• Mensen die niet werken óf processen die niet werken

Mensen die niet werken óf processen die niet werken

Hoe een slechte workflow werknemers belemmert.

Door Teri Morse

Een bedrijf is eigenlijk niet meer dan de som van zijn processen. En als die processen niet goed functioneren (of worden verstoord door ‘flow killers’ zoals we onlangs in een eBook schreven), lijdt het bedrijf daaronder.

Vaak kijken we dan meteen naar de makkelijkst meetbare nadelen van zo’n slecht proces binnen een bedrijf. Er zijn echter maar weinig organisaties die ook de minder meetbare - maar minstens zo belangrijke - effecten onder de loep nemen: de mate waarin slechte processen een nadelige invloed hebben op het moreel en de motivatie van werknemers.

Het moreel lijkt misschien een 'zachte' maatstaf, maar motivatie levert misschien wel de grootste bijdrage aan het succes in bedrijven – en gebrek eraan kan dus ook grote schade aanrichten.

Bekijk het eens van de andere kant: als je werknemers écht betrokken zijn, kunnen ze alles aan. Maar als ze onverschillig of zelfs negatief zijn, is elke klus een worsteling.

 

Bedrijven met betrokken werknemers hebben een 5x hoger aandeelhoudersrendement.
— Kotter international

 

Slechte processen maken slechte werknemers

De meeste mensen zijn gevoelig voor processen die niet werken: het zijn dan ook de sterkste en meest voorkomende motivatie-killers op de werkvloer.

Een medewerker klantenservice die zich door zes verschillende systemen moet worstelen en negentien stappen moet zetten om een probleem op te lossen, krijgt vanzelf een hekel aan zijn werk.

Een arts die door slechte  elektronische medische dossiers moet ploegen, kan minder patiënten zien en heeft minder plezier in haar werk.

Werknemers die elke keer negen weken moeten wachten voordat hun onkosten worden uitgekeerd, raken terecht ontmoedigd.

Logge, inefficiënte processen frustreren je mensen en geven de indruk dat je niks om ze geeft.

 

“Als mensen vol energie naar hun werk komen, maar hun werk niet goed kunnen doen vanwege overdreven omslachtige processen, geef ik je op een briefje dat je talent kwijtraakt. Ze zitten misschien wel fysiek aan hun bureau als je langsloopt, maar hun hart en hersens zijn ergens anders.”
—Liz Ryan, Forbes, 2014

 

Dit zijn de verborgen kosten van slechte processen. En het probleem gaat veel dieper dan verminderde productiviteit op de korte termijn. 

Een laag moreel is namelijk een permanente kostenbron die je gemakkelijk over het hoofd ziet. Maar deze kosten zijn voor elke organisatie hoog. 

 

Er zijn 22 miljoen werknemers met weinig betrokkenheid bij hun baan, wat de Amerikaanse economie maar liefst 350 miljard dollar per jaar kost aan verminderde productiviteit als gevolg van afwezigheid, ziekte en andere problemen.
— The Gallup Organization

 

Wat je eraan kunt doen

  • Vraag je mensen wat ze van de processen vinden die ze dagelijks uitvoeren.
  • Bekijk hoe ze te werk gaan en probeer de processen in kaart te brengen.
  • Identificeer de snelle oplossingen: de processen die je metéén kunt verbeteren.
  • Betrek de mensen die het werk doen hierbij.
  • Meet voor elk proces de uitkomsten die het belangrijkst zijn.
  • Vergelijk je belangrijkste processen met die van andere in de branche.
  • Outsource de processen die niet tot de kernactiviteiten van je bedrijf behoren.
  • Lees het eBook​ Drie Flow Killers!

Contact us - Article