice." Users can customize the file name using any built-in or defined metadata field and additional custom values. This feature streamlines workflows, ensuring files are consistently named and easy to find, enhancing overall productivity and efficiency.

Task Notifications

Stay on top of document workflows with the new "Task Notifications" feature. When a content rule requires a user's approval or review, this capability ensures the user receives an email notification. This timely alert helps users keep track of important tasks, ensuring nothing falls through the cracks and workflows remain smooth and efficient. With Task Notifications, users can be confident that all necessary approvals and reviews are promptly addressed, enhancing productivity and collaboration.

Advanced Extraction Enhancement

Experience greater precision and flexibility with the enhanced "Advanced Extraction" feature. This upgrade empowers administrators to specify the expected data type, ensuring accurate data extraction tailored to user needs. Additionally, improved instructions make setup and usage more intuitive. A standout feature is the ability to specify the language of the extracted text. This is particularly beneficial when dealing with documents in languages different from the extraction data, ensuring seamless and accurate processing. These enhancements streamline document management, making it more efficient and user-friendly.

Digital Mail New Capabilities: Notifications and Email Preview

• Enhanced Delivery Notifications: Previously, Digital Mail notifications were sent every three hours. Now, users will receive these notifications every hour (instead of every three hours), ensuring they stay updated with incoming mail more frequently.

• Email Preview: DocuShare Go now supports document previews for EML, EMLX, and MSG file types. This means users can quickly view the content of these email formats directly within the platform, making it easier to manage their emails.

These new capabilities enhance productivity and streamline document and email management processes. Stay informed and efficient with DocuShare Go's latest enhancements.

Xerox^® DocuShare^® Go 15

What’s New in This Release

Introducing: DocuShare^® Go for Outlook

We are excited to announce the release of DocuShare Go for Outlook, which is now available in the Business Apps section on Microsoft AppSource. This plugin seamlessly integrates with Outlook and offers essential document management capabilities.

Key Capabilities:

• Document Management: Access, manage, and organize collections, folders, and files directly from Outlook.

• Store Documents: Save documents and/or emails from Outlook directly to DocuShare Go without leaving Outlook.

• Attach Documents: Attach documents from DocuShare Go to your emails in Outlook.

• Security: Ensure data security with end-to-end encryption and compliance with industry standards.

Requirements:

• Users must already have an existing DocuShare Go or DocuShare Go Digital Mail account to use the Outlook add-in.

NOTE: Current users can install DocuShare Go for Outlook from Microsoft AppSource by clicking here.

Content Assistant

Important Update: The DocuShare Go Content Assistant for Summarization and Advanced Extraction has been significantly enhanced. Page processing is now unlimited. This improvement dramatically improves document management efficiency and productivity.

Content Assistant for Summarization

Summarizations can now be generated without first setting up a content rule.

Users with Edit Rights can do the following:

• When viewing or editing a document, they will see a 'Summarize' button.

• User will then click the button to choose: Number of sentences to appear in the summary Ability to select the document language.

After confirmation, the AI will update the document with its generated summary.

ConnectKey for DocuShare Go Now Does Automatic Geographic Routing

The ConnectKey App for DocuShare Go now automatically identifies the user’s last logged-in geographic deployment (US, CA, EU) during login, eliminating the need for manual selection. Users who want to log in to a different region can log in to the desired region via the web user interface.

This feature is particularly useful for integrations with Workflow Central, as it eliminates the need for users to specify their desired region.

Search for Collections

For dialogs with a Collection selection dropdown (e.g. Move, Copy, Content Rules), if there are more than 20 collections, a search box will be provided to help users locate the desired collection.

Search Enhancements

• Enable users to search for exact phrases, such as “Customer Expectation,” ensuring that only documents containing the exact phrase are returned. This is an improvement from the last version in which the search capability returned documents with either “CUSTOMER” or “EXPECTATION” separately.

• Enable users to search for documents that include all specified words. For example, searching for “customer” AND “expectation” should return only documents containing both words. This is an improvement from the last version, in which the search returns documents with either “CUSTOMER” or “EXPECTATION.”

Streamlined Task Reviews with Enhanced Content Rules

DocuShare Go has enhanced its Content Rules, making task reviews quicker and more efficient. When a task is ready for review, selecting “Review” will take you directly to the document view, where you can quickly approve or reject the task.

Additional Feature Improvements

With DocuShare Go Digital Mail, users can now include a note with their request when selecting “Send to Admin.” This feature helps the Digital Mail Admin better understand each user’s special instructions.

