8 cruciale vragen om aan potentiële MPS-partners te stellen

MPS omvat tegenwoordig zo veel meer dan een reparatie hier en wat voorraadbeheer daar. Het is inmiddels uitgegroeid tot een strategisch concurrentiemiddel. Je kunt hiermee namelijk efficiënter werken, de kosten drukken, processen versoepelen, je klanten beter van dienst zijn en meer voor je medewerkers betekenen.

MPS-partners bieden een steeds nuttiger dienstenportfolio aan waarin de ontwikkelingen op de altijd grillige markt worden weerspiegeld.

Desondanks is de ene MPS-partner nog altijd de andere niet. Daarom is het slim om het aanbod van potentiële partners goed te vergelijken, zodat je weet of ze aan de eisen van je organisatie kunnen beantwoorden.

Dit zijn acht cruciale vragen die je zeker moet stellen:

1.    Hoe veilig is de oplossing?

Van alle organisaties geeft 63% aan dat er weleens een datalek is geweest als gevolg van printergebruik. Dat is een schrikbarend percentage dat we niet vaak genoeg kunnen horen.

Datalekken kunnen zich op allerlei manieren manifesteren. Soms slingert er ergens vertrouwelijke informatie rond of krijgt iemand toegang tot het netwerk of de cloud terwijl dat helemaal niet de bedoeling is. En wat dacht je van de enorme beveiligingsrisico’s van BYOD (Bring Your Own Device)?

Een waterdichte beveiliging is een harde eis. Vraag potentiële MPS-partners dan ook:

• hoe ze data tussen computers en printers veilig verplaatsen

• hoe ze die informatie veilig verspreiden

• of ze verschillende gebruikers verschillende toegangsrechten kunnen geven

En al net zo belangrijk: controleer of hun beveiligingssysteem soepel met dat van jou overweg kan.

2.    Biedt het systeem voldoende flexibiliteit en integratiemogelijkheden?

Wie in de markt is voor MPS-diensten, wil geen kant-en-klare oplossing. Geen twee organisaties zijn immers exact hetzelfde en daarom is het belangrijk dat je nagaat welke MPS-partner zich naar jouw situatie kan voegen.

De oplossing moet gemakkelijk met je kunnen meegroeien en tegen alle vormen van complexiteit zijn opgewassen, of het nu om een systeem met één server en één locatie gaat of een complex geheel met grensoverschrijdende netwerken.

Het systeem moet werken met printservers, printen vanaf IP of een combinatie van beide. Het moet je helpen de infrastructuur te optimaliseren, zodat de kosten, het gebruikersgemak en de gebruikerservaring precies aansluiten op wat jij wilt.

De integratie met je huidige IT-systeem is al net zo van belang. Tijdens en na de implementatie wil je immers zo weinig mogelijk onderbrekingen. Bij de meeste organisaties zit het IT-ecosysteem nogal complex in elkaar. dus een MPS-oplossing moet naadloos aansluiten op je huidige leveranciers, technologie en werkmethoden.

3.    Hoe zit het met de rapportage?

Bij MPS-systemen mag het niet zo zijn dat je ze één keer instelt en er vervolgens nooit meer mee priegelt. Je printomgeving verandert continu en daarom wil je natuurlijk wel data kunnen inzetten om het geheel continu te blijven verbeteren.

Daarom kun je het beste op zoek gaan naar een partner die dynamische rapportage ondersteunt. Daarmee volg en analyseer je het gebruik rechtstreeks voor meer veiligheid, herleidbaarheid en efficiëntie. Idealiter een systeem waarmee je echt diep in de details duikt met op maat gemaakte rapporten die je inzet om je doelen te bereiken en je KPI’s te verbeteren.

Informeer je over hoe en wanneer je rapporten krijgt (bijvoorbeeld via e-mail of een dashboard). Vraag ook of MPS-partners zelf de expertise hebben om aan die rauwe data een hapklare conclusie te verbinden. Daarmee kunnen ze immers je winstgevendheid direct verbeteren. 

4.    Is het een pasklare of een op maat gemaakte oplossing?

Als je op zoek gaat naar een MPS-systeem, wil je wel zeker weten dat je rendement behaalt: dat je waar voor je geld krijgt en alleen betaalt naar verbruik.