Xerox^® DocuShare^® Go 14

What’s New in This Release

Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions

Document Sets

Document sets involve collecting user documents to verify required data. Recipients receive an email link to the request. If not current Go users, their account will be created. They can view, upload, and approve documents.

Use Case Examples: AP Invoices / Client Onboard / HR Operations / Employee Onboarding / Real Estate Listing / Leasing / Insurance Claims

Document Set Builder

Administrators can create/edit a Document Set from the new node in Management.

New Document Set Request

Administrators and configured approvers will see the [New Request] button to create document requests. When a new user receives an email, they can click the link to set up their account by providing their First Name, Last Name, and Password. Approvers are added as Edit members of the Document Set group and can approve requests assigned to them.

Provide Documents in request

A user who sends a request for a Document Set will get a notification with a link directly to the request. The user will then be shown each of the requested documents in the set and their status.

Approver Review Requests

Approvers see the requests they have access to and their status. They can open a request, approve individual documents, and comment. A request can be opened or moved to trash.

Send Email for Rescan, Forward Original requests

There is an option to integrate with the DocuShare Go API to enhance the ability to fulfill requests for rescanning or forwarding original mail documents.

Xerox^® DocuShare^® Go

Document Type Builder

Streamlined experience to build the entire document type in a single dialog. When creating or editing a document type, there is the ability also to create or edit document fields.

DocuShare 7 Import

Customers wanting to migrate from DocuShare 7 to DocuShare Go can use a documented method to do so. This method involves using a tool created by DocuShare to export one collection at a time into DocuShare Go with the import tool or script.

For more information, please contact your DocuShare sales rep or fill out a DocuShare Contact Us form to have a sales rep contact you with more information.

Content Rules

Allow assignment of User Group to the Approver list

Simple Approval:

• Any single user in the group can approve or reject. First one wins,

Multiple: Can be configured for Any or All.

• If All, then all users in the group must approve.

• If Any, then it is the same as Simple approval.

Sequential

• When the task is created for that sequential row, any single user in the group can approve or reject it. First one wins.

More Features

Upload Speed

• Improved upload speeds by Virus Scanning and uploading documents in one step

Remove pricing (USD) in subscription management UI

• Removed the pricing information on the subscription management page.

White Label Color Enhance

• The White Label options dialog will have a 3rd color called "Tertiary Color.”

Document Type Edit

• Display capability - the Document Type to provide easier search and retrieval of documents.

• Document Type Field name shall remain non-editable even if it is in use.

Xerox^® DocuShare^® Go 13

What’s New in This Release

White Labeling

DocuShare Go now enables White Label customers to select their UI colors. (For more information on the white labeling paid option, contact us.)

Content Assistant

Introducing Content Assistant, for Summarization and Advanced Extraction. This feature uses AI Integration, first introduced in the DocuShare Go 12 release.

NOTE: Quota Limits, Retry, and Key/Query Mapping are all included in the Content Assistant feature.

Content Assistant Quota Limits Include:

• Named User plans - come with 10,000 free pages per user per year by default.

• Concurrent User plans - come with 20,000 free pages per user per year.

Additional Features and Capabilities include:

• Additional Page Packs can be purchased in 250,000-page packs (validity of this item is for one year)

• When an existing organization renews, it receives a new default package.

• Note: Every use of the Content Assistant feature will consume a minimum of 1 page.

• Pack usage is shown on the Manage Subscription page and in the Admin Portal

• When a subscription reaches 20%, 10%, or 0% of the quota, an informational message will be displayed to the subscription owner and users with an Admin role to notify them that the quota limit is approaching.

• Key/Query Mapping: Advanced Extraction rules can be created by mapping a detailed description of the field to an easy-to-read field name. For instance, a field named "Gas Date" can be mapped to a description of that particular field.

Content Rules

• Easy Edit: It is now possible to edit a Content Rule directly from the rule list without having to view the rule first.

• Improved Classification:

• Improved labels have been added to the dialog for content rules that perform Document Classification.

• There are two options available now - you can either match all the terms or any of the terms.

Metadata Quick Edit

While viewing a document, you can now edit its metadata values in the detail panel.

ConnectKey: CA Hosting

When installing the ConnectKey app for DocuShare Go, you can now choose the CA region.

Additional Features:

• Footer Height: The footer height is reduced to make more room for the application

• Xerox DocuShare URL was updated to https://help.docushare.com

Introducing: Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions

All of the DocuShare Go components listed above are applicable to the Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions. This solution can be stand-alone or combined with capture services. Learn more

Extract Addressee & Route: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail will attempt to extract a known Department or User from the first page if it is not provided in the upload to the Processing Collection.

(NOTE: Prerequisite: Onboard users and their departments into DS Go DM)

Example:

1. A department is created in DS Go DM for “Claims”. The file is uploaded to Processing without an Email or Department. DS Go will see if the first page has a match for the Claims Department and put the document in the Claims Department Inbox.

• If there is one exact or close match (using Content Assistant), the document is routed.

• If there is more than one match, the document is routed to the Exceptions collection for manual intervention

Collection Hierarchy: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Inboxes can be collapsed and grouped hierarchically by Digital Mail, Department, and Email nodes.

User Ingestion: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Import Users allows the upload of a CSV file with users, their departments, and their roles.

Document Type: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Document types are created by default and are editable.

• Contain fields: Email, Department, and ID

Collection Search: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

The search box in the left panel allows you to easily search through the custom collection names by typing at least two letters of the collection name.

Xerox^® DocuShare^® Go 12

Nieuw in deze release

Hosting in Canada

DocuShare Go wordt nu gehost in Montreal, Canada, in de AWS-regio ca-central-1.

Op de landingspagina van DocuShare Go, 'Welkom bij Xerox DocuShare Go', zal Canada binnenkort vermeld staan in het vervolgkeuzemenu Aanmelden bij abonnementslocatie. Gebruik deze link voor rechtstreekse toegang: go.docushare-ca.com.

Toevoegingen van inhoudsregels

Documentsamenvatting

Met deze functie kunt u een samenvatting van lange documenten krijgen met behulp van AI-technologie. De samenvatting zal alleen de belangrijkste informatie uit de oorspronkelijke tekst bevatten, en u kunt kiezen hoeveel zinnen u wilt zien (1 tot 10) en in welke taal u het wilt zien (Engels, Portugees, Frans, Italiaans, Duits of Spaans). Zodra de samenvatting is gegenereerd, wordt deze toegevoegd aan het samenvattingsveld van het bestand. U kunt ook kiezen of u wilt dat de samenvatting wordt gecontroleerd.

Geavanceerde gegevensextractie

We hebben een functie genaamd Geavanceerde gegevensextractie die op intelligente wijze gegevens uit uw documenten kan extraheren, ook wel bekend als indexering. Deze functie kan gegevens uit verschillende bronnen extraheren, classificeren en transformeren, zoals gescande, getypte en handgeschreven documenten, gescande afbeeldingen, e-mails en andere gedigitaliseerde bronnen. Het kan ook gegevens extraheren om correct en consistent naamgevingsbeleid te verzekeren, waardoor bestanden gemakkelijker kunnen worden gearchiveerd en opgehaald. De functie ondersteunt fuzzy matching en de talen Engels, Portugees, Frans, Italiaans, Duits en Spaans, en de configuratie is eenvoudig. Bovendien heeft de tool een functie genaamd 'Voorbeeld van extractie bekijken' om resultaten te testen. Zodra de regel wordt uitgevoerd, worden veldwaarden geëxtraheerd en worden metagegevens van het document toegekend.

ConnectKey app: Metagegevens en meerdere bestanden

Meerdere documenten scannen kan een tijdrovende taak zijn. Gelukkig biedt de webgebruikersinterface van DocuShare Go een oplossing, namelijk een QR-code die u kunt scannen, waarna u relevante informatie kunt invoeren op uw telefoon, tablet of pc. Bovendien kunt u dankzij de ConnectKey app scheidingsvellen printen, die kunnen worden gebruikt om in één keer meerdere bestanden naar DocuShare Go te scannen. Dit bespaart niet alleen tijd maar stroomlijnt ook het scanproces.

White-labeling

DocuShare Go biedt nu een white-labeling optie tegen extra kosten.

(Neem contact met ons op voor informatie over white-labeling.)

White-labeling van DocuShare Go omvat:

• Help-link – Er zal een hyperlink worden ingesloten in het vraagtekenpictogram in de rechterbovenhoek van de DocuShare Go-webpagina.

• Kleurenschema – De primaire en secundaire kleuren van de gebruikersinterface kunnen worden aangepast of als standaardinstelling worden behouden.

• Nieuwe subdomeinnaam – Er zal een unieke URL worden gecreëerd die de specifieke productnaam bevat (bijv. <productnaam>.docushare.com).

• Aanmeldingspagina – De domein-URL zal regionale informatie bevatten die specifiek is voor elke klant (bijv. <productnaam>.docushare.com of productnaam.docushare-eu.com).

• Huisstijl in e-mails – E-mails zullen worden aangepast met de huisstijl en het logo van de organisatie.

Virusscans

Als extra veiligheidsmaatregel worden alle geüploade bestanden gescand op bekende virussen om te verzekeren dat elke organisatie beschermd blijft tegen potentiële bedreigingen.