Een modulair en flexibel systeem is dan ook de enige mogelijkheid, wil je er zo veel mogelijk kosten mee drukken. Je kunt dan namelijk modules toevoegen zodra het bedrijf die nodig heeft. En misschien wel nog belangrijker: als je even de broekriem moet aanhalen, kun je ze weer weghalen.

Met zo’n flexibel systeem, waarbij je naar verbruik betaalt, behaal je een optimaal rendement en weet je precies voor welke kosten je komt te staan.

Laat je dus niet beetnemen met een woekercontract.

5.    Hoe gebruiksvriendelijk is het systeem? 

Je MPS-partner moet met zijn systeem een brug zien te slaan tussen de behoeften van de gebruiker enerzijds en je IT-team anderzijds.

De gebruiker wil zonder gedoe op ieder apparaat overal en altijd kunnen printen. Hij wil documenten gemakkelijk kunnen bekijken, versturen, scannen en delen, of hij nu thuis, op locatie of mobiel werkt.

Lang leve de vrijheid dus – maar niet als je IT-afdeling daar vervolgens kopzorgen van krijgt. Je IT’ers willen immers een systeem dat ze eenvoudig kunnen instellen en beheren. Printers en gebruikers toevoegen moet kinderspel zijn – en aanpassingen en updates mogen geen probleem worden.

6.    Kan het systeem met je organisatie meegroeien?

Deze vraag is misschien wel het belangrijkst. Als een bedrijf groeit, gaat een printomgeving achterlopen. Er komen nieuwe gebruikers, nieuwe afdelingen en nieuwe vestigingen, zowel thuis als elders. Het systeem wordt gaandeweg complexer.

Tel daar de nieuwe technologie en werkmethoden bij op (in 2020 werken drie op de vier man mobiel) en het moge duidelijk zijn: een flexibel en schaalbaar systeem is gewoon een must.

Daarom moet je zeker vragen of er bepaalde begrenzingen gelden bij wat het systeem kan behappen en hoe handig het is met netwerken die over meerdere locaties of landen zijn verspreid.

7.     Kun je er ruimte voor besparingen mee blootleggen? 

Zorg ervoor dat je MPS-partner je een duidelijk beeld kan geven van de kosten van het printergebruik – en dat je er ruimte voor besparingen en efficiëntieslagen mee kunt vinden. Idealiter krijg je een gedetailleerd gebruiksoverzicht dat je op allerlei manieren kunt bekijken: per gebruiker, apparaat, afdeling, server en locatie, bijvoorbeeld.

Zo ontdek je of je maximaal rendement op je infrastructurele investeringen behaalt (door te kijken welke printers te weinig of te veel worden gebruikt), of je zo efficiënt mogelijk te werk gaat (doordat je weet waar je de printers het beste kunt neerzetten) en of je profiteert van de grootte van de organisatie (door benodigdheden centraal en proactief in te kopen). 

8.    Is het een toonaangevend en toekomstbestendig systeem?

Veel MPS-systemen zijn intern ontwikkeld. Dat lijkt op het eerste gezicht heel nuttig. Het nadeel is echter wel dat zulke interne systemen vaak niet compleet zijn. Daarnaast schuilt er geen uitgebreide kennis en expertise achter: ze zijn immers niet jarenlang in de praktijk door duizenden kieskeurige klanten gebruikt.

Op maat gemaakte systemen kunnen het tempo van de moderne markt, nieuwe technologie of harde groei vaak maar nauwelijks bijbenen. Dat in contrast met een systeem dat door een speciale MPS-partner is ontwikkeld op basis van de beste werkwijzen in de branche en dat continu wordt uitgebreid met de nieuwste technologische foefjes en best practices.

Als het om MPS-partners gaat, heb je keuze te over en zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Juist daarom moet je wel vragen stellen. Met de antwoorden op deze acht vragen maak je de juiste keuze: voor de gebruikers, voor de IT-afdeling, voor de klant – voor je bedrijf. 

Meer weten? Ga naar onze pagina over Managed Print Services.