Geschiedenislogboeken

Wanneer een gebruiker een bestand selecteert en de actie Printen kiest, wordt die actie geregistreerd in de geschiedenis van het bestand.

Xerox^® DocuShare^® Go 11

Nieuw in deze release

Verwijderde organisatie herstellen

Er zijn nu regelmatige back-ups geïmplementeerd om naadloos abonnementsherstel mogelijk te maken in geval van potentiële ondersteuningsvereisten. Voorheen werden abonnementen zes maanden na de vervaldatum verwijderd.

• Organisatie herstellen naar de organisatiegroep

• Organisatie herstellen naar de resourcegroep

• Gebruikersaccounts herstellen

• s3-bestanden herstellen

• Zoekindex herstellen

Goedkeuringen zijn uitgebreid naar 'Voorwaardelijke opeenvolgende goedkeurders toestaan'

Geef het veld op (bijv. Aankoopbedrag) en stel meerdere goedkeurders in met specifieke voorwaarden (bijv. < of >=) om het item te routeren voor goedkeuring.

Discussie (Chat)

Terwijl u een bestandsvoorbeeld bekijkt of een bestand bewerkt, is het mogelijk een discussie met andere leden te starten. Deze functie is vooral handig wanneer u met anderen samenwerkt en feedback of input wilt krijgen.

Om een discussie te starten, kunt u gewoon leden taggen, waarna ze een e-mailmelding ontvangen. De e-mailmelding bevat een link naar de discussie. Dankzij deze functie kunnen alle leden op de hoogte en betrokken blijven.

Xerox^® DocuShare^® Go 10

Nieuw in deze release

Ondersteuning voor OAuth 2.0 Identity Provider voor verificatie in DS Go ConnectKey toepassing

Wanneer een OAuth 2.0 provider wordt geselecteerd in een Go organisatie, kan de ConnectKey gebruiker zich nu aanmelden met de apparaatcode van zijn/haar mobiele apparaat.

1. Open de DS Go ConnectKey toepassing die is geïnstalleerd op de Xerox ConnectKey printer

2. De gebruiker scant de QR-code met zijn/haar mobiele apparaat.

3. De gebruiker meldt zich vervolgens aan en autoriseert de ConnectKey printer.

4. Ga verder met printen of scannen vanuit de DS Go ConnectKey toepassing op de ConnectKey printer.

Onboarding van gebruikers

In plaats van elke gebruiker te moeten uitnodigen voor een DocuShare GO organisatie, kan een DS Go beheerder er nu voor kiezen om onboarding in te schakelen. Wanneer onboarding is ingeschakeld:

1. Er wordt een code van 6 letters/cijfers gemaakt, die u aan uw doelpubliek kunt geven op uw gewenste manier, bijvoorbeeld in een e-mail aan specifieke gebruikers binnen het bedrijf.

2. Gebruikers met de code kunnen naar go.docushare.com gaan, hun regio selecteren en de link Registreren gebruiken om toegang tot de Go organisatie te krijgen.

Nieuwe inhoudsregels

• Inhoudsregel 'Opeenvolgend' is beschikbaar. Hiermee kunnen goedkeurders een item in opeenvolgende volgorde goedkeuren. Als de eerste goedkeurder het goedkeurt, wordt de volgende goedkeurder om goedkeuring gevraagd. Als één goedkeurder het afkeurt, wordt het item afgekeurd.

• Inhoudsregel 'Meerdere (alle) goedkeuringen' is beschikbaar. Als alle geselecteerde goedkeurders het goedkeuren, wordt het item goedgekeurd. Als één geselecteerde goedkeurder het afkeurt, wordt het item afgekeurd. Alle gebruikers krijgen een taak

Xerox^® DocuShare^® Go 9

Nieuw in deze editie

Ondersteuning voor OAuth 2.0 Identity Provider voor verificatie

• Deze editie bevat een grote verandering in de verificatiemethode. Dankzij de toegevoegde optie kunnen abonnementen gebruikmaken van OAuth 2.0 IdP voor alle gebruikers.

• Om dit te laten werken, moet het IT-ondersteuningsteam van de klant een toepassing in de IdP maken en de informatie aan de abonnementsbeheerder verstrekken.

• De gebruiker geeft een IdP-e-mailadres op, waarna hij/zij wordt omgeleid van Go naar IdP om in te loggen en dan (indien succesvol) toegang heeft tot Go.

Verbeteringen van inhoudsregels

• Nieuwe regel voor eenvoudige controle met elektronische handtekening. Er kan één gebruiker worden toegewezen om velden te controleren en een handtekening te zetten zoals vereist. De handtekening kan in de vorm van een afbeelding of tekst zijn, die beide worden ingevoerd door de gebruiker en kunnen worden bekeken via Versiegeschiedenis.

• Nieuwe regel voor meerdere goedkeuringen met elektronische handtekening. Er kunnen meerdere gebruikers worden toegewezen om documenten goed te keuren of af te wijzen en handtekeningen te zetten zoals vereist. De eerste toegewezen gebruiker die de taak goedkeurt of afwijst, voltooit de goedkeuring/afwijzing van het document. De handtekening kan een afbeelding of tekst zijn, die beide worden ingevoerd door de gebruiker en kunnen worden bekeken via Versiegeschiedenis.

• Bijgewerkte eenvoudige goedkeuring omvat nu elektronische handtekening. De handtekening kan in de vorm van een afbeelding of tekst zijn, die beide worden ingevoerd door de gebruiker en kunnen worden bekeken via Versiegeschiedenis.

• Verbeteringen in Documentclassificatie + Gegevensextractie:

  • Toestaan dat geëxtraheerde waarden worden getypt in een nieuw documenttypeveld.

  • Toestaan dat geëxtraheerde waarden worden getypt in een bestaand documenttypeveld.

  • Toestaan dat een tijdzone wordt opgegeven wanneer datum/tijd-waarden worden geëxtraheerd.

  • Gedetailleerdere uitvoeringsstatussen bieden in het Uitvoeringslogboek.

Algemene functieverbetering

• Bijgewerkte abonnementspagina met een link naar het Aanvraagformulier voor verkoop.

• Verbeterde foutafhandeling bij het uploaden van bestanden. Het systeem detecteert het scenario waarin een nieuwe versie wordt geüpload naar een document via een bestand met een andere bestandsnaam, of het scenario waarin een nieuw bestand wordt geüpload naar een verzameling met een gedupliceerde bestandsnaam. Gebruikers worden gevraagd actie te ondernemen om de fouten op te lossen.

Xerox^® DocuShare^® Go 8

Nieuw in deze editie

Nieuwe functie voor documentclassificatie en metagegevensextractie

• De mogelijkheid om documenten te classificeren en metagegevens te extraheren is toegevoegd in deze editie.

• Nieuw type inhoudsregel: Documentclassificatie + Gegevensextractie is toegevoegd. De mogelijkheid om de documentclassificatie te controleren, bij te werken en goed te keuren vanuit de inhoudsregelinterface 'Mijn taak'.

• Met de uitbreiding van de huidige regel 'Documentclassificatie' verwerkt DocuShare uw bestanden door het documenttype in te stellen en gegevens uit het bestand te extraheren, en op basis van die informatie metagegevensvelden bij te werken. Bijvoorbeeld: Extraheer 'Factuurnummer'.

• Bij aankoop van het abonnement wordt een standaard gegevensextractiepakket verstrekt. Hierdoor heeft het abonnement toegang tot deze functie voor gegevensclassificatie en metagegevensextractie. U kunt ook een aanvullend extractiepakket kopen.

• Nieuwe rol 'Gegevensextractie' is toegevoegd, die toegang heeft om regels van dit type te maken.

• Werkt in PDF- en beeldbestanden. Huidige beperking: Werkt niet in tekstbestanden

Abonnementsbeheer

Gebruikers kunnen aanvullende opslag kopen in stukken van 500 GB per gebruiker. Gebruikers krijgen een waarschuwing op hun dashboard wanneer de resterende opslag 10% van de totale capaciteit bereikt. Gastgebruikers kunnen nu uit abonnementen worden verwijderd wanneer ze geen toegang meer nodig hebben. Gastgebruikers krijgen leesrechten, en voor delen met gasten moet een vervaldatum worden ingesteld. Het aantal gastgebruikers wordt beperkt op basis van het type en de grootte van het abonnement. Toegestane gastgebruikers zijn 5x het aantal gelijktijdige gebruikers, en 2x het aantal benoemde gebruikers.

De gratis proefversie

'Selfservice' van Beveiliging en naleving is verwijderd uit de selfservice-interface vanwege de Sanctiecontrole-vereiste. Proefversies worden nu alleen verwerkt via de backoffice. De Xerox-optie voor interne AD is verwijderd. Dit is om het product te positioneren voor een aankomende functie voor eenmalige aanmelding.

Ondersteuning

De chatbot is verwijderd in productie vanwege weinig gebruik. De communitysite is open voor alle gebruikers, en veelgestelde vragen zullen worden blijven bijgewerkt